Tidstjuv
Anställda måste leta

De flesta kontorsarbetare lägger en stor del av sin tid på att leta efter information som hanteras av det egna företaget.

I en nyligen genomförd undersökning av Yougov visar det sig att 47 procent av svenska arbetare lägger ner en halvtimme eller mer per dag på att leta efter information. 13 procent ägnar mellan en och två timmar åt att söka information och åtta procent mer än två timmar.

För utspritt
Informationen inte samlad

– Jag säljer söklösningar, så visst talar jag i egen sak. Men det borde vara självklart att man ska kunna söka efter all information som finns på företaget man arbetar på. Jag förstår inte att man accepterar att den möjligheten saknas, säger Ulf Magnusson, vd på Itera Consulting.

Lösningen han ser framför sig är att all relevant information som hör till en sökning visas på en sida på bildskärmen. Från den ska man kunna öppna dokument, visa rader i databaser, öppna formulär i affärssystem, öppna mappar med filer och så vidare. Ett exempel på ett användningsfall är säljaren som ska åka på ett kundbesök och snabbt behöver få fram all information som finns om kunden som ska besökas.

Som Google
Behöver inte vara avancerat

Det finns en förebild för hur söklösningarna på företagen skulle kunna se ut och det är Googles populära tjänst för att söka efter information på internet. Till skillnad från de sökfunktioner som finns inbyggda i många applikationer i dag hanterar Google sådant som felstavningar. Även om man skriver ”vitrualisering” så hittas information om virtualisering.

Den största fördelen med Googles söktjänst är att den täcker så många olika informationskällor. En söktjänst behöver inte vara avancerad så länge den visar resultatet av sökningarna på ett ställe.

Tekniska problem
Arkitektur ställer till det

– De olika applikationer som används på ett företag är uppbyggda som silos, medan en söklösning är applikationsövergripande, förklarar Ulf Magnusson.

Det är en teknisk utmaning att göra all information tillgänglig i en enda söktjänst. En del information lagras som dokumentfiler, annan som rader i olika typer databaser, ytterligare annan som text på webbsidor i intranätet. Exemplen är många – men problemen går att lösa.

– Det krävs en del handpåläggning, men det är enklare att skapa en företagstäckande söklösning än ett företagstäckande datalager.

Trög spridning
Affärsnyttan måste förklaras

Ulf Magnusson arbetar med både beslutsstöd och sökverktyg: Han ser skillnader i hur de olika områdena uppfattas.

– Efter några års missionerande om beslutsstöd på 1990-talet behövde man inte längre förklara affärsnyttan. Det går fortfarande trögt att sprida information om affärsnyttan med söklösningar. Under kundbesök får vi fortfarande börja med att beskriva att möjligheterna finns. De flesta inser efter ett tag att det finns ett behov av att kunna söka fritt efter information.

Fakta

Söklösningar bygger i grunden på att information från många olika typer av källor gås i genom och indexeras. Poängen är att kunna söka på ett ställe efter information från många källor.