Landets 290 kommuner förbrukar tillsammans omkring 10 miljarder kronor om året på it. Det framgår av en rapport som Institutet för informationsteknologi tagit fram. Rapporten är utarbetad av experter på it i offentlig verksamhet.
Av kartläggningen framgår att totalt 6 300 kommunalanställda kan betraktas som it-personal och att det i kommunerna finns omkring 900 datorhallar för drift.Till det kommer mängder av serverrum.
Drygt 4 procent av it-driften är outsourcad. Då är inte Stockholm inräknat. När det gäller övrig kommunal verksamhet framgår till exempel att 15 procent av skolverksamheten och 47 procent av äldreomsorgen är outsourcad.
Av analysen framgår också att den genomsnittliga årskostnaden för it för en kommunal arbetsplats ligger på 17 510 kronor. Variationen mellan kommunerna är stor. Falkenbergs kommun sticker ut med en låg it-kostnad för arbetsplatser. Här ligger den på 6 025 kronor om året, vilket innebär en reducering med 66 procent jämfört med snittet. Utslaget på samtliga kommuner innebär det en möjlig besparingspotential på omkring 6,4 miljarder kronor.
Den lägre it-kostnaden i Falkenberg gör kommunen till ett populärt objekt för studiebesök från politiker och ledning i andra kommuner, medan intresset från övriga kommunala it-avdelningar inte är lika stort. Det som tilldrar sig intresset är att it-verksamheten varit outsourcad i 15 år. Fyra upphandlingar har gjorts. I dag har kommunen ett sjuårigt avtal, som löper ut 2017, med Advania. Företaget sköter driften av hela miljön, medan kommunen äger programlicenser och servrar.
Torbjörn Larsson, it-strateg, framhåller vikten av att avtalen med leverantören ska ha ett fast pris.
– Felet som många kommuner gör när de förhandlar om outsourcing är att de specificerar avtalen för hårt i detaljer.
Följden blir att det blir ständiga tvister och omförhandlingar när det sker förändringar. Det kan till exempel vara en propå om att uppgradera till Windows 8.
– Med vårt avtalsupplägg om en fast kostnad, kommer inga sådana propåer och leverantören vårdar varje miljö som om det vore deras barn. Det är leverantörens sätt att få lönsamhet och slippa jaga timmar.
Från början har Falkenberg ett traditionellt outsourcingavtal, men från och med den tredje upphandlingen infördes principen med en fast kostnad.
Inför framtiden tittar Torbjörn Larsson på molnlösningar där leverantören driftar applikationerna och kunden betalar enligt en prenumerationsmodell. Nyligen tecknades ett sådant avtal med Pulsen för en molntjänst för kommunens socialförvaltning.
– Den applikationen körs i Pulsens datacenter i Borås.
Frågan om rationalisering av kommunernas it-verksamhet är känslig. Principen med kommunalt självstyre gör att ingen central instans kan sätta upp tvingande direktiv. När arbetsgivarorganisationen Sveriges kommuner och landsting nyligen presenterade en handlingsplan för e-samhället 2013-2015 finns allmänna formuleringar om att kommunerna kan upphandla tjänster och system tillsammans.
Falkenbergs kommun tog redan för 15 år sedan ett politiskt beslut om att outsourca driften av applikationer och servrar. Kommunen har licensavtal med programleverantörerna och äger servrarna.
Den egna it-avdelningen består av två personer. På administrationen finns 1 525 användare.
Serverparken består av 170 Windowsservrar, som till 90 procent är virtualiserade.
I dag är det Advania, som levererar it-driften. Tidigare leverantörer var N-data, Tieto och Datahalland.
Nyligen tecknades ett avtal med Pulsen om en molntjänst för den sociala förvaltningen.
- 6300 kommunanställda jobbar som it-personal i Sverige.
- I Sveriges kommuner finns det 900 datorhallar för drift.
- Den genomsnittliga årskostnaden för it för en kommunal arbetsplats ligger på 17 510 kronor.
- Falkenberg kommuns it-kostnad är 66% lägre än snittkostnaden.
