Trenden är färre traditionella industriorganisationer och fler projektorganisationer. Dessutom blir standarder för dokumenthantering allt vanligare. Det skapar svårigheter och konflikter kring hur kunskapsöverföringen ska ske när projekten väl är klara och organisationen bakom dem.

Går det att se till att de erfarenheter och kunskaper som utvecklas i projekten verkligen överförs till organisationen? Den frågan har Irene Martinsson studerat i sin avhandling som handlar om projekt i bygg- och it-sektorn.

Det är viktigt att det säkerställs en överföring av kunskaperna från projekt till organisation, enligt Irene Martinsson.

– Det kan ske på många olika bra och dåliga sätt, säger hon.

När det gäller graden av standardisering finns ofta skilda intressen mellan moderorganisation, projektledare och användare.

Företaget vill gärna få ut regler och rutiner i projekten. Projektledare känner sig ofta bakbundna av allt för långtgående direktiv. Och användarna vill ha helt och hållet anpassade system.

– Företagsledningens jobb blir att väga de olika intressena mot varandra.

– En fördel med standardisering är att kostnaderna kan fördelas på fler projekt. Återanvändning av system blir också enklare och om ”alla kan allt” går det lättare att flytta personal mellan olika tillverkningsenheter, säger Irene Martinsson.

I standardiserade projekt blir kunskapsöverföringen mellan projekt och verksamhet enklare.

– Om organisationen går mot standardisering, samtidigt som det sker stora anpassningar, då undermineras standardiseringssträvandena.

Risken är att kunskaperna om det som har anpassats i högre grad går förlorade när projektet är klart och de inblandade lämnar det.

– Grundorsaken till att det uppstår problem i kunskapsöverföringen är att för mycket av kunskaperna är bundna till enskilda individer. Kunskapsmängderna som ska överföras blir för stora.

Enligt Irene Martinsson är det viktigt att hitta rätt balans mellan standard och anpassning.

– Analysen bör utgå från vad som fungerar och inte i den egna verksamheten. För att få till stånd en förnyelse gäller det att titta på vad man kan förbättra, vilka utvecklingsmöjligheter som finns. De be-grepp som används måste vara sådana att folk förstår dem.

Annars är risken stor att företagen i sina projekt fortsätter att göra samma misstag om och om igen eftersom de inte utnyttjar de erfarenheter som finns.

– Det kanske inte bara är samma misstag som görs, misstagen kan också bli värre. Företaget missar en chans att förbättra sig genom att inte tillvarata kunskaperna, säger Irene Martinsson.

– Kunskapsöverföringen är inte klar förrän de nya kunskaperna har använts i ett nytt projekt. Det räcker inte med att ha kunskaperna, de måste kunna användas.

I många företag finns system för kunskapsöverföring, exempelvis knowledge management. Det är ofta inget fel på systemen, däremot på hur de används.

Ofta är de förankrade i den permanenta organisationen, inte i själva projekten där mycket av kunskapen genereras framhåller Irene Martinsson.

Dessutom är många program som används gamla. Det finns sällan någon ansvarig som ser till att gamla regler och rutiner förnyas.

– Därmed riskerar de att cementera arbetssätt som företaget har arbetat med för några år sedan. Om systemen ska fungera måste man se till att erfarenhetsutbytet som skapas i projekten kommer in it-systemen. It är ingen garant för bra kunskapsöverföring, men en bra möjliggörare.

Är tekniska verktyg för exempelvis kunskapshantering bra för att överföra standardiserad kunskap?

– Många företag har inte tänkt till när det gäller hur de ska förnya kunskaperna. Ingen tar ansvar för att en sådan förnyelse sker. I vissa fall finns det inte ens någon som de anställda ska höra av sig till när det gäller att ha koll på eventuella uppdateringar.

– Sedan bör man tänka på att för mycket lokal anpassning motverkar standardisering.

– Många kunder gillar standardisering eftersom de kan få jämnare och fastare priser. Men det kan finnas en kontrast mot att individerna inte är lika viktiga, utan känner att de blir utbytbara, säger Irene Martinsson.

Du följer väl CS på Twitter? Vi finns på twitter.com/ComputerSweden

Fakta

  1. Gör en avvägning mellan standard och anpassningar som bygger på verksamhetskraven, inget annat.
  2. Var öppen för att det kan bli maktkamper mellan centrala och lokala viljor och intressen, samt försök att få till stånd en balans mellan dem.
  3. Ha en tydlig policy för vilka som ska omfattas av de regler och rutiner som finns.
  4. Se till att någon i organisationen har ansvar för att kunskapen överförs från projekt till den löpande verksamheten.
  5. Om system används för att ha koll på olika standarder, se till att någon är ansvarig för att uppdatering verkligen sker.

Titel: Standardized Knowledge Transfer.
Framlagd av: Irene Martinsson, forskare vid företagsekonomiska institutionen vid Stockholms universitet, numera prog-ramchef på Vinnova.
Disputation: Den 29 januari 2010.
Avhandlingen finns nedladdningsbar via cstjanster.idg.se/e/1109.