Leanmetoden är i ropet igen. Inom fabriksproduktion är det en sedan länge beprövad metod, men när den ska appliceras i miljöer utanför den rena produktionslinjen blir det svårare.

– För kunskapsarbetare ser inte produktionsflödet likadant ut. Vill man veta hur arbetsflödet ser ut ska man fokusera på informationsflödet – det är arbetsflödet.

Det säger Linus Larsson som nyligen gett ut boken Far from the factory – lean for the information age tillsammans med amerikanen George Gonzalez-Rivas.

Linus Larsson har arbetat i många år som managementkonsult med inriktning på verksamhetsutveckling och produktivitetsutveckling, nu som partner på Queast Group men tidigare också på Indevo, Ernst & Young, Capgemini och PA Consulting.

Hans erfarenhet är att lean ofta applicerats på samma sätt i kontorsmiljöer som i fabriken.

För kunskapsarbetare som advokater, administratörer, ingenjörer, programmerare och marknadsförare ser arbetsflödena helt annorlunda ut och det behövs andra metoder för att identifiera tidstjuvarna, alltså det som inte skapar kundvärde, och optimera arbetsflödet.

Det handlar om att synliggöra ett flöde som ter sig ogripbart.

– Kunskapsarbetare sitter i ett arbetsflöde där information hämtas, förädlas och skickas vidare.

Linus Larsson pläderar för att man ska plocka isär all information i sina beståndsdelar, han kallar det informationselement. På en faktura blir då exempelvis referensen ett sådant element, ordernumret ett annat och så vidare.

– Genom att titta på vilka informationselement olika personer i arbetsflödet behöver för att kunna utföra sitt arbete och skicka sin information vidare kan man också se var flaskhalsarna, det som inte skapar kundvärde och tidstjuvarna finns, säger han.

Det finns också mycket att optimera. Linus Larsson hänvisar till siffror från McKinsey som visar att prestationsgapen i produktiviteten i branscher som gruvnäringen är mycket små mellan olika företag. De har arbetat under lång tid med att finslipa sina organisationer.

Prestationsgapet ser annorlunda ut i sektorer med ”frekventa, underförstådda interaktioner”, som it-sektorn eller hälsovården. Där är gapet mellan de sämsta och de bäst presterande företagen 60 procent.

Mycket av den ineffektiviteten beror på hur it-stödet i dag ser ut. Informationen tar många vägar och vi ägnar mycket tid åt att hitta den. Fel versioner skickas runt och då behöver det rättas till.

Enligt Linus Larsson är webben 2.0 en stor möjlighet i det här sammanhanget.

– I och med att det blir enklare att samverka och informationen blir mer enhetlig blir det lättare att vara produktiv. Men då måste också informationsflödena anpassas efter det.

En del av de saker som stör produktiviteten i dag relaterar han just till att vi tvingas hålla koll på informationsflöden från olika håll.

– Vi sitter ofta i öppna landskap och blir avbrutna av kolleger som passerar. Varje gång vi blir avbrutna tar det upp till en kvart att komma tillbaka till ett fokuserat tillstånd. För kunskapsarbetare kan det handla om en till en och en halv timme om dagen för att bara komma tillbaka till sitt fokus.

Ett annat problem är det som kallas continuous partial attention, cpa, och som innebär att man har en ständigt splittrad uppmärksamet. För att visa att man inte sitter och sover känner man sig tvungen att ge sig till känna på de olika kommunikationsmedel som står till buds. Det ökar stressen.

– De här två sakerna kan minska produktiviteten med 40 procent var.

Fakta

Lean (enkel, lätt, slank) produktion är ett arbetssätt som först användes med framgång av Toyota.

Syftet med lean är att i en process identifiera och eliminera alla faktorer som inte skapar värde för slutkunden.På så vis kan mer värde skapas med mindre arbete.

Metoderna som används i produktion har på senare år också modifierats för att passa fler delar av verksamheten.

Här är några av de saker som Linus Larsson hittar på den moderna organisationens bakgård och som driver slöseri:

• Brist på wikier och bloggar

• Mjukvara som släpar efter

• Överdriven rapportering

• Intensiv multitasking

• För hög beläggning

• Manuell datainmatning

• Begränsad bredbandskapacitet

• Gräns för e-postlagring

• Multipla informationsvägar

Tre råd för att öka produktiviteten för kunskapsarbetare:

1. Vad efterfrågar vår kund? Skapa en målbild för det ni vill åstadkomma.

2. Ta till er att informationsflödet är arbetsflödet. Det måste tydliggöras för att ni ska hitta tidstjuvarna.

3. Medarbetarna måste med
. Om produktiviteten ska upp och sättet att arbeta måste läggas om måste alla vara delaktiga. Det går inte att toppstyra. .

Bok: Far from the factory – lean for the information age.

Författare: Linus Larsson och George Gonzalez-Rivas.

Förlag: Productivity Press.