Lyckat systemskifte för godisfabriken

Företagsfusioner stöter ofta på problem när inkompatibla it-system sätter käppar i hjulet. Affärssystemen är företagets ryggrad och är svåra och kostsamma att slå ihop. Företagen som fusionerar hittar nya vägar för att slippa våndorna.

Sammanslagningen av Cloetta och Leaf är ett tydligt exempel. Redan före fusionen hade Leaf, som var fem gånger större än Cloetta, påbörjat ett byte från ett flertal olika affärssystem till ett enda, M3 10.1 Food and Beverage, från Infor.

– För att göra det enkelt valde vi att standardisera så mycket som möjligt. Ambitionen var att köra helt utan anpassningar i hela koncernen, säger Per Svensson, it-direktör på Cloetta.

Per Svensson fick uppdraget att rensa ut den gamla systemfloran på dåvarande Cloetta och rulla ut affärssystemet i den nya koncernen. I samma veva knöts det gamla Cloettas it-avdelning till honom.

– Genom att övergå från en decentraliserad modell med olika system till ett enda affärssystem underlättades fusionsarbetet i Cloetta och Leaf, säger han.

Alternativet, att köra olika affärssystem, i var ingen framkomlig väg.

– Det hade hade svårt att få dem att fungera ihop. Dessutom hade det krävts många integrationer, förändringar och anpassningar som inte hade tillfört verksamheten något värde. Det hade ökat driftkostnaderna och inneburit mer krångel, säger han.

Även om Cloetta har valt ett standardsystem, så affärssystemet i sig inte det viktiga, framhåller han.

– Affärssystemet är bara grunden, som måste uppfylla vissa krav, men det viktigaste är det som ligger ovanpå: styrningen och hanteringen av processerna – hur affärssystemet används i verksamheten.

I och med övergången gick Cloetta över till att använda definierade standardprocesser.

– Vi bestämde oss från början för att inte se tillbaka och utgå från det gamla, utan införde de nya processerna och arbetssätten rakt av. Även här handlar det om förenkling och enhetlighet. Det är bättre att ha processer som passar ihop och som inte är rakt igenom lokalt anpassade.

Renodlingen har givit upphov till en del motstånd ute i organisationen. Många användare var nöjda, men inte alla. Både it-personal och en del användare undrade varför de inte kunde fortsätta med befintliga system.

– För personal som är vana vid att jobba fristående, med sina egna system, kan det vara en tung omställning att börja arbeta på nya och mer enhetliga sätt.

Motståndet till förändring beror på bristande förståelse om varför ett systembyte sker.

– Då gäller det att berätta varför förändringen är nödvändig, för helheten och för att saker och ting måste fungera ihop, inte bara i den lokala organisationen utan även globalt.

Företaget startade förändringsarbetet tidigt och har arbetat med det under hela införandet. Även chefer på koncernnivå har varit ute i organisationen för att informera om systembytet.

Utan den typen av förankring skulle systembytet ha blivit betydligt tuffare, tror Per Svensson.

– Ledningsstödet har varit helt avgörande, inte bara för acceptansen, utan för att utnyttja affärssystemen för att skapa konkurrensfördelar. Vår vd har också varit delaktig i flera av styrgrupperna vid införandet. It är en viktig del inom Cloetta. Därför träffar jag regelbundet vår vd Bengt Baron, samt ekonomichefen och andra toppchefer i en it-styrelse. Vi pratar om vilka affärsmöjligheter som finns och om hur it ska utvecklas som en del av affärsverksamheten, säger Per Svensson.

Genom att göra affärssystemet enhetligt skapas en enklare grund för ett ett mer transparent beslutsstöd. Alla data laddas från affärssystemet till ett datalager. Ovanpå körs beslutsstödsverktyget Qlikview, för olika behov i koncernen.

– Planen är att köra större delen av det strategiska och taktiska beslutsstödet i Qlikview. Operativa rapporter körs med data direkt från informationen i affärssystemet, med stöd för anpassade rapporter. Direkt i affärssystemet kan ad hoc-rapporter användas för att skapa frågekörningar mot affärssystemets databas, säger Per Svensson.