Misstaget många gör är att skapa sina att göra-listor utan att sätta arbetsuppgifterna i ett sammanhang. Att bara punkta upp uppgifter som ska tas itu med utan att strukturera dem i någon form av ordning leder i många fall till stress, då de stora och tidskrävande uppgifterna kommer ta lång tid innan de bockas av.
Här är tre tips från Fast Company på hur du kan strukturera din att göra-lista (oavsett om du föredrar anteckningsblock, post-it lappar eller en mobilapp) och göra den till ett verktyg som ökar din effektivitet.
Organisera efter intensitet
Våra hjärnor har en begränsad kapacitet i hur mycket arbete och uppgifter vi klarar av under en dag. Om du din arbetsdag vanligtvis består av uppgifter som kräver väldigt olika insats i form av koncentration och fokus, kan det vara bra att organisera din lista utifrån följande tre kategorier:
- Hög intensitet: Stora projekt som kräver längre stunder av fokuserat arbete, eller arbetsuppgifter utan någon etablerad rutin.
- Medel intensitet: Vanliga arbetsuppgifter som du gjort förr, men som ändå kräver en viss grad av koncentration.
- Låg intensitet: De enkla sakerna, som att svara på mejl.
Organisera efter tidsåtgång
Att lägga upp din lista efter hur mycket tid arbetsuppgifterna tar är ofta en bra idé om du främst arbetar med återkommande huvuduppgifter och en viss del varierande sidouppgifter. På så sätt kan du se till att minska stress genom att tidskrävande sidouppgifter inte stjäl tid från dina huvudsakliga sysslor som måste klaras av. Om du dessutom kartlägger ungefär hur mycket tid dina vanligaste sysslor tar, kan du också lättare hitta utrymme för att arbeta mer intensivt med sidouppgifterna.
Organisera efter prioritering
Om dina arbetsuppgifter eller projekt skiljer sig markant i prioriteringsgrad, bör du organisera din att göra-lista utifrån följande fyra punkter:
- Brådskande och viktigt: arbetsuppgifter som måste göras på stört och är avgörande för att du ska nå ett visst mål.
- Brådskande men inte viktigt: saker som bör göras med en gång, men som inte är avgörande för att du ska klara av en arbetsuppgift. Till exempel att svara på ett mejl eller hjälpa en kollega.
- Inte brådskande men viktigt: ofta långtidsprojekt som inte behöver tas itu med på en gång. Var dock försiktig så du inte väntar till sista stund med denna typ av arbetsuppgifter.
- Inte brådskande och inte viktigt: distraktioner som stjäl vår tid, men som inte hjälper oss beta av arbetsuppgifter. Identifiera vad dessa distraktioner är för just dig och se till att inte lägga tid på dem.
