Företagen rensar upp i mejlboxen

Det har kallats Enterprise 2.0 och har länge setts som framtiden för hur företagen ska hantera sin interna information – genom att utnyttja modern webbteknik.

I takt med att de sociala medierna fått genomslag i den privata sfären blir företagen nu allt mer benägna att ta till sig den nya tekniken internt.

Analyshuset Gartner har spått ett brett genomslag de närmaste två åren, och i Sverige är trenden tydlig.

– Det är många företag som anammar det här nu. Jag är ofta på seminarier och träffar andra företag som befinner sig där vi var för ett år sedan, säger Pia Melke, ansvarig för kompetensutveckling på SBABs it-avdelning.

SBAB har arbetat med ett socialt intranät sedan förra sommaren. Grundtanken med den nya lösningen var att samla all företagsintern information och göra den sökbar.

Dokument samlas i wikiform och bloggar ersätter veckobrev och andra utskick. Bördan på de anställdas inkorgar har lättats.

– Vi skickar inga massmejl längre. I stället blir det ett blogginlägg. Den som känner att den vill ta del av informationen får prenumerera på bloggen, säger Pia Melke.

Nästa steg för SBAB är att få i gång de mer renodlat sociala funktionerna, som mikrobloggar à la Twitter och interna communityn, som redan finns i systemet.

SBAB använder en lösning från svenska Incentive, men i princip alla leverantörer av interna kommunikationslösningar inför nu funktionalitet inspirerad av de sociala nätverken.

IBM släpper i dagarna version 3 av Lotus Connections, fullspäckad med sociala funktioner, Novell lanserar sin plattform Vibe senare i år, och Microsofts Sharepoint ligger långt framme. Ciscos Quad och Chatter från Salesforce.com är andra exempel.

Dessutom finns uppstickare som Yammer, som är en företagsanpassad Twitterkopia för internt bruk. Ett femtiotal svenska företag testar eller kör Yammer i dag, enligt en webbundersökning från Axbom Innovation.

– För oss är Yammer ett sätt att sprida information på ett mer användarvänligt sätt och få bort trafik från inboxen, säger Arvid Axland, kommunikationsstrateg på reklambyrån Pool i Stockholm, vars 20 medarbetare alla använder Yammer.

– Vi använder det också för att sprida inspiration och för att vara med på vad som händer på vårt område, till exempel genom att länka till intressanta kampanjer eller filmer. Alla trivs väldigt bra med verktyget.

På SBAB har frivillighet varit grunden för satsningen för att uppmuntra till kreativitet hos medarbetarna. Sett i efterhand kan tyglarna ha varit lite väl lösa, tror Pia Melke.

– Vissa delar av företaget har anammat det väldigt mycket, medan det gått lite trögare för andra. Kanske borde vi ha varit mer tydliga med på vilket sätt de nya verktygen ska användas.