1. Bryt mötesvanorna

Undersökningar visar att it-anställda kan tillbringa upp till sex timmar per vecka i möten, där 70 procent av tiden är bortslösad. Ibland är det nödvändigt att prata ansikte mot ansikte, men att effektivisera mötesrutinerna sparar enorma pengar.

Ett tips från Patrick Srail, produktchef på Myspace, är att ta bort alla stolar i mötesrummet.

– Gör mötet till ett ställe där beslut fattas, inte där alla väntar på att säga sitt, säger han.

– Ställ in möten som inte har en dagordning och ett klart syfte. Se till att alla åtgärder får en ansvarig och att dessa punkter gås igenom en gång till innan mötet avslutas. Möten som inte mynnar ut i en handlingsplan är inte att betrakta som annat än statusuppdateringar.

– Rapporter om hur det går i ett projekt kan lika gärna göras via mejl, säger Patrick Srail.

2. Tämj e-posten

För många år sedan var e-posten en gudagåva. I dag är e-postlaviner och informationsstress en förbannelse för många användare.

Enligt analysföretaget Radicati Group ökar mängden e-post och direktmeddelanden mellan 20 och 25 procent per år.

– Stäng av alla e-postaviseringar, så att de inte distraherar dig, råder Steve Robbins, som är produktivitetsexpert och författare till boken 9 Steps to Work Less and Do More.

Tre mejlråd

  • Kolla e-posten bara när du behöver, inte när e-posten kräver uppmärksamhet.
  • Stäng av e-posten och direktmeddelanden delar av arbetsdagen.
  • Inför e-posttid, som att vissa organisationer har telefontid.


3. Frigör supporten

Många supportavdelningar lägger mycket tid på att lösa ett och samma problem flera gånger om. Ju mindre tid supporten lägger på lösenord och skrivare, desto mer kan de lägga på att öka produktiviteten.

En snabbfix är att öka antalet felaktiga lösenord som användare får testa innan de hindras från att logga in. Enbart att återställa lösenord står enligt Gartner för mellan 20 och 50 procent av alla helpdesksamtal. Ökar man antalet möjliga felskrivningar från tre till tolv, så minskar supportkostnaderna dramatiskt.

4. Skaffa en stor skärm

Ju mindre tid man växlar mellan mejl, webbläsare och kalkylark, desto mer tid finns att få saker gjorda.

Att kunna se flera saker på en gång kan innebära fördelar som motverkar kostnaden med större eller dyrare bildskärmar.

– Att ha stor skärm gör det möjligt att samtidigt se e-post, kalendrar, webbläsare och andra produktivitetsverktyg samtidigt, säger Alexander Pasik, som är it-chef på standardorganisationen IEEE.

Genom att se all information samtidigt behöver man inte skriva ut. Allt finns på skärmarna.

5. Delegera smartare

I stället för att delegera mängder av uppdrag till många personer, bör man delegera stora delar av arbetsuppgifter till ett fåtal personer, som sedan fördelar ansvaret vidare.

Att göra saker och ting för rapporternas skull gör bara problemet värrre. Ge de anställda kompetens att lösa problemen på egen hand – lösa inte alla problem åt dem.

6. Bli socialare

Sociala medieverktyg för företag kan öka produktiviteten. Att bli social i företag handlar ofta om att dela information och kontakter.

Verktyg som Sharepoint, Yammer, Spigit och Clearvale gör det möjligt att samarbeta i projekt och skapa en gemensam kultur, utan att man behöver befinna sig på samma ställe.

7. Anteckna det viktiga

Att ha saker nedskrivna är första steget att omsätta dem i handling. Det gäller att att ha en översiktsplan och fylla på den med de anteckningar som behövs.

– När it-avdelningarna är som mest stressade glömmer de vad de gjorde för två timmar sedan. Anteckningar hjälper till att lösa det och förbättrar både kommunikation och produktivitet, säger Mark Gilmore, chef för managementkonsultföretaget Wired Integrations.

Onlinetjänster som Remember the milk, som nås från både dator och mobil, kan vara en god hjälp.

– De har bättre minne än jag någonsin skulle kunna få, säger Michael Bogobowicz, konsult på Citrix Systems.

8. Fantisera mera

Bästa sättet att finna nya vägar att jobba är att fantisera om de möjligheter som finns.

Om folk lägger 90 procent av tiden på att utföra sitt jobb och 10 procent på ren kreativitet, så kan resultatet bli att de hittar nya sätt att använda 90 procent av sitt jobb.

Google är ett exempel på företag som låter de anställda tillbringa vissa delar av tiden som de vill. Inte bara för att göra det trevligt för personalen, utan för att det resulterar i nya idéer och produkter. Gmail är en succé som kom till just så.