– Ledningen har bytts ut under resan. Tidigare hade vi en tysk SAP-vänlig cio, säger Mikael Efverman, affärssamordnare på Sanitec Group North, en finskägd tillverkare av badrumsporslin, i Sverige mest känt för varumärkena och affärsområdena Ifö och Ido.
Ingen ska tro att det är enkelt att införa ett affärssystem. Resan mot dagens lösning med IFS affärssystem för den nordiska regionen har varit lång och kantad av problem.
– I slutet av 1990-talet jobbade jag som ekonomichef för Ifö Sanitär. Vi klarade inte millennieskiftet med de system vi hade. Då tog vi ett beslut om IFS för ekonomi- och finansdelen, säger Mikael Efverman.
Redan 2003 omorganiserades Sanitec och delades in efter geografiska regioner. I samma veva ville företaget samordna affärsprocesserna.
– Sanitecs europeiska bolag har traditionellt SAP. I de nordiska bolagen var det olika varianter av Scala som gällde.
– När Norden slogs ihop till en enda region blev det svårt att få ihop det.
En del information gick att få ut via datalagret, en egenutvecklad lösning ovanpå Microsofts SQL Server. Men det räckte inte. Det var nödvändigt att få till gemensamma processer.
Tunga regioner som Tyskland, Frankrike, Italien och Polen körde SAP och fick igenom att SAP skulle bli standard i koncernen, även i Norden. Syftet var i första hand att byta ut de gammalmodiga Scalasystemen.
– Men SAP-projektet var inte lyckat. Det stoppades efter ett år. Då hade vi lagt ned ganska mycket pengar, framför allt interntid, men även på en del konsulter.
Efter att cio:n bytts ut började det hela flyta bättre. En utvärdering gjordes om fortsättningen, och SAP föll då bort tidigt. Microsofts Dynamics Ax fanns med längre, men till slut bestämdes att hela den nordiska regionen skulle satsa på IFS, som var väl inkört på Ifö.
– Syftet med projektet var att samordna regionens backofficeprocess och att få ett större kundfokus.
– Förut tillverkade fabrikerna det de kunde. Vi ville vända på det så att fabrikerna tillverkar det som kunderna faktiskt efterfrågar.
Vid kickoffen i februari 2009 deltog runt 50 personer och Mikael Efverman var projektledare. Den 1 mars 2010 var projektet i mål.
– Det tog ganska lång tid att genomföra, men du ska veta att det inte är lätt att samordna helt olika kulturer med olika strukturer för artikelnummer, kontosättningar och så vidare. Och samtidigt föra in det hela på flera olika juridiska bolag. Det är komplicerat.
En stor svårighet bestod i en invecklad företagsstruktur, bland annat av skattemässiga skäl. Lite surt är det kanske att företagsledningen ett år senare beslutat av förenkla just det.
– Ett annat problem var att vi underskattade förstudien. Den första blev lite väl ytlig så den fick göras om.
Som helhet blev projektet lyckat och nu, ett år senare, anser Mikael Efverman att företaget har gått i land med de uppsatta målen.
– Men att nämna något konkret är svårt. Hur avgör man vad som beror just på it-stödet?
– Vi har stor nytta av att regionen nu jobbar med gemensamma register för kunder, leverantörer och produkter. Alla jobbar i samma system och kan hjälpa varandra.
– Dessutom har vi fått en nyttig intern konkurrens och utbyte mellan de olika systemen – SAP och IFS.
Den nordiska regionen av Sanitec Group använder i dag IFS affärssystem. 600 personer jobbar i det.
Starten var att införa de grundläggande modulerna för ekonomisystemet. Det har sedan byggts på med en mängd ytterligare delar. Nu täcker affärssystemet samtliga viktiga affärsprocesser, till exempel produktion, underhåll, order, lager och personal.
Kompletterande system är olika beslutsstöd. Datalagret bygger på Microsofts SQL Server, Microsofts analysverktyg Proclarity och Oracles planeringsverktyg Hyperion för koncernrapportering och konsolidering av finansiella data.
I den nordiska regionen av Sanitec Group, som omfattar Ifö, Ido och Porsgrund ingår Sverige, Finland, Norge, Danmark, Island och Färöarna. Den omsätter drygt 200 miljoner euro (1,8 miljarder kronor), vilket motsvarar omkring en fjärdedel av gruppens totala omsättning.Regionen har 900 anställda.
Det svenska huvudkontoret ligger i Bromölla i nordöstra Skåne.
Scala var ett svenskutvecklat affärssystem. Det fick stora problem i slutet av 1990-talet och övergick i omgångar i holländsk ägo. 2004 köptes det av amerikanska Epicor. Systemet lever vidare under varumärket Iscala, men Epicor har även affärssystemet Epicor 9.
Tabita Seagrave på Epicors europeiska pr-avdelning skriver så här: ”Vi tror att många kunder successivt kommer att flytta över till Epicor 9, men vi tvingar ingen att göra det”.
