Professor Sven Hamrefors har tillsammans med Fredric Landqvist, forskare på Viktorianinstitutet i Göteborg, skrivit en forskningsrapport om hur portaler bör utformas för att ge mesta möjliga utbyte för användare och organisationer. Avgörande för att systemen ska fungera är att alla system som ska hantera kunskap, kommunikation och informationsöverföring utformas av både verksamhetsfolk och systemexperter.

– Här krävs en bred ansats där olika grupper i företaget är inblandade, så att de system som skapas är förankrade i hur organisationen arbetar, säger Sven Hamrefors.

Relativ sanning 
Portaler kan användas för att förmedla information som är personligt anpassad. Ofta finns ingen entydig modell för vad som är rätt eller fel när man upprättar informationsstöd, exempelvis i portaler eller system för beslutsstöd.
– För varje situation finns en lösning som sannolikt är bättre än de andra. Men vad som är rätt är snarare en relativ beskrivning än en absolut sanning, säger Sven Hamrefors.
Svårigheten är att åstadkomma verktyg som ger det underlag som den mänskliga hjärnan behöver för att exempelvis fatta bra beslut. Så länge datorerna arbetar seriellt finns begränsningar i hur utbytet mellan maskin och människa kan ske. Ett exempel är de sökmotorer som finns, som hanterar och presenterar information på olika sätt.

– Det är viktigt att strukturera informationen på ett bra sätt om användarna ska kunna dra nytta av den i sitt arbete, säger Sven Hamrefors.

Två grundläggande val
När informationen ska anpassas efter användarnas behov finns det två grundval. Ena alternativet är förkategoriserad information, vilket bland annat används i sökmotorn Yahoo. Informationen kategoriseras efter ämnesområde eller annat för att användaren ska kunna klicka sig fram.

Andra alternativet är använda matematiska modeller där användaren kan söka efter information på mer associativt sätt, där ett exempel är sökmotorn Google. Denna teknik är mer öppen för associationer, exempelvis som när Amazon ger förslag på böcker eller skivor, mot bakgrund av tidigare besök.
Forskarnas slutsats är att information i företagen oftare struktureras med associerad teknik, det vill säga att den inte bör vara förbearbetad i olika kategorier .

– Fördelen med detta tillvägagångssätt, där man exempelvis arbetar med mönsteranpassning och andra generationens sökmotorer, är att det ger större möjligheter till lärande i utbytet mellan systemet och användaren, säger Sven Hamrefors.

Fakta

1 Begreppen för att beskriva kunskapen bör vara samstämmiga, verksamhetsförankrade och kunna tolkas på olika nivåer.

2 Ansvar, roller och resurser bör vara tydligt fördelade, framför allt vem som har ansvaret för olika typer av information.

3 Få till stånd en informationsarkitektur med tillhörande expert- och stödtjänster som förbättrar för företaget och som ger lokalt stöd.

4 Använd de tekniska verktyg som finns för att automatisera kunskapsprocesserna.

5 Dra nytta av teknik som gör det möjligt att successivt göra förbättringar och underhåll av informationsarkitekturen.

6 Var tydlig med hur olika informationskällor bör hanteras, samt vilka krav som gäller för ägare av de informationsresurser som finns.

7 Länkning bör fortlöpande kunna ske löpande när nya saker läggs in i systemet.

8 Personanpassning är viktigt. Användarnas aktiva val bör styra, inte en modell för kunskapsöverföring enligt ”one-size-fits-all”.

9 Undersök möjligheterna att skapa för användarna mer relevanta informationstjänster.

10 Låt slutanvändarna vara med i den kontinuerliga förbättringen av systemen.

Ladda ner rapporten som pdf