Därför bör ledningen sätta sig med varje projekt i företag och reda ut ett antal frågor. Första steget tar reda på alla projekt som måste utvärderas. Därefter följer ett antal steg som IDG News har listat.
Första frågan är vilka projekt som ser ut att lyckas, och vilka som kan behöva mer resurser eller personal.
När projekten utvärderas, leta efter följande tecken:
- Viktiga frågor att hålls öppna och får ingen lösning.
- Projektets omfattning förändras hela tiden.
- Projektet håller inte tidsgränserna, trots försök att klara dessa.
- Det råder oklarheter om vad som ska levereras.
Ovanstående tecken kan visa att det är dags att skära i projektet - eller omstrukturera det. Att kasta goda pengar efter dåliga räddar inte projektet, då man därmed inte tar itu med roten till det onda.
Sedan är det dags att bestämma en handlingsriktning, vilket ställer krav på följande frågor.
- Vad kan räddas?
- Vad kan levereras med den tid och de pengar som finns kvar?
- Finns ledare vid rodret, för att slutföra projektet med lyckat resultat?
- Är den existerande planen för genomförande realistisk?
- Gör jag och ledningsgruppen allt vi kan för att stödja initiativet?
Om vissa eller alla delar av projektet kan räddas, och om rätt personer finns på plats, kan följande steg hjälpa till att få kontroll över det skenande projektet. Målet är att snabbt få fokus på projektteamet och därefter bestämma om projektet kommer att lyckas.
1. Fastställ nuläge
Få så mycket information om nuvarande projekt som möjligt. Använda dessa för att fatta informerade beslut om vad som ske härnäst. Just i detta steg är det mer frågor än svar, vilket är normalt. Nyckeln är att ställa rätt frågor för att få till stånd en så korrekt bild som möjligt. Några av dem är:
- Hur avgörande är leveransdatumet?
- Vilken funktionalitet krävs vid leveransdatum?
- Vad har åstadkommits och vad återstår?
- Hur villiga är folk att ändra riktning, tidsgränser och budgetar?
Den sista frågan om förändring är avgörande, eftersom den behandlar människor och politiska frågor. Även inför ett möjligt misslyckande kan folk ha svårt att ändra sig om det inte finns direkta fördelar för dem eller för deras team. För att åstadkomma förändring måste förväntningarna ändras, framför allt när det gäller nyckelintressenter.
När data samlas in om nuläge, glöm inte att fråga vad folk tror är orsaken till att det går fel. Det är lätt att glömma detta, eftersom man ofta associerar just teammedlemmarna med själva misslyckandet. Men alla kan vara med och bidra med insikter om vad som gått fel. Ta in förslag om hur situationen ska förbättras.
2. Förbered teamet för förändring
Alla i projektet, från projektledare till intressenter och medlemmar måste inse att projektet har misslyckas och att något måste åtgärdas. De behöver också acceptera att existerande projektplan och ansats är felaktiga och behöver ändras.
Accepteras inte detta, kommer man troligen att motarbeta förändringen. När alla har accepterat förändringen, definiera realistiska förväntningar om vad som kan åstadkommas inom en given tidsram.
Etablera styrtal för att mäta framgångar och kontroll. Finns det mätetal måste nya etableras, eller så kanske det krävs en hårdare ansats för att mäta mot gamla mål med gamla mätetal. Både ledning och projektledare behöver utveckla en stödjande miljö för medlemmarna.
Här krävs realistiska mål och tillräckligt med utrymme, utrustning och utbildning för att åstadkomma framgång. Dra nytta av den förändringsberedskap som finns och den inriktning mot att börja arbeta i nya banor som finns.
3. Utveckla en plan för återhämtning
Tänk på detta som ett separat projekt, helt skilt från det gamla. Det nya projektet kräver en egen ansats och ett eget fokus för att klara de förväntningar som finns kring vad som levereras och de nya kriterier som råder när det gäller att mäta framgång.
Se till att det finns rätt resurser, framför allt om det i vissa fall kan behövas nyrekryteringar. Utifrån den nya ansatsen kan projektteamet lägga ut en klar och realistisk plan för att uppnå målen. Den stora skillnaden mot tidigare är det inte får gå fel.
Det nya projektet kommer sannolikt ha mycket hårdare kontroll på sig från ledningen. Därför är det viktigt att se till att det finns kortsiktiga mål som hela tiden kan mötas, som utgör mätpunkter för att se om återställaren fungerar.
4. Genomför den nya strategin
Här måste alla i projektet vara delaktiga, från omgivningen till support, med betydligt bättre synkronisering än vad som var fallet när projektet misslyckades.
Det viktiga är kommunikation, som är klar, informativ och frekvent.
Utveckla en kommunikationsplan för hur informationen om hur projektet utvecklas ska släppas, hur viktiga frågor ska hanteras och hur beslut ska fattas.
Att snabbt kunna ge information, med hjälp av de senaste mätetalen, är avgörande. Sådana data gör det möjligt att snabbt genomföra korrigeringar när problem uppstår.
Att få tillbaka ett misslyckat projekt på spåret är inte enkelt. Det krävs ansträngning, fokus, målmedvetenhet och en förmåga att se klart på situationen.
Det finns ingen tid för personliga agendor. Varje medlem av teamet måste kunna se vad som är bäst för projektet.
Se också till att det finns ett positivt fokus, att folk vet att någon ser vilken press man arbetar under.
Om projektet lyckas, se till att belöna dem som såg till att det blev gjort. Se till att lära av misstaget och titta efter varningstecken i framtiden. Ju snabbbare företaget reagerar när det blir fel nästa gång, desto mindre är risken att tvingas genomgå ovanstående flera gånger.
