Nästa sommar ska alla Sveriges myndigheter kunna hantera sina beställningar elektroniskt. Men det är inte bara där e-affärer står högt på agendan – många kommuner är också väldigt aktiva. Även om det är en bra bit kvar innan hela transaktioner från beställning till faktura flödar automatiskt mellan leverantörer och kommuner så finns det ett antal kommuner där över hälften är rena e-fakturor.

I Eskilstuna är runt 80 procent av fakturorna elektroniska. Nu har kommunen precis genomfört ett skifte där det nya systemet, Visma Proceedo, ger fler möjligheter. Så nu intensifieras arbetet med e-affärerna ännu mer enligt Ulf Borg, projektledare.

– När det gäller e-fakturor är det tufft att nå mer än kanske 85–90 procents andel, mest beroende på att det återstår leverantörer som kanske bara skickar en eller två fakturor per år.

Eskilstuna riktar in sig på att öka andelen e-beställningar, till att på sikt omfatta i stort sett alla upphandlade leverantörer. Där är det bland annat formatet Sveorder som gäller, som i första hand är tänkt att användas av de statliga myndigheterna.

– Vårt mål är att i år ansluta 25–30 nya leverantörer och därefter öka med 50 per år, säger Ulf Borg.

Redan med e-fakturor sparar kommunerna rejäla summor. Den direkta kostnaden ligger på knappt två kronor styck mot fyra fem kronor för en skannad.

– Hur mycket hela den förenklade hanteringen sparar är det svårt att räkna på. När det gäller abonnemangsfakturor som el, tele, leasing, hyra är effektiviseringen påtaglig.

Till Eskilstuna skickas totalt runt 150 000 e-fakturor, ungefär 120 000 av dem är e-fakturor så det är en besparing i kronor och tid motsvarande någon miljon. Det är ändå småpotatis mot e-beställningarna, de kan generera riktigt stora besparingar, enligt Ulf Borg.

– Genom att handla varor och tjänster från de leverantörer där vi har avtal handlar det säkert om besparingar på mellan 30 och 40 miljoner kronor om året, säger han.

Skellefteå är en annan kommun som arbetat aktivt med e-fakturor de senaste fyra åren och nu är uppe i ungefär 65 procent. Det är ett handfast jobb där kommunen måste söka upp leverantörer för att få dem att börja med e-faktura.

– Det går inte att tro att det ska gå i gång av sig självt. Det finns stora leverantörer som har e-faktura också men som inte erbjuder det. Man måste be dem om att skicka elektroniskt, säger Lena Plym Forshell, verksamhetsutvecklare i Skellefteå kommun.

Även i Skellefteå tittar man på hur den e-handeln kan utvecklas genom att börja använda Sveorder.

– På så vis kan vi öka vår e-handel och lägga e-beställningar till fler leverantörer, säger hon.

Fakta

Fortfarande är antalet e-fakturor långt fler än antalet e-order men e-order växer snabbare. Under 2011 växte e-order med 38 procent och och e-fakturor med 22 procent.

För myndigheternas del räknar Ekonomistyrningsverket, ESV med att besparingspotentialen för e-beställningar ligger på 1,4 miljarder kronor räknat på två års införande och fem års användning.