Att köra ett standardiserat affärssystem och låta organisationen anpassas efter systemet kan spara stora pengar. Ett företag som valt den vägen är elektroniktillverkaren Beijer Electronics.

CS har tidigare berättat att företaget inför ett nytt affärssystem från IFS som ska hantera alla processer. Kostnaden för skiftet från ett lapptäcke av gamla system, egenutvecklade och inköpta via förvärv av dotterbolag, beräknas ligga runt 30 miljoner kronor.

– Införandet går enligt kostnadsplanen, men det är lätt att underskatta tidsinsatsen och vilka personalresurser som krävs för att hantera sådana här projekt. Framför allt har det tagit tid att förändra och anpassa av alla interna processer till ett affärssystem, säger it-chefen Joakim Stolt.

Tidsplanen för installationen har skjutits fram något eftersom Beijer har köpt två bolag. Målet är nu att samtliga bolag ska köra det nya affärssystemet från 2013.

Arbetet har pågått i drygt ett år och i sommar är företaget halvvägs med installationen.

– Genom att standardisera slipper vi dyr utveckling och anpassning och kan lägga konsultkostnaderna på rådgivning, förändring och anpassning av processer så att affärssystemet fungerar ihop med organisationen. På sikt ska vi klara alla systemskiften själva när vi köper bolag, säger Joakim Stolt.

Tekniskt har allt gått bra, delvis beroende på att affärssystemet har installerats nästan helt utan anpassningar. Ändå har det krävts en del konsultstöd.

Användarna får tillgång till affärssystemet via ett webbliknande gränssnitt, IFS Enterprise Explorer, via programmiljön Dotnet.

– Dotnet hanterar allt som har med klienterna att göra, såväl uppdateringar som fixar. För användarna blir affärssystemet som att arbeta i ett vanligt Windowsprogram. Det blir användarvänligt och kräver ingen installation ute på fältet från it-avdelningens sida. På så sätt sparar vi mycket arbete.

I affärssystemet har Beijer installerat en e-faktureringslösning, där alla leverantörsfakturor skannas in i ett elektroniskt fakturaflöde. På sikt ska företaget införa fler e-lösningar och hoppas slippa pappersfakturorna.

Affärssystemet har börjat driftas relativt nyligen så ännu har det inte gått att se några mätbara affärsfördelar.

– Men det handlar om förenklade produktflöden, snabbare respons till kunder och logistikfördelar, både mot partner och mot leverantörer. Fördelarna på sikt blir synligare och mer uppenbara med skalfördelarna: ökad enhetlighet, högre kvalitet på interna processer och bättre logistikflöden. När alla kör systemet når vi de riktiga fördelarna och besparingarna genom att vi kan köra färre och större processer, säger Joakim Stolt.

Fakta

  • Beijer Electronics säljer industriella automations- och datakommunikationslösningar.
  • Företaget arbetar i 17 länder och omsätter cirka 1,2 miljarder kronor.
  • En snabb expansion sker i Asien, med ökning av orderingången på vissa håll på uppemot 50 procent på årsbasis.
  • Det nya affärssystemet IFS Applications 7.5 används av 300 personer i Norden, Tyskland, Taiwan och Kina, i exempelvis divisionerna Industrial Data Communications och HMI. Systemet får 600 användare världen över på sikt.
  • Affärssystemet driftas internt från Malmökontoret, med pc-servrar från HP och en Oracledatabas i botten. Det innehåller en kund- och en artikeldatabas för samtliga dotterbolag.