Genom att kunna jämföra sig enklare med andra kommer Uppsala kommun att få chefer som blir mer delaktiga och engarerade i sin verksamhet. Det är den stora förhoppningen med det nya beslutsstödsverktyget från Hypergene som Uppsala införde under hösten.

Systemet ska dessutom spara så mycket som en femtedel av chefernas tid för administration, berättar Åsa Agerman, som är ekonomidirektör för enheten Vård & Bildning på Uppsala kommun.

– Vi samlar all information på ett ställe med ekonomi-, personal- och verksamhetsdata, säger hon.

Uppsala kommun är hårt konkurrensutsatt och får allt fler privata konkurrenter. Enheten för Vård & Bildning står för merparten av kommunens verksamhet, men har tappat till privata aktörer. Från en andel på cirka 75 procent år 2005 till ungefär 62 procent i fjol. För att bryta trenden bestämde kommunens ledning under förra våren för lägga en ny strategisk affärsplan för att öka konkurrenskraften, öka lönsamheten och bli en mer attraktiv arbetsgivare.

Kommunen lade samtidigt en ny affärsplan, där det nya verktyget ska ge stöd genom att kunna besvara frågor som "vad ska jag som enhetschef ha genomfört" och "när ska målen vara genomförda".

– Beslutsstödet ska inte bara vara ett huvudkontorssystem utan cheferna ska kunna följa upp mål och planer som är satta utifrån verksamhetens behov och kunna jämföra sig med liknande enheter, säger Åsa Agerman.

På skolsidan används verktyget för planering, åtgärder, samt uppföljning för exempelvis rektorer avseende skolor, klasser och elever. Verktyget är avsett för första linjens chefer som behöver kunna se och följa upp sina egna mål.

– Vi inför även ett samarbetsrelaterat beslutsfattande med flöden där olika beslutsfattare kan klarmarkera och där det går att skicka ut uppgifter, så att jag som divisionschef kan dela ut uppgifter till andra chefer och se vad som finns i flödena, säger Åsa Agerman.

Effekterna är bland en bättre styrning, med tydliga och mer visuellt tydliga mål ute i organisationerna. Mottagandet har varit positivt säger Åsa Agerman och förväntningarna har infriats.

– Det uppstår alltid problem vid sådana här komplexa systeminstallationer, men det har lösts konstruktivt.

Nästa steg är att rulla ut verktyget i övriga delar av kommunen, bland annat inom området teknik och service.

Ekonomi- och personalinformation samt prestandaindikatorer som är relaterade till målen är på väg att läsas in. Där blir det blir möjligt för olika enheter att jämföra sig mot liknande organisationer genom benchmarking. Budget- och prognosmodulen sluttestas just nu, för att börja användas i april. Verktyget ersätter ett tidigare beslutstödssystem från Cognos, men ger högre funktionalitet. Den årliga kostnaden är dessutom lägre.

– Det nya verktyget är mer intuitivt, ger bättre prestanda och är enklare. Cognos är uppsagt sedan årsskiftet, och är helt borta. Det var för tungrott och vi fick inte in all information. Förutom att verktyget inte var tillräckligt flexibelt så fanns inte tillräckliga behörigheter att mata in data, utan bara att titta, vilket gjorde det omöjligt att koppla olika behörigheter till aktiviteter och planer, säger Åsa Agerman.

Fakta

Uppsala är den fjärde största kommunen i Sverige och har ungefär 200 000 invånare. Kommunen har länge arbetat med konkurrensutsättning, där många privata aktörer är med och delar på den kommunala kakan.

Enheten Vård & Bildning ansvarar för utbildning, vård och omsorg samt kultur och fritid. Enheten omsätter ca 5,4 miljarder och har 10 000 anställda av kommunens totalt cirka 12 000 anställda. Enheten utför uppdrag inom bland annat utbildning, lärande, vuxenutbildning, omsorg, äldreboende, personlig assistans, samt kultur och fritidsverksamhet.

Beslutsstödssystemet i kommunen används för att följa upp styr- och nyckeltal, samt mål och affärsplaner, centralt och inom tolv affärsområden.

Om en chef inom kommunen har problem inom ett område så kan denne få information om andra enheter, för att exempelvis kunna se om det felet är regelmässigt eller vad den enskilda organisationen kan göra för att förbättra sig.