Annika Holmqvist är ansvarig för tjänster för att hålla reda på licensanvändning, software asset management, på återförsäljaren Insight. Hon bekräftar trenden att det blir fler licenskontroller.
– Det har definitivt ökat under det här året. Det finns företag och organisationer som råkar ut för fem sex revisioner per år. De gör inget annat än att jobba i de här processerna. När en revision är avslutad kommer nästa och knackar på dörren. Det är en otroligt stor frustration för kunderna, säger hon.
Andreas Halvarsson, ansvarig för it-risker och it-revision på revisionsfirman Ernst & Young, har även han märkt en ökning. Han ser det som en direkt konsekvens av konjunkturen.
– Om man inte kan sälja licenser på frivillig väg säljer man dem genom att programleverantörerna går in och reviderar antalet programlicenser. Det är ett ganska bra sätt att ta in lite extra pengar, säger han.
I de fall där kunderna visar sig ha fler användare än vad de har betalt för kan kunden dels få betala retroaktivt, dels kan det bli fråga om skadestånd för det olovliga användandet.
– Vi har exempel på förlikning och då kan det handla om några miljoner kronor.
Det är en balansgång för leverantörerna. Andreas Halvarsson anser att relationen till kunderna kan äventyras.
– Det är som att säga att jag litar på er, vi är bra affärspartner – men vi måste ändå rycka ut alla era byrålådor på hela avdelningen.
Johan Salenstedt, vd på svenska Adobe, tycker inte att en licenskontroll riskerar att försämra kundrelationen.
– I så gott som alla fall är det något som är positivt för relationen. Vi knackar inte på i gryningen och jagar livet av folk.
Enligt Johan Salenstedt sker kontrollerna ofta på kundernas eget initiativ. Det är ett sätt för kunderna att se över sina kostnader och möjligheten att sänka dem om de betalar för mycket för sina licenser.
Business Software Alliance, BSA, hjälper sina medlemmar att genomföra licensrevisioner. Enligt ordföranden John Hugosson kan det ske både via brev och, efter tillstånd från tingsrätten, genom en undersökning på plats.
Han säger att BSA inte har ökat sina kontroller, men att han sett en högre aktivitet hos programleverantörerna på senare tid.
– Vi vet att antalet tips ofta ökar under en lågkonjunktur. Fler kan se sin chans att få en belöning från BSA för tips, samtidigt som kanske fler företag slarvar med att betala för extra eller nya licenser. Med ett tuffare ekonomiskt klimat är nog de flesta programföretag, oberoende av BSA, just nu mer aktiva, säger han.
I licensavtalen står det ofta inskrivet att programleverantören har rätt att utföra kontroller hos företaget för att se att antalet licenser stämmer.
En licenskontroll kan gå till så att programleverantören kontaktar kunden via brev eller telefon. Om medlemsorganisationen Business Software Alliance är inblandad kan kontrollerna, förutom via telefon och brev, efter tillstånd från tingsrätten även ske genom en kontroll på plats hos företaget.
Om det visar sig att företaget har fler användare än vad det betalat för måste det komplettera med nya licenser.
Det kan också bli fråga om att betala retroaktivt och i vissa fall skadestånd.
