I början av september fick 4 300 anställda, mest chefer, i 43 länder tillgång till Securitas nya internwebb My Securitas. Men då fanns redan erfarenheter efter pilotanvändning sedan april.

– Folk är väldigt entusiastiska och aktiva. Vi har inte haft ett globalt intranät förut, så det här är ett jättestort steg, säger Helene Åström, ansvarig för intern information i koncernen.

Securitas har valt en annan väg än traditionella grupprogram för att främja samarbete och kunskapsspridning. Helene Åström vill inte använda ordet intranät, eftersom det handlar om en kombination av användargenererat innehåll via sociala tjänster och traditionell centralt driven intranätpublicering.

Vad är skillnaden mellan de båda sätten att hantera information?

– Det går mycket snabbare att sprida information i moderna sociala medier. I ett traditionellt, globalt intranät blir redaktörerna flaskhalsar. Men vi har även möjlighet att sprida information på traditionellt vis när det behövs, säger Helene Åström.

Sune Nanberg som är it-chef lyfter fram en annan skillnad:

– I ett traditionellt intranät måste man fokusera på vilken målgrupp man riktar sig till. När det handlar om användargenererad information bidrar man med det man kan, säger han.

Projektet att skapa My Securitas har pågått i ett och ett halvt år. Till en början lades mycket kraft på att undersöka behov och förväntningar. Kravspecen kan sammanfattas så här: ett enkelt och intuitivt användargränssnitt som ger tillgång till information.

Lösningen kom att bli en till ytan enkel sökfunktion, med vilken det går att filtrera resultat, till exempel på länder, språk, datum, ämnesområden och kunder.

Bland funktionerna märks ett Facebookliknande nätverk i vilket grupper kan bildas, kunskapswikier, samt ett mer traditionellt intranät med centralt distribuerad information.

Är det en målsättning att ersätta traditionella instruktionsböcker?

– Nej, de kommer alltid att finnas kvar. Jag tror att det kommer att skapas ny information, vi är ute efter det som finns i huvudet på folk, säger Helene Åström.

Ett typfall på användning är att någon får en fråga från en kund om i vilka länder dennes företag är kund till Securitas. Tidigare var det bökigt att ta reda på det, nu går det på några sekunder. Men kan man vara säker på att svaret är helt korrekt?

– Nej, men det var man inte förut heller, säger Helene Åström.

Ett annat typfall är att skapa grupper inom olika kompetenser. Genom att hitta vänners vänner med likartad kompetens breddar de anställda sina kontaktnät. Som Facebook, fast på jobbet, med andra ord.

Fakta

Securitas finns i 43 länder och har cirka 260 000 anställda.

4 300 av de anställda har tillgång till den nya internwebben My Securitas.

Nästa steg är att alla med egna e-postkonton, cirka 20 000, ska få tillgång till My Securitas.

Den långsiktiga visionen är att alla anställda ska få tillgång till åtminstone delar av My Securitas.