Analysföretag som IDC har helt rätt när de påpekar att vi just nu står inför ett gigantiskt plattformsskifte. It-industrin återuppfinner sig själv, liksom när klient-server utmanade stordatorvärlden.

Nu är det alltså molnet, mobila kanaler, big data och social business som på sikt ska ersätta persondatorerna i nätverk.

Som cio på ett av Sveriges äldsta företag, SJ, ser jag hur it-leverantörerna utformar tjänster och erbjudanden enligt delvis nya affärsmodeller i linje med ”den tredje plattformens” struktur. Mycket av det ser väldigt intressant ut och matchar väl hur moderna organisationer vill fungera – mobilt, enkelt, socialt, kostnadseffektivt. SJ är ett i högsta grad mobilt företag, med många av våra 4 000 anställda ständigt på resande fot.

Jag tror dock att det kan vara värt att påpeka att den tredje plattformen av rent praktiska skäl inte kommer att ersätta särskilt många av våra befintliga system. SJ har producerat information i över 150 år, långt innan det fanns it-system, och vi har fortfarande system som processar information i den första plattformen, alltså centraliserade system. SJ, och de flesta andra stora företag med lång historia, kan helt enkelt inte bara byta över till den tredje plattformen, eller ens den andra plattformen, för många affärskritiska processer och system.

Frågan för oss blir då snarare hur vi kan göra större delar av vår information och våra system tillgängliga på ett sätt som är relevant givet vår affär och våra medarbetares behov.

När jag började som cio på SJ 2012 hade vi ett akut behov av att göra en del information tillgänglig i nya mobila kanaler och vi övervägde att migrera informationen till ett bättre format för just det ändamålet. Jag kände dock starkt att även om det skulle lösa det akuta problemet, var det ingen optimal lösning eftersom vi för varje nytt informationsområde som vi behövde göra mer mobilt och socialt skulle vara tvungna att göra andra speciallösningar. Jag såg framför mig en oändlig rad av punktinsatser.

Inom SJ har vi också i flera år arbetat med att konsolidera system för hr, ekonomi, produktion och mycket annat. Det gör vi för att spara pengar, men också för att säkerställa att vi inte hamnar i kompetenskriser med äldre system. Vi vill också undvika att information lagras på flera ställen, vilket är ett större problem än vad man kanske tror. Dels kostar det pengar i form av lagringsutrymme, bandbredd och processorkraft, dels riskerar vi att ha flera olika versioner av viktig information vilket kan leda till operativa oklarheter.

För att lösa det valde vi att samarbeta med experter på eim, enterprise information management, från Opentext. Vi valde också att implementera en standardlösning för eim, snarare än att utveckla en egen. Eim-lösningen sitter nu i mitten mellan alla våra system, vilket gör att informationen i ett ärende eller process bara lagras på ett ställe med god spårbarhet.

SJ har väldigt stora informationsmassor som vi nu digitaliserar och indexerar. Vi har foton, ritningar, kundärenden, avtal, säkerhetsdokumentation, personalinstruktioner och mycket annat. I princip allt ska digitaliseras och föras in i eim-systemet.

Ärendehantering och andra spännande och viktiga saker, exempelvis hantering av ostrukturerad information som mejl och chattar, kan sedan integreras mot den centrala eim-lösningen. Det känns väldigt skönt att ha en standardlösning som är ordentligt testad och väl strukturerad.

Vi ska nog se till att vi sköter informationshanteringen lika effektivt som vi sköter våra tåg.

De satsningar vi gör nu kommer att sänka våra it-kostnader med 30 procent men kommer också att kräva mycket arbete innan vi är i mål.

Först när vi har en vettig eim-plattform för merparten av vår information får vi en reell möjlighet att börja utnyttja fördelarna som den tredje plattformen erbjuder.


Björn Rosell är cio på SJ.