Compass Consulting har djupstuderat ett tiotal svenska företag. Undersökningen ger, tillsammans med tidigare erfarenheter, en glasklar slutsats: it-projekt tar onödigt lång tid. Så mycket som hälften av tiden är dödtid.

Tonvikten i undersökningen ligger på utvecklingsprojekt, men rönen är allmängiltiga för it-projekt.

Det handlar om kalendertiden för projekten, inte om antalet nedlagda mantimmar.

Ett projekt som startar den 1 januari och är klart den 31 maj skulle alltså kunna vara färdigt redan den 31 mars – med samma resursåtgång – om tiden utnyttjades på ett bra sätt.

Det här är gravt otillfredsställande i en tidsålder när förmågan att reagera snabbt på omvärlden framhävs som mycket viktig i näringslivet.

– De mål som fastställs för it-projekten är ett stort problem. Projektledarna uppfyller bara de mål som finns. Målet att köra projekt fort saknas ofta, säger Ingemar Hedin, konsult på Compass.

Ett annat problem är att säkerhetsmarginaler byggs in i planeringen för projekt. Det leder till att sämsta möjliga scenario för hur lång tid ett projekt ska ta blir den ”sanning” som alla inblandade rättar sig efter.


Dåliga mål. ”Projektledarna uppfyller bara mål som finns. Målet att köra projekt fort saknas ofta”, säger Ingemar Hedin på Compass.

Vad ska man göra åt problemet med sega projekt, förutom att prioritera snabbhet?

– Öka intensiteten genom att korta kalendertiderna, säger Ingemar Hedin.

Det gäller att mäta vad som händer varje gång en väntetid uppstår och ”dra i snöret”, alltså slå larm, när man inte får tag på personer, dokument och andra resurser.

Problemen med att få tag på resurser, inte minst nyckel-personer, inträffar ofta i överlämningen mellan de olika faserna i projekten. Om en nyckelperson är uppbokad på annat håll en vecka eller bara under ett möte stannar projektet av.

När CS ringer runt i it-Sverige är samstämmigheten total om att många projekt tar onödigt lång tid.

– Jag analyserar ofta det här och vanligtvis är bara 10–15 procent av projekttiden effektiv, säger Henrik Kniberg, processmentor på konsultföretaget Crisp.

– Förbättringspotentialen är enorm. En kund minskade sin genomsnittliga projektlängd från två år till fyra månader genom att optimera det här.

Utvecklarprofilen Niclas Nilsson håller också med om att projekt ofta tar onödigt lång tid. Han tycker att risken är större för stora företag.

– Det behöver inte ta onödigt lång tid om man arbetar agilt med korta iterationer, säger han.

Ulrika Park, metodspecialist på konsultföretaget Frontit, tror på att så mycket som möjligt arbeta parallellt med flera faser i ett projekt. Det går till exempel att arbeta i tvärfunktionella team med kravhantering, design, programmering och test i utvecklingsprojekt.

Fakta

Utvecklingsprojekt är ofta organiserade i olika faser som genomförs i tur och ordning, till exempel kravhantering, design, programmering och test.

Ett problem är att det ofta är olika personer som arbetar i de olika faserna. Därför måste resultatet av arbetet i varje fas lämnas över till nästa fas, vilket kan ta tid, speciellt om personerna i nästa fas inte är tillgängliga när den föregående fasen är klar.

Resultatet av arbetet i en fas måste dessutom ofta bearbetas och kompletteras för att arbetet ska kunna utföras i nästa fas.