Det är krångligt, tidsödande och skapar en obekväm beroendeställning gentemot leverantören.

Så lyder svenska it-chefers dom över mjukvaruleverantörernas traditionella licensavgifter, visar en rundringning som CS har gjort. Krånglet, i kombination med att licenskostnaden äter upp en allt större del av it-budgeten, pressar på övergången till alternativa licensmodeller.

Samtidigt meddelar antipiratorganisationen Business Software Alliance att organisationen trappar upp sitt arbete.

2009 betalade svenska företag in närmare tre miljoner kronor för missade licensavgifter. Rädslan för att betala för lite gör att många företag är överlicensierade.

– Traditionella mjukvarulicenser är ett växande problem för i stort sett alla företag. Man skulle kunna spara åtskilliga miljoner i licenser, säger Göran Fernsund på Compass Consulting, som hjälper företag att effektivisera sina arbetssätt.


Betalar för mycket. Beijers it-chef Anna Holmberg vet att företaget i vissa fall betalar för fler licenser än det behöver. ”Oftast förkonfigureras datorerna slentrianmässigt med ett dyrt Officepaket utan att behovet ifrågasätts”, säger hon.

Anna Holmberg är it-chef på byggföretaget Beijer och en av alla dem som har tröttnat på den besvärliga licenshanteringen.

– Många av licensmodellerna är så komplexa att det är omöjligt att veta vad man ska betala. Det finns tusen olika parametrar och att lära sig dem är inte lätt, säger hon.

Svårigheten i att förstå de olika licensmodellerna sätter de ansvariga i en obekväm sits gentemot leverantören. När det är dags att förnya ett avtal kan leverantörerna, enligt Anna Holmberg, sätta stor press på kunden. Situationen kan leda till att företaget betalar för fler licenser än det behöver, för att vara på den säkra sidan.

– Skulle det visa sig att man är underlicensierad så kan man dels råka ut för en obehaglig, hög, straffkostnad och får stå där med skammen både externt och internt.

På Beijer genomförs just nu en inventering av licensanvändandet i hela koncernen – med målet att få ner kostnaden. I dagsläget köper företaget till exempel Officepaketet till samtliga, trots att det bara är ett fåtal av de anställda som inte skulle klara sig med ett öppen källkods-alternativ.

– Jag tror att öppen källkod kan vara ett sätt att göra sig oberoende av en leverantör och dess omöjliga licenssystem. Ett annat intressant alternativ är molntjänster.

Joakim Nejdeby är cio på Linköpings universitet. Han uppskattar att universitetet lägger ner motsvarande två heltidstjänster på att hantera licenserna. Att leverantörerna har skiftande och krångliga villkor med vilka exempelvis studenter och lärare kan behandlas olika, gör det svårt att hålla exakt koll på hur mycket de ska betala.

– När vi gör undersökningar är det relativt vanligt att vi betalar för mycket, säger han.

Linköping var det första svenska universitetet att lägga studenternas e-post i Google Apps. Han ser många fördelar med att använda en molntjänst i stället för traditionella mjukvarulicenser.

– Det blir en ren licensmodell där man till exempel betalar per användare eller per gigabyte, säger Joakim Nejdeby.

Fakta

  • Koncerner och större företag kan köpa licenser till ett paketpris. Microsoft kallar det till exempel Enterprise Agreement, EA. Det är ett avtal som löper över tre år och innebär att samtliga datorer som ingår i avtalet utrustas med en grunduppsättning program. I avtalen ingår exempelvis viss support och utbildning.
  • Under de tre åren har kunden rätt till de senaste versionerna av programmet. Om avtalet avslutas så har kunden även rätt till att fortsätta utnyttja licenserna för de versioner de äger för tillfället.
  • Sådana här paketpris säljs till stora företag och gör att de slipper hantera enskilda licenser. I stället för att köpa licenser varje gång en ny medarbetare behöver en så görs årsvisa avstämningar.

Källa: Thorbjörn Wennerström, försäljningschef på Microsoft.