För tio år sedan var en arbetsplats ett skrivbord där varje person hade sin namnskylt, stol, telefon och dator.

I dag kan en arbetsplats lika gärna vara en mobiltelefon eller en dator. De nya arbetsplatserna ger högre effektivitet i företagen, men också nya utmaningar – inte minst för ledarskapet.

Under 2010 investerar ungefär vart tredje företag i mobila lösningar. Intresset har under de senaste åren vuxit med virtuella växlar, integration av fasta och mobila nummer till en telefon, lösningar för mobila arbetsplaster och effektivt stöd för individuell produktivitet.

Även om färre företag planerar mobila investeringar under 2011 fortsätter utvecklingen troligen de kommande åren, med fler mobila tjänster och telekomtjänster – som i många fall på ett naturligt och effektivt sätt kommer in i företagets processer.

I de flesta företag finns ett stort antal personer som inte har något egentligt behov av en fysisk arbetsplats eftersom de arbetar mobilt. Ofta genererar fältuppdragen en betydande del internt arbete – de anställda ska registrera utförda arbeten och ta del av nya arbetsorder.

Genom att gå igenom hur processerna ser ut och vad som tar tid kan effektiviteten ökas med mobila lösningar – och samtidigt minska företagens miljöbelastning.

Arbetsflödet kan effektiviseras betydligt genom att företaget går igenom processen med beställning, åtagande, genomförande, tidrapportering och fakturering. Dessutom går det att får stöd av digitalisering och utnyttjande av dataterminaler eller mobiltelefoner för registrering och kommunikation.

Det uppskattas speciellt av personal som måste redovisa sin tid för olika konton eller uppdragsgivare. Dessutom får företaget bättre översikt och kontroll över om och hur den egna personalen utför arbetet.

Möjligheterna att arbeta på distans är väl förankrade i svenska företag. Hela 28 procent uppger att distansarbetet redan är integrerat i de arbetsprocesser som finns i företaget, enligt Exidos it-barometer.

Ytterligare 29 procent använder it-stöd i betydande omfattning för att kunna arbeta på distans. Det tyder på en tydlig acceptans för distansarbete i de flesta företag. Utvecklingen har gått parallellt med att antalet bärbara datorer och smarta mobiltelefoner ökat markant.

Att byta arbetsmiljö från ett cellkontor till ett öppet kontorslandskap görs i många fall för att rymma fler arbetsplatser på samma yta.

Men för att nå betydande besparingar bör en öppen lösning kombineras med flexibla arbetsplatser, det vill säga att anställda ges stöd att utnyttja dator och telefon flexibelt på kontoret eller genom mobila anslutningar.

Det är ganska lätt att beräkna vilken besparing som kan nås genom flexibla arbetsplatser.

Arbetsmiljöverket har som riktvärde att varje arbetsplats ska vara 25 kvadratmeter per person. Då räknas även utrymmen som mötesrum, förråd, korridorer och personalutrymmen in.

Om man beräknar att 10–15 procent av kontorsplatserna frigörs när de anställda går över till att arbeta på distans innebär det en betydande besparing för företaget, även om man bara ser till kallhyra.

Organisationer som ökar möjligheten till flexibelt arbetssätt skapar också nya utmaningar för ledarskapet. Ett ledarskap som bygger på eget ansvar och ärendefokus skiljer sig från ett som bygger på närvaro och kontroll. I många organisationer är det svårt och ovant, eftersom företagets strukturer inte är anpassade för ett flexibelt arbetsätt.

Mobila lösningar bör således välkomnas, men inte som en väg till att spara pengar utan som ett sätt att förändra arbetssätt och organisation till att bli mer effektiva och dynamiska.




Trendspecial

Detta är en artikel ur CS extranummer om trenderna 2011. Läs alla artiklar här eller ladda hem pdf-tidningen här från tisdag.

Fakta

Flexibelt arbetssätt innebär förutom att kontorsytan blir mindre betydande fördelar för den anställda och personens uppfattning av arbetsplatsens trivsel. Mer än tre fjärdedelar av dem som ges möjlighet att arbeta flexibelt upplever att det påverkar balansen positivt när det gäller arbete och privatliv, liksom effektivitet och motivation. Det visar undersökningar från bland annat IBM.