Skrivarna gick varma under 2000-talets första år. Användningen av kontorspapper ökade ända till 2007, när det förbrukades mer papper i Sverige än någonsin tidigare.
Sedan vände det. Året efter hade förbrukningen gått ner – såväl i fjol som 2009 användes mindre kontorspapper än något år sedan mitten av 1990-talet.
– Om vi jämför med 2000 har vi sett en minskning på 30–35 procent, säger Ingrid Haglind som arbetar med miljö- och produktpolitikfrågor på branschorganisationen Skogsindustrierna.
Siffrorna talar sitt tydliga språk. 2010 användes 118 000 ton mindre kontorspapper än tre år tidigare, en historiskt låg förbrukning som är svår att förklara bara med svängningar i konjunkturen.
Pekplattornas och de smarta telefonernas intåg i företagen kan vara en del av den förändringen, eftersom de förenklar användningen av digitala dokument. Per-Olov Östberg, ekonomichef på nätverksprocessorföretaget Xelerated, använder själv Ipad. Och han är inte ensam. Ledningen har till stor del övergått från pappersdokument till digitala, distribuerade på pekplattor.
– I styrelsearbetet minskar användningen av papper eftersom vi kan använda dokumenten direkt på plattan.
För att genomslaget ska bli stort måste ännu fler kasta sina anteckningsblock.
– Eftersom styrelsemedlemmarna inte är anställda hjälper inte en it-policy. Vi har en styrelseportal där vi lägger upp allting, men tyvärr används den inte till hundra procent, säger han.
Anne Andréasson, affärsutvecklare på Adobe, förklarar utvecklingen med att digitala dokument – inte minst Adobes pdf – har utvecklats. Enligt henne är pappersbesparing inte bara en kostnadsfråga. Hon beskriver också digitala dokument som allt smartare. Från att ha varit statiska dokument kan de nu innehålla filmer, video, ljud och formulär.
– Pdf är ett av de vanligaste dokumentformaten på nätet. Det har skett en markant ökning de senaste åtta åren.
Tommy Morin, utvecklingschef på Wincor Nixdorf och författare till tre böcker om dokumenthantering, har en annan förklaring.
– Vi har sett en generationsväxling på företagen. De yngre vill inte ha papper. De vill ha dokument på datorn och e-faktura – de vill ha det mesta digitalt, säger han.
När fler unga tar sig in på arbetsmarknaden kommer det in allt fler som inte har någon vana av att skriva ut, utan använder alla dokument via datorn.
Ett exempel är Johan Christensson, 20-årig ljudtekniker på ljudföretaget Lexter.
– Man märker att äldre människor gärna skriver ut ett dokument och om man måste ändra får man skriva ut ett nytt. Själv föredrar jag att ha det på skärmen så man kan ändra i realtid, säger han.
Molnet
Allt fler dokument digitaliseras och lagras på nätet. Dokument som ligger i till exempel Dropbox kan enkelt spridas till olika användare utan att skrivas ut.
Digitala dokumentformat
Pdf behåller sin ställning som det dominerande dokumentformatet på nätet. Den här typen av dokument får också allt fler möjligheter, som att signera dokument även utan speciella program.
Ordbehandling på nätet
Både Google Docs och Microsoft Office 365 gör det enklare att dela och ändra i dokument helt digitalt.
Moderna utskrifter
Skrivarna blir allt smartare. I dag har många skrivare dubbelsidiga utskrifter som förval, vilket har minskat pappersspillet avsevärt.
Pekplattor
Passar utmärkt för att läsa digitala dokument och börjar få fäste på vissa företag, inte minst på ledningsnivå.
Smarta mobiler
Tillsammans med pekplattorna ger de en klar fördel för digitala dokument som kan läsas och ändras mobilt. Smarta mobiler var en av de första digitala plattformarna som kunde ge digitala dokument samma mobilitet som papper.
