För fem år sedan tröttnade de tre kommunerna Nacka, Täby och Upplands Väsby på att systemstödet för socialtjänst och äldreomsorg var så dåligt. De gjorde därför en upphandling av ett skräddarsytt system som vanns av Pulsen. Systemet, Combine, skulle vara utvecklat och färdiglevererat i september 2009. Ytterligare 22 kommuner i Stockholmsområdet högg på idén och skrev optionsavtal.

Nu har det gått fem år sedan upphandlingen och fortfarande är inte systemet helt klart. Förra året gjordes ett officiellt omtag i projektet och bara i Sollentunas äldreomsorg används Combine skarpt i dag.

– Det handlar om omognad både från oss kommuner och från leverantörens sida. Kommuner är inte vana it-beställare och har förlitat sig alldeles för mycket på leverantören som inte har kunnat hantera ett så här stort och komplext projekt, säger Annika Berg på Täby kommun som är samordnare för de tre utvecklingskommunerna.

Hon konstaterar att det brustit i projektmetod och projektorganisation.

– Det har varit alldeles för otydligt. I maj förra året när vi såg att systemet hade så stora säkerhetshål att det inte gick att införa drog vi i handbromsen och satte oss ner med Pulsen.

Det hela ledde till att Pulsen gjorde stora organisationsförändringar internt och sedan skapades en helt ny projektorganisation med en styrgrupp.

– Nu är det tydligt var besluten ska tas – det var det inte förut. Det fungerar som ett projekt ska göra helt enkelt, säger Annika Berg.

Hon konstaterar att även om projektet inte dragit i väg vad gäller kostnader ”det är fast pris som tur är” har det lett till att både Täby och Upplands Väsby, som skulle gått först, ligger kvar i riktigt gamla system.

– Vi skulle ha haft nya system för tre år sedan och de vi har är inte perfekta att arbeta i.

Men det största bekymret har varit att få medarbetarna att hålla kvar i den vision som ligger bakom systemet, tycker Annika Berg.

– När man kör en workshop till och en till och en till utan att det händer något.... Det är inte lätt att hålla visionen levande när folk hinner sluta och nya kommer in, säger hon.

– Samtidigt finns det ju ett skäl till att vi ville vara med och utveckla det här systemet som ska vara tydligt, rättssäkert och öppna upp den sociala verksamheten så att den blir tillgänglig hela dygnet.

Nu hoppas hon att projektet ska fortlöpa efter plan och att systemet är klart till årsskiftet.

– Även kravspecifikationerna har börjat bli gamla men vi har fått Pulsen att förstå att de får ta ansvar för att systemet inte blir ett system som hade varit modernt 2006 utan är modernt 2012.

Fakta

Systemet utgår från en processkartläggning av socialtjänstens alla processer som gjordes under ett antal år från 2002 och framåt.

Tjänsten hanterar processer för äldreomsorgens alla ärenden som hjälp i hemmet, dagverksamhet, korttidsboende, färdtjänst och särskilt boende. Det täcker handikappomsorgen med LSS, LASS och socialpsykiatrin. Den rymmer även individ- och familjeomsorgens ärenden som ekonomi, barn och unga, LVU, LVM, familjerätt och uppdragstagare.

Formulär fylls i en enda gång och sparad information visas sedan i flödet där det finns behov av att ha med uppgifterna. Sekretessbelagda uppgifter behöver aldrig lämna systemet.

Combine är i dag en molnbaserad tjänst och har tre olika vyer: medborgarens, myndighetens och utförarens.

Abonnemangskostnaden ligger mellan runt 1 000 kronor i månaden för 10 användare och 2 500 när det finns över 51 användare.

2004. Nacka, Täby och Upplands Väsby börjar samarbeta för att få fram ett bättre it-stöd för socialtjänsten.

2006.
Upphandlingen drar i gång.

2007. Pulsen tar hem upphandlingen och Combine-projektet startar.

2009.
Första deadline för systemets slutlevererans.

2011.
Utvecklingskommunerna bromsar projektet i maj. Det blir ett omtag av projektet med ny organisation i september.

Årsskiftet 2012–2013. Ny deadline för slutleverans av systemet.