När Securitas beslutade att satsa på ett internt socialt nät, My Securitas, var det ett språng ut i det okända, berättar kommunikationsdirektör Gisela Lindstrand och och Helene Åström, ansvarig för internkommunikationen.

– Vi hade inte haft ett koncern-övergripande intranät innan utan gick direkt till 2.0. I samma veva släppte vi kontrollen över användningen – 98 procent av det som produceras i nätet är helt användarstyrt.

Gisela Lindstrand beskriver My Securitas som en blandning av Wikipedia, Facebook och ett traditionellt intranät. I dag är 13 000 av Securitas 300 000 medarbetare anslutna.

– Först anslöt vi våra operativa linjechefer, de som sitter ytterst i linjen och har kontakt med våra kunder. Över 60 procent av dessa har aktivt skapat en egen profil, där de förutom kontaktuppgifter också anger vad de arbetar med och sina specialiteter. Sedan i höstas har vi kopplat på fler kontorsanställda – medarbetare som i dag har egen mejladress eftersom majoriteten arbetar ute på fältet som väktare, säger Helene Åström.

– Vi ser att antalet aktiva användare ökar stadigt.

Sedan My Securitas infördes har nya företag köpts upp och nu finns verksamhet i 51 länder. Språkbarriärerna är också en av de största utmaningarna för att kunskapen verkligen ska kunna delas av medarbetarna. Totalt talas 42 officiella språk inom koncernen, runt 30 av dem är större språk.

– 45 procent av medarbetarna har engelska som språk – men det finns också många som inte kan engelska så bra. En del kan det inte alls, säger Helene Åström.

Det finns heller inga regler om vilket språk som ska användas.

– Nej, vi har påpekat att om man vill att så många som möjligt ska kunna ta del av det man skriver så är engelska bäst. Men det finns exempelvis en stark spansk community i nätet, säger hon.

En del i My Securitas som blivit mer populär än väntat är ”activities” där det går att dela projektinformation och liknande. En annan populär funktion är den som företaget står för centralt – en bank med mallar för offerter och liknande.

– Det finns också några uppskattade bloggar. Vi har en medarbetare här i Europa som är expert på säkerhet i kollektivtrafiken och hon har fått en arena där hon kan dela med sig av sin kunskap nu. Den bloggen är det många som följer, säger Gisela Lindstrand.

Men även om användningen nu kommit i gång är det svårt att säga hur det kommer att se ut framöver.

– Det här är en levande plattform – det utvecklas hela tiden, säger Helene Åström.

Satsningen har inte gått obemärkt förbi utanför koncernen. Många stora företag, både svenska och utländska, har hört av sig för att få veta mer.

– En av de vanligaste frågorna är hur vi vågar släppa kontrollen. Är vi inte rädda att affärskritisk information ska spridas eller att det ska uppstå ett otrevligt klimat. Men vi har inte varit med om något sådant. I ett par fall har vi ingripit sedan starten – det är ju ingenting, säger Helene Åström.

Gisela Lindstrand som sitter i koncernledningen tycker att beslutet om My Securitas var modigt.

– Och det är inget vi ångrar. Det är svårt att räkna på affärsnyttan men det har gjort att vi arbetar på ett helt nytt sätt med att dela kunskapen internt.

Fakta

1. Gör hemläxan bland de tänkta användarna

Vad behöver de för att göra ett bättre jobb?

2. Ge användarna kontrollen

Låt diskussionen om säkerheten ta tid innan ni lanserar internwebben. När ni väl tar beslutet att börja använda den så ge i kontrollen till användarna.

3. Ta fram riktlinjer för de anställda

Riktlinjerna ska tala om hur nätet ska användas – och inte användas.

4. Gör en juridisk granskning land för land

Så att det inte dyker upp någon obehaglig legal överraskning.

5. Ett socialt nätverk ska vara socialt
Låt bli att importera de befintliga adressregister ni har och koppla på det sociala nätet. Dels riskerar ni att få med uppgifter som inte uppdaterats på de anställda in i nätet, dels riskerar det att skapa en distansering. Ett socialt nät ska vara just socialt – där ska användarna skapa sina egna profiler. Det är en omväg men det vinner i längden.

6. Se till att skaffa ”ambassadörer”
De ska verka för det sociala nätet ute i organisationen och i alla länder där ni finns. Ambassadörerna kan förklara hur nätet kan användas och visa hur det går till.

7. Kommunicera i det sociala nätet

Visa internt att det sociala nätet är den naturliga kommunikationskanalen. Exempelvis lade Securitas in all information för sitt landschefsmöte där så att alla som skulle delta tvingades att gå in för att få informationen.

8. Fyll även på med annat material

Se till att använda det sociala nätet till gemensamma resurser som mallar och annat material.

Källa: Gisela Lindstrand och Helene Åström, Securitas