Kanban är ingenting för den som har något att dölja. Arbetssättet hjälper företag att förstå såväl varför det drar ut på tiden att bli klar med projekt, som varför servicetiden för problem ute i driftsatta system är lång, genom att synliggöra hela arbetsflödet. Eftersom metoden begränsar antalet samtidigt pågående projekt, funktioner eller aktiviteter blir man färdig med A och B innan man börjar på C och D.
– Kanban tvingar ett företag att lösa flaskhalsar och andra problem för att kunna gå vidare. Metoden fungerar informationsspridande och olika mönster avslöjas obarmhärtigt. Man ser enkelt vad som tenderar att prioriteras och olika beroenden synliggörs, till exempel var arbetet fastnar, säger Maria Thelin, konsult på Jaybis som arbetat som agil coach sedan 2005.
När man inom it börjar använda Kanban är det första steget ofta att skaffa en tavla och några post-it-lappar. Sen delar man in tavlan i olika kolumner, vanligtvis inkommande, prioriterade, pågående och avslutade. I rutan för prioriterade och pågående finns en begränsning på hur många lappar som får sitta där samtidigt. Att prioritera rätt saker är kärnan i Kanban. Tavlan hjälper att synliggöra om man följer olika prioriteringsmönster.
– Kanban ska inte vara det dåliga samvetet på tavlan medan man gör andra saker. Man ska jobba med det prioriterade och det ska upp på tavlan, säger Maria Thelin.
Vad hjälper då egentligen en whiteboard och några lappar? Spelbolaget Unibet är ett av företagen som använder Kanbanmetoden.
– En av fördelarna är synliggörandet. Det ger en tydlighet i vad som är inkommande och det är enkelt att prioritera, säger Andreas Söneby, cto på spelbolaget Unibet.
Metoden har hjälpt medarbetarna att undvika onödigt arbete och se till att saker blir gjorda.
– Framför allt ser vi till att vi gör rätt saker i rätt ordning, förklarar Unibets cto.
Henrik Kniberg är konsult på Crisp och specialiserad på agila arbetsmetoder. Han menar att företags motstånd till förändring kan hjälpas av Kanban.
– De flesta företag underskattar tidsförlusten av att jobba med många saker samtidigt. Ett Skandinaviskt spelföretag lyckades t.ex. minska projekttiden från ungefär två år till tre månader genom att minska mängden samtidigt pågående projekt från ungefär 30 till tre, säger han.
– Fokusera på att avsluta projekt, inte påbörja. Man får inte mer gjort av att göra allt samtidigt, utan tvärtom.
- Börja enkelt. Försök inte förbättra allt till en början, det viktiga är att visualisera er befintliga process på tavlan. Det dyker oftast upp intressanta överraskningar.
- Använd verktyg som är lätt att anpassa, till exempel fysiska lappar på väggen. Särskilt i början. Några gör misstaget att snabbt hoppa på ett dyrt it-verktyg.
- Skapa inte en övertro till Kanban. Metoden exponerar problem, men löser dem inte. Det är upp till chefer och medarbetare att tillsammans prioritera och lösa problem efter hand som de synliggörs.
- Läs på! Du är inte ensam, det finns oftast andra som har haft och löst liknande problem som dina.
Kanban är en agil metod för systemutveckling med syftet att synliggöra arbetsflödet. Inspirationen kommer från "lean production", ett industriellt produktionssätt som utvecklats på Toyota.
Metoden begränsar hur många projekt som får vara igång samtidigt. Principen är "en ut - en in". För att fungera måste det finnas någon som prioriterar vilka arbetsuppgifter som är nästa in på tavlan.
Skillnaden mot den agila metoden Scrum är bland annat att i Kanban är synligheten och begränsningarna ett krav.
I Scrum är det ett istället ett krav att arbeta i tidsbegränsade iterationer med leverans efter varje, till exempel "under kommande två veckor ska vi leverera följande funktionalitet".
Både Scrum och Kanban är lämpliga för företag med stora svårigheter att leverera i tid, men Scrum innebär större organisatoriska förändringar redan från början och Henrik Kniberg på Crisp liknar metoden vid en revolution. Kanban jämför han snarare med evolution eftersom det innebär en mjukare och långsammare väg mot samma mål. Företag kan ofta behöva lite av båda, så metoderna passar bra att kombinera.
