Vissa hantverkare må ha dåligt rykte kring tidsplanering, men projektexperten Georg Silber på Lin4 Solutions framhåller dem som ett föredöme vad gäller att planera verksamhetsnytta.

De förstår vikten av att arbeta med flera projekt samtidigt, i motsats till många projektansvariga inom it som slösar bort resurser som är inaktiva under dödtid i projekt.

Enligt hans erfarenheter gäller följande:

• I ett bästa-fallet-scenario används cirka 72 procent av de anställdas tid till att skapa verksamhetsnytta. Eller annorlunda uttryckt: verkningsgraden är 72 procent. Läckaget utgörs av sådant som semester och utbildning och av att 15 procent av tiden går åt till att driva organisationen i sig.

• I en studie på ett företag med 400 anställda fann Georg Silber att verkningsgraden var så låg att man fick ut 600 timmar mindre verksamhetsnytta per person och år än vad som borde vara möjligt. Att det fick fortgå berodde på att bidraget till verksamhetsnyttan ändå räckte till att täcka kostnader och vinst.

• Sättet att få till en högre verkningsgrad för en individ är att han eller hon har flera uppdrag parallellt. På det sättet minskar risken att personen är overksam om det uppstår ett dödläge i ett projekt. Enligt Georg Silber behöver en individ delta i minst två oberoende projekt för kunna utnyttjas fullt ut.

• För att kunna planera tilldelningen av personal till olika projekt måste man känna till alla projekt på ett företag. Det räcker alltså inte att bara ha full koll på det egna projektet eller den egna avdelningen.

• Det är svårt att sköta resursplanering genom att tilldela personer olika aktiviteter i projekt. Problemet är att man ofta inte vet vad som ska göras i ett projekt på sikt. Det är även svårt att tidrapportera när andra än planerade aktiviteter ska utföras och det finns ledtider när inget arbete kan utföras.

• Ett tips är att göra listor för varje intressent över vad som ska lämnas över i projekt. Dela sedan in planeringen i fasta tidsintervall och fördela budgeten så blir resursplanering och rapportering enklast möjliga. Följ upp genom att jämföra avprickade saker som levererats med rapporterad tid.