Under de senaste fem åren har kostnaden för att hålla en pc med mjukvara – både nyinköp och årliga licenskostnader – ökat från 11 till 24 procent av den totala kostnaden. Även support är en ökande andel och står i nuläget för 36 procent. Andelen av kostnaden som läggs på hårdvara har under samma tid minskat och står i dag för 40 procent av totalkostnaden. Det visar en undersökning som företaget Compass Consulting har gjort för CS räkning.

På serversidan är trenden likadan. Mellan 2005 och 2009 har priset för att driva en Windowsserver halverats. Andelen som mjukvaran står för har nästan fördubblats, och utgör i dag 20 procent av totalkostnaden.

Totalt sett blir det billigare att köpa in och driva servrar och pc – varje år minskar kostnaden med omkring en tiondel. Men det är på hårdvarusidan prispressen märks – företagen tvingas vika en allt större del av budgeten till mjukvara.

Måns Åman jobbar med licenshantering på konsultbolaget Riverman, och ser en förklaring i att företagen inte förhandlar om priserna. Det gäller speciellt vid inköp av dussinlicenser.

– Många upplever att licenspriset är fast, som när du handlar på Konsum och priset står på prislappen.

Han uppmanar företagen att förhandla om priset, men säger samtidigt att mjukvaruleverantörerna är medvetna om att det är ett stort och kostsamt projekt att till exempel byta det inarbetade Officepaketet mot Openoffice, vilket sätter kunden i en tuffare förhandlingssits.

Men i slutändan ligger det, enligt Måns Åman, på leverantörerna att få ner priset.

– Generellt sett tycker jag att det borde gå att göra ganska mycket för att få ner licenskostnaderna från leverantörernas sida, säger han.

Daniel Grönman, vd på Licensbolaget, som hjälper företag att administrera licenser, ser en förklaring i att hårdvarubranschen är mer konkurrensutsatt än mjukvarubranschen. Om företaget använder hårdvara från Dell, HP eller Fujitsu spelar mindre roll.

– Programvaran är det som gör nytta för företaget. Det är där man sparar pengar, säger Daniel Grönman som en förklaring till att leverantörerna kan behålla sina priser.

Han lyfter också fram att innovation på hårdvaruområdet möjliggjort att köra samma processer med mindre hårdvara, med exempelvis virtualisering. Behovet av mjukvara minskar inte på samma sätt.

Sören Janstål hjälper kunder med affärssystemsinköp på Data Research, och konstaterar att affärssystem omgärdas av en ”rutten prispolitik”, och sätter hoppet till molntjänster, med dess rakare prissättning.

Fakta

1. Snegla på öppet

– Man måste vara lite kritisk i stället för att bara slentrianmässigt gå och köpa de etablerade produkterna. Det finns produkter i dag som kan ersätta både Adobes och Microsofts och du kan till och med få support på dem, säger han.

Oftast behöver företaget inte alla funktioner som finns i de stora paketen. Per Brantsing Karlsson nämner till exempel Openoffice som ett fullgott alternativ till Microsofts Office.

2. Ha bra tajming

I de fall då de trots allt behöver köpa in traditionella licenser lönar det sig att förhandla om priset – vid rätt tid på året.

– Eftersom de är säljare vill de vid någon tid på året nå sin bonus, det kan påverka licenspriset kraftigt, säger Per Brantsing Karlsson.

3. Be om hjälp

Att ta hjälp för att hålla koll på sina licenser ska inte heller underskattas. Det handlar om att ha ordning på upphandling, installation och hur man kan hålla koll på vad som är installerat. En licenspool där licenserna återanvänds och ges till dem som är i behov av dem är en bra idé.

– Man behöver kanske någon utifrån som sparkar en därbak för att komma i gång. Men eftersom licenskostnaderna ökar hela tiden måste du se vad du kan göra för att komma undan.

Tajming är allt. Per Brantsing Karlsson, it-chef på Akademiska Hus, tror att större påtryckningar från kunderna skulle kunna ge lägre priser. Själv ser han till att förhandla i rätt tid – när mjuk-varusäljarna vill nå sin bonus.