Professor Finn Kensing, vd på Center for IT Innovation vid Köpenhamns universitet, avslöjar i tidningen Computerworld Danmark problemen i it-projekten – och hur man åtgärdar dem.
Förundersökning
Sunda projekt: Projektet klargörs i förhållande till verksamhet och it-strategi. Anställda som ska använda systemet engageras. Det finns beskrivningar, prototyper och planer för vilken kompetens som krävs och det finns en genomförandeplan och en konsekvensanalys av projektet.
Sjukdomstecken: Användarna upplever inte att det nya systemet förbättrar förmågan att lösa arbetsuppgifterna. Eller så saknar de kunskaper inom områden som lagar och regler, kundservice eller teknik.
Åtgärd. Utse personal som förstår organisationen och kulturen i företaget. Studera hur de anställda faktiskt arbetar för att se hur it kan förbättra förmågan att utföra arbetsuppgifterna.
Kravspecifikation
Sunda projekt: Här finns en tydlig beskrivning av vilka frågor som ska lösas inom organisation och teknik med fokus på vad som ska genomföras och hur slutresultatet ska se ut. Alla krav är listade liksom problemen och vilka effekter som ska uppnås med systemet.
Sjukdomstecken: Ett vanligt problem är att man har för bråttom med att utveckla skräddarsydda lösningar ute i användarledet, utan att ha koll på helheten.
– När kunden börjar ta fram specifikationer är det oerhört viktigt att beskriva problem, möjligheter och önskade effekter i stället komma med en detaljutformning av den önskade lösningen, säger Finn Kensing.
Åtgärd: Gå tillbaka till produktspecifikationerna och beskriv dem utifrån verksamhet och system. Val av leverantör, pris och leveranstidpunkt är viktigt, men samma sak gäller förändring, kompetensfrågor och avsedda effekter.
Kontraktsskrivning
Sunda projekt: Kunden undersöker, eventuellt med hjälp av en konsult, ifall en lösning infriar kraven. Budget och tidsplan finns. Innan kontraktet skrivs under så reder kund och leverantör ut hur förseningar ska hanteras och vad som händer om förväntad nivå av innovation inte infrias.
Sjukdomstecken: Många större projekt blir för komplexa och tekniskt krävande. Följden blir att leverantören och kunden inte infriar förväntningarna.
– När ett projekt består av många dellösningar blir komplexiteten hög. Gör man samtidigt något som aldrig har gjorts förr blir innovationsgraden hög. Sådana projekt är extremt svåra att hantera, även för de bästa.
Åtgärd: I kontraktet ska det framgå hur komplexiteten och innovationsgraden ska hanteras.
– Med delleveranser kan kunden testa internt i organisationen om det löser problemen.
Implementering
Sunda projekt: Leverantören utvecklar eller implementerar en dellösning efter flexibla, agila principer i samspel med kunden. Medarbetare testar lösningarna på verkliga arbetsuppgifter med verkliga data. Kunden följer upp delleveranser, planlägger organisatorisk förändring och ser till att medarbetarna får rätt kompetens.
Sjukdomstecken: Tiden går och kunden upplever att systemet inte levererar vad som har överenskommits. Alla medarbetare är inte beredda på förändringen. Kunden skjuter över ansvaret för testning på leverantören som ofta inte kan testa under realistiska omständigheter.
Åtgärd: Sätt kunden i projektledarstolen, eventuellt med teknisk assistans, och låt dem därifrån sköta analys och prioritering om det inte levereras mot kraven. Kunden ser till att systemet testas med riktiga data i rätt organisatorisk miljö, så att man kan rätta felen i tid.
Vidareutveckling
Sunda projekt: Kunden samlar in och dokumenterar både fel och nya krav utifrån önskemål om framtida utveckling. Kunden har koll på att implementeringen går bra och att medarbetarna har rätt kompetens.
Sjukdomstecken. Kunden är nöjd, för man har ju ”ändå fått något”. Kunden lär sig använda systemet utifrån dess egna villkor, i stället för i enlighet med sina ursprungliga krav och ambitioner om förnyelse i organisationen.
Åtgärd. Följ upp både teknik och organisation, så att investeringarna används optimalt. När nästa version ska installeras kan man gå tillbaka för att närma sig ursprungsvisionen eller anpassa sig till nya organisatoriska utmaningar.
