Det finns många fördelar med att synas i sociala nätverk. H&M har direktkontakt med över åtta miljoner kunder via Facebook. Starbucks twittrar med en och en halv miljon kaffeälskare.

Å andra sidan kom Symantec i somras med en rapport (se här.) som visade att företag under 2010 i snitt förlorade 25 miljoner kronor på grund av incidenter i sociala medier.

Det finns alltså en stor potential, men du måste göra på rätt sätt.

Tänk först. Åtskilliga företag har startat en sida på Facebook, en blogg eller öppnat ett Twitterkonto bara för att det har hört att det är bra.

Inte sällan är det på marknadsavdelningens initiativ utan projektplan, riskanalys och medverkan från it-avdelningen.

Sociala medier ska vara en del av företagets kommunikationsplan med tydligt syfte och mål. Kunderna förväntar sig samma professionella hantering där som i den vanliga kundtjänsten.

Hjälp medarbetarna. En av de största riskerna är inte att företaget gör fel i sin officiella roll utan när medarbetare kommunicerar i sociala medier.

Hjälp dem med en praktisk guide om vad de bör tänka på.

Köp inte argumentet att fritid och arbete flyter ihop. Ett vanligt problem är att anställda använder sina privata konton i stället för att använda företagskonton.

Det kan ge en rad oönskade konsekvenser. Vad händer när någon slutar? Hur hanteras kundernas information? Kan privata åsikter och bilder ge en negativ bild av företaget?

Även om det går att skicka privata meddelanden eller göra sekretessinställningar är det inget skydd för ditt företags uppgifter.

Sociala medier är ofta molntjänster där det inte går att få kontroll på i vilket land informationen lagras och vem som har tillgång till den.

Företaget ansvarar för andras kommentarer. På Facebook och bloggar ansvarar din organisation för att det inte förekommer uppgifter som kränker personer.

Det måste finnas ett sätt att kunna rapportera detta så att det genast tas bort.

Det finns ingen särskild lagstiftning för sociala medier inom offentlig sektor. Däremot finns det ett antal lagar som påverkar hur du ska arbeta, speciellt inom offentlig sektor.

Det ska finnas rutiner för allmänna handlingar, diarieföring, arkivering och gallring.

De vanligaste argumenten för att förbjuda sociala medier är att de förbrukar arbetstid eller att virussmitta kan spridas.

Varför spärras inte mejlen eller Aftonbladets sajt med samma argument? Om ditt företag har en sida på Facebook måste de anställda få vara med och påverka där.

Jag finns på Facebook och ser det som en öppen webbsida där alla är välkomna.

Det gör att jag regelbundet har kontakt med förläggare, översättare och läsare av mina böcker i en rad länder – och mina trevliga säkerhetskolleger. Det skulle jag aldrig ha klarat av för fem år sedan.