Storföretagens licensregler är en ordentlig snårskog. Ett otränat öga råkar lätt ut för överlicensiering, synonymt med att betala för något man inte använder. Oracle pekas ofta ut som den största boven i dramat.
Kappahl tröttnade på osäkerheten kring licensreglerna och gjorde en egen djupdykning i licensträsket. Resultatet efter hårt arbete var ingen överraskning.
– Förut betalade vi för mycket i licenskostnader, men nu har vi möjlighet att slimma ner det, säger Rasmus Palmblad, it-driftchef på Kappahls it-avdelning.
Det är svårt för företag att räkna på hur mycket man ska betala för licenser. Antingen betalar man per användare eller för hur mycket datorkraft man har. Om du köper en två storlekar för stor kostym för att ha något att växa i, måste du betala licenskostnad även för det du inte använder.
Med hjälp av en konsult och två interna databasspecialister trampade Kappahl sig igenom licenssnåren. Väl ute på andra sidan insåg de att så mycket som en fjärdedel av licenskostnaderna var onödig. Genom att byta till hårdvara som bättre passar behovet minskar Kappahl därför licenskostnaderna med 25 procent.
– Det är inte lätt att förstå Oracles licensieringsmodeller. Det är mycket som är förvirrande och ibland även inkonsekvent, säger Rasmus Palmblad.
Men någon hjälp från Oracle fick Kappahl inte i arbetet med att sy in licenskostymen. Rasmus Palmblad är inte nöjd med Oracles behandling av mindre kunder, dit han räknar in Kappahl. Sedan Oracles köp av Sun, har Suns närvaro i Göteborg minskat märkbart och Kappahls driftchef anser att de har fått mycket mindre uppmärksamhet från Oracle den senaste tiden, trots att de fortfarande använder servrar från Sun.
– Vi är en ganska liten kund och har inte så mycket att sätta emot. Inte som de stora multinationella kunderna som får mer uppmärksamhet.
1 Konsolidera så mycket som möjligt. Minska antalet servrar. Gå igenom om det verkligen behövs separat utrustning.
2 Passa på att ta med licenskostnader när ni planerar för utbyte av hårdvara. Nyare hårdvara kan ha samma totalprestanda, men mer fördelaktiga licenskostnader.
3 Behåll kunskapen. Det är viktigt att ha någon internt som har tid att sätta sig in i licensieringen. Miljöerna är föränderliga, sitter man inte på den kompetensen och styr vart man är på väg, blir det lätt att konsulten gör arbete som får göras om om år senare. Helt plötsligt är man då tillbaka på ruta ett.
4 Ofta garderar sig systemleverantörerna och rekommenderar enterpriseversioner av databaserna. Ifrågasätt gärna; används de extra funktionerna i systemet eller går standardversionen utmärkt?
