Microsofts kalkylprogram Excel lär vara det i särklass mest använda verktyget för att hålla reda på och analysera ekonomisk information. Programmet underlättar miljontals människors dagliga arbete, men det medför stora faror när det används för avancerade uppgifter.

– Det blir krångligt. Det är omöjligt att ha kvalificerad kontroll på ett stort antal kalkylark och det är oerhört lätt att det blir fel, säger Per-Olov Östberg, ekonomichef på Xelerated, en leverantör av nätverksutrustning.

Exempel på problem är att det saknas information om vad värden i en kalkyl står för, varifrån värdena kommer och vilka konsekvenserna blir om de ändras.

I lösningar med ett stort antal länkade kalkyler kan problemen öka drastiskt. Lägg till det att data i kalkyler ofta inte skyddas från oönskade ändringar, på samma sätt som i en applikation som skapats med ett traditionellt utvecklingsverktyg.

En tumregel Per-Olov Östberg använder sig av är att kvaliteten på en analys faller med storleken på kalkylarket som den görs med. Tumregeln kan till och med tillämpas på hela företag.

– Det första jag tittar på när jag kommer till ett nytt företag är hur stort det kalkylark är i vilket verksamheten beskrivs. Det är en bra indikation om ordningen på företaget. Ju större kalkylark, desto mer oordning.

Jan-Eric Ramberg som är styrelseordförande för Easit och Greenhat People och har stor erfarenhet av att investera i företag, hamnar ofta framför Excelark när han gör analyser av företag. Han håller med Per-Olov Östberg.

– Visst finns det en koppling mellan kalkylens storlek och oordning i ett företag. Ibland ser man inte skogen för alla träd, säger Jan-Eric Ramberg.

Frågan om Excels lämplighet för att skapa avancerade applikationer och avancerade analyser har stötts och blötts. Ett förhållande som aktualiserar den här frågan är att det dyker upp allt fler enkla och billiga molntjänster som alternativ till hemsnickrade kalkyler. Ett exempel är tjänster för budgetering.

Jesper Andersson-Rydåker som är produktmarknadschef för Office på Microsoft i Sverige tycker inte alls att eventuella problem beror på Excel.

Bör man göra till exempel koncernkonsolideringar med Excel?

– Varför inte? Det är ju så man gör. Det betyder dock inte att alla data skall lagras i Excel, utan kanske snarare i en databas. Excels styrka är att analysera och presentera data, inte nödvändigtvis att lagra dem med tanke på framtida källsökning, hantering och delning, säger Jesper Andersson-Rydåker.

Han tycker inte att ostrukturerade lösningar beror på Excel i sig.

– Om det saknas information om var värden kommer i från så kan det bero på att den som matat in data inte lämnat någon källhänvisning.

Fakta

  • Microsofts kalkylprogram Excel lanserades för Mac 1985 och 1987 för Windows.
  • 1993, i version 5.0, introducerades makrospråket Visual Basic for Applications.
  • 750 miljoner personer använder Excel.

Källor: Computer Literacy, IDG News