Nästan hälften av landets myndigheter använder sociala medier som Twitter, Facebook, Youtube och bloggar i sin verksamhet. I våras gav Regeringen E-delegationen i uppdrag att ta fram speciella riktlinjer för myndigheter som använder sociala medier.
Nu kommer resultatet: en 77-sidor sidor tjock lunta späckad med riktlinjer för hur myndigheter bör bete sig på Twitter och andra sociala medier.
En viktig punkt i riktlinjerna är att det alltid måste finnas en glasklar skiljelinje mellan vad myndigheten skriver om på exempelvis Twitter och vad de anställda på myndigheten skriver privat i olika sociala mediekanaler. För allmänheten får inte aldrig finnas någon tveksamhet om ett budskap kommer från myndigheten själv eller från en anställd som bara skriver som privatperson.
Anställda bör aldrig uttala sig för myndighetens räkning när de skriver från sitt privata konto, slår E-delegationen fast i riktlinjerna. När myndigheten uttalar sig på sociala medier ska det alltid ske genom myndighetens eget konto. Internt ska det finnas tydliga instruktioner om vem som får uttala sig för myndighetens räkning och vilka ramarna är för vad som får skrivas.
Ytterligare ett skäl till att personal inte bör besvara frågor riktade till myndigheten från privata konton är att det då blir svårare för myndigheten att följa lagen om allmänna handlingar.
En stor del E-delegationens riktlinjer tar sikte på att få myndigheternas användning av sociala medier att fungera ihop med offentlighetslagstiftning och lagen om allmänna handlingar. Enligt E-delegationens riktlinjer är alla inlägg som myndigheten gör på exempelvis Twitter och Facebook allmänna handlingar i lagens mening som myndigheten måste spara och lämna ut till allmänheten när så krävs. Däremot behöver inte alla inlägg diarieföras var för sig, det räcker med att de sparas och ”hålls ordnade”, enligt riktlinjerna.
Eftersom myndigheter kan bli skadeståndsskyldiga om de lämnar felaktiga råd eller upplysningar bör myndigheter aldrig ska ge några råd som kan få ekonomiska konsekvenser i snabba twitterinlägg eller i sociala medier överhuvudtaget, slår E-delegationen fast i riktlinjerna.
Däremot kan sociala medier vara en mycket lämplig kanal för exempelvis en kommun som vill få in synpunkter på ny översiktsplan, anser E-delegationen.
- Sätt upp interna regler. Vilka får uttala sig för myndighetens räkning på sociala medier. Anställda bör aldrig uttala sig för myndighetens räkning från egna privata konton.
- Allt som myndigheten skriver på sociala medier blir allmänna handlingar som måste sparas och kunna lämnas ut till allmänheten. Däremot behöver inte exempelvis Twitterinlägg diarieföras var för sig.
- Myndigheter kan bli ansvariga för inlägg med olagligt innehåll som andra gör i exempelvis en myndighetsbloggs kommentarsfunktion. Myndigheten måste alltid hålla uppsikt över besökarkommentarer.
