För några veckor sedan drog Västra Götalandsregionen, VGR, i gång sin nya webbaserade e-handelsplattform. Folktandvården är den första verksamheten som inför det och därmed går alla beställningar, attesteringar och fakturor genom det molnbaserade systemet.

– Vi valde folktandvården för att det är en sammanhållen organisation som fungerar väl. Dessutom är det ett hanterbart antal användare, omkring 400, säger Bo Svensson, biträdande projektledare för e-handelssystemet på VGR.

Under hösten rullas systemet ut på bred front inom landstinget och även den interna handeln mellan verksamheter omfattas. När allt är på plats hösten 2012 väntas systemet ha omkring 10 000 användare.

Eva-Lena Enerbäck, projektledare för e-handelsportalen, tycker att it-tjänsten känns stabil. Ändå räknar VGR med att det tar ytterligare ett år innan alla verksamheter använder det fullt ut.

– Det största arbetet ligger i att informera och se till att verksamheterna är förberedda på det nya arbetssättet, säger hon.

Första fasen är klar. I den flyttades dentalprodukter och läkemedel till det nya systemet. Nästa del handlar om att göra det möjligt att köpa tjänster – allt från läkarbemanning till städpersonal och konsulter.

– Att köpa in tjänster på det här sättet har inte skett tidigare. Vi pratar inte längre om varor och tjänster utan om produkter. Det som gör det möjligt att paketera tjänster så här beror på att marknaden har mognat men också på det gedigna förarbetet som vi har gjort med att kartlägga och definiera våra processer, säger Bo Svensson.

På fem år räknar VGR med att spara 300 miljoner med e-handelstjänsten genom att effektivare rutiner frigör tid och pengar. Än är det för tidigt att se några mätbara förbättringar, men på Folktandvården har övergången upplevts som positiv.

Annars är en stor förbättring med systemet att användarna bara behöver göra en varukorg på varorna de vill ha. Sedan delar systemet upp posterna och skickar vidare.

– De ska inte behöva fundera på vem som är leverantör utan kan verkligen välja utifrån verksamhetens behov, säger Bo Svensson.

Fakta

13 000 leverantörer är knutna till Västra Götalandsregionen. 1 500 av dem är ramavtalsleverantörer.

8,5 av de 17 miljarder kronor VGR handlar för varje år ska nu ske genom e-inköpssystemet.

E-handelslösningen kommer från företaget E-builder. VGR har med Visuera Integration byggt upp en avancerad produktkatalog för varor och tjänster.