Mängden data som hanteras i världen ökar kontinuerligt och alla undersökningar pekar på en boom de närmaste åren.
Enligt Gartner kommer mängden data öka från 5,8 exabyte 2008 till 51,7 exabyte 2012 (se faktarutan). Det är en ökning på 800 procent. Från 2007 till 2008 var ökningen 79 procent.
En del av förklaringen till ökningen hittar vi i användarnas hantering av mejl. Tiden då man noggrant rensade bort gamla mejl från inboxen är över.
– Vi undersöker det här just nu och ser att datamängderna ökar, säger Pia Hofstedt, cio på Scandic Hotels.
Vad tycker du om det?
– Man måste ha regler och gränser, men samtidigt tillåta en viss flexibilitet. Alla användare är inte lika.
Flexibel. Pia Hofstedt, it-chef på Scandic Hotels, ser att datamängderna för mejl ökar. "Man måste ha regler och gränser, men samtidigt tillåta en viss flexibilitet", säger hon.
Roland Persson som är it-chef på Sydved känner igen situationen.
– Du pratar med den som är värst på hela företaget, säger han.
– Man får ha respekt för folks arbetssätt. Jag tror att just person och tidpunkt är parametrar som vi naturligt har lätt att komma ihåg och som är lätta att söka på. Det är inte ett jätteproblem att lagra informationen, vi har lagringsmedier.
Roland Persson tillägger att det krävs en viss disciplin, själv brukar han göra en rensning var tredje månad då han raderar ungefär 1 500 mejl.
Det finns flera anledningar till att datamängden för just mejl ökar.
Vi mejlar allt mer och sparar mejlen som får utgöra ett sökbart arkiv över vår korrespondens.
Dessutom ökar varje enskilt mejl i storlek i takt med att allt fler och allt mer högupplösta bilder och andra multimediefiler skickas.
Ytterligare en anledning är mer formell.
– Vi har haft några juridiska fall där sparade mejl haft stor betydelse. Vi håller just nu på att implementera en arkiveringslösning för mejlen, säger Fredrik Spendrup, cio på Spendrups.
Han tillägger att man även på Spendrups ser att datamängden för mejl ökar.
– Men det är något jag respekterar.
En anledning till att mängden data fortsätter öka ser vi i åldersstrukturen ute på företagen.
– De unga personer som nu kommer till företagsvärlden är vana vid att kunna lagra hur mycket data de vill i mejlboxen – det kan de i mejltjänsterna på nätet, säger Hubert Yoshida, teknikchef globalt på Hitatchi.
Ökningen påverkar naturligtvis investeringsplanerna.
– Både hantering av information och lagring, säkerhetskopiering och återställning av data finns med på topp fem över svenska it-chefers investeringar, säger Hans Werner, vd på analysföretaget Radar Group.
Det finns gott om utmaningar inom informationshantering. Åke Halvdanson, it-chef på Luftfartsverket, tycker att dagens sökmetoder är undermåliga. Mejl är ett viktigt arbetsredskap för många och det behövs mer sofistikerad sökning. Han ser lagringen av data som en balansgång mellan kostnader, prestanda och flexibilitet för användarna.
På Luftfartsverket har man förhandlat ner lagringskostnaderna med sin sourcingleverantör.
Storleken på användarnas inboxar begränsas, men gamla mejl flyttas över till ett arkiv. Det kan ta lite tid att söka, men mejlen finns kvar.
