Outsourcing självklart för nya myndigheten

Den 4 januari 2010 öppnar den nya Pensionsmyndigheten. Premiepensionsmyndigheten, PPM, slås ihop med Försäkringskassans pensionsverksamhet. En stor utmaning, inte minst på it-sidan. Två helt olika pensionshanteringssystem ska fungera ihop och två skilda kulturer ska sammanföras.

Lösningen har blivit den enklast möjliga. Pensionsmyndigheten tar över PPMs it-system, medan de system som finns på Försäkringskassan står kvar där. Dessutom köper den nya myndigheten en rad it-tjänster, helpdesk och administrativa tjänster från Försäkringskassan.

– Försäkringskassan blir Pensionsmyndighetens största outsourcingleverantör – eller samarbetspartner som vi väljer att kalla det, säger Peder Sjölander, tidigare cio på Skanska som blir cio på Pensionsmyndigheten.

– Det har inte gått att bryta ut it-systemen på så här kort tid med den kvalitet och säkerhet som krävs. Nu har vi ett samarbete och ett avtal som gäller i tre år, som vi sedan ska utvärdera och se om vi ska fortsätta eller om vi ska göra något annat.

Arbetet med att föra samman de två stora it-verksamheterna har beskrivits som ett av It-Sveriges tuffaste.

PPMs it-avdelning har legat i framkant bland de svenska myndigheterna, med stor flexibilitet och lättrörlighet, agila utvecklingsmetoder och en förkärlek för öppen källkod.

PPM har bara fem handläggare, resten är mer eller mindre automatiserat. 95 procent av ärendena kommer in via webben.

Raka motsatsen gäller på Försäkringskassan, en trögrörlig koloss med helt andra typer av it-system.

– Naturligtvis kommer det att finnas utmaningar i den relationen. Vi får väl gissa att det är därför både Försäkringskassans it-direktör Stefan Olowsson och jag kommer utifrån, säger Peder Sjölander.

– Det finns fördelar att ha någon som inte har en statlig bakgrund och som kan ifrågasätta saker och röra om i grytan lite. Så är det på alla företag, du blir hemmablind och det behövs någon som kommer in och ställer lite Toyotafrågor.

Valet att outsourca till en annan myndighet kan säkert väcka reaktioner, det är Peder Sjölander medveten om. Samtidigt går det i linje med förslagen från regeringens e-delegation, som vill se mer konsolidering av myndigheternas stödtjänster.

Peder Sjölander håller också helt öppet för att byta sourcingstrategi om det krävs.

– Än så länge har vi inte tittat in under huven på Försäkringskassan, för att se hur komplexa systemen är och om vi kan be någon annan drifta de här sakerna.

Samtidigt är frågan vad som är samhällsekonomiskt försvarbart.

– Fördelen här är att myndigheter inte får tjäna pengar på varandra så vi kommer att få en väldigt transparent bild av vad det kostar. Ett av ledorden är kostnadseffektivitet och är inte Försäkringskassan kostnadseffektivt så måste vi hitta andra partner som är det. Men jag tror att Stefan Olowsson och jag har ett gemensamt mål att se till att de är en bra leverantör, vi tror att koncernen Sverige tjänar på det. Och ska vi outsourca kanske vi ska outsourca ihop.

700 handläggare flyttas från Försäkringskassan till den nya myndigheten, som kommer att hantera pensioner för 235 miljarder kronor om året.

I praktiken kommer handläggarna primärt att jobba i PPMs ärendehanteringssystem, men med en virtuell pc som visar pensionssystemen från Försäkringskassan.

Systemen synkas under huven, men mer arbete krävs innan allt blir enhetligt. Exempelvis är planen att alla typer av pensioner ska samlas på ett enda pensionsbesked.

– Det är inte gjort ännu, men det är målet. Det är ett av 13 prioriterade projekt som ska drivas nästa år, säger Peder Sjölander.