De flesta företag och myndigheter har stenkoll på hur många anställda de har. Men hur många är konsulterna?

Svaret på den frågan är inte alltid given.

Många har avtal med en stor mängd konsultleverantörer, som i sin tur kan ha har flera andra konsultbolag som underleverantörer. Och en mängd avdelningar eller förvaltningar kan självständigt och fristående från varandra avropa konsulter från samma ramavtal.

Trafikförvaltningen Stockholms Läns Landsting, tidgare SL, var tidigare ett exempel på just detta. Det landstingsägda kollektivtrafikbolaget hade ramavtal med ända upp mot 120 konsultleverantörer, varav många i sin tur hade underleverantörer. 5-7 personer var sysselsatta enbart med att administera alla konsultavrop.

– Dessutom var väldigt många olika enheter som gjorde avrop för olika ramavtal. Det gjorde det svårt att ha en full överblick över alla konsulter som var inne på företaget, säger Anja Tollgård Fagrell, upphandlingsledare på SL.
Inköpsavdelningen bestämde att man skulle göra en konsultinventering. Innan inventeringen började uppskattade SL att man hade något hundratal konsulter inne i företaget. Men den verkliga siffran visade sig vara mångdubbelt högre, cirka 500 konsulter.

– Det stämmer. Men när det gäller den siffran så måste man skilja mellan olika konsultområden. Vi hade ganska bra koll på hur många it-konsulter som var inne, men betydligt sämre koll på konsulter inom exempelvis entreprenad, säger Anja Tollgård Fagrell.

För att råda bot på problemet beslutade SL att låta alla konsultköp gå via en konsultmäklare som sköter alla kontakter med konsultleverantörerna.

– Det handlade om att vi ville ha en komplett överblick och kontroll över konsultköpen. Ju fler leverantörer du har, desto svårare blir det att kontrollera detta, säger Anja Tollgård Fagrell.

Efter att en konsultmäklaren upphandlades i slutet 2012 har SL:s samlade konsultkostnader sjunkit med i storleksordningen 10-15 procent, tillägger hon,

– Innan hade vi inte full koll hur många konsulter vi hade inne. Men idag har vi stenkoll på det. Vi får månadsrapporter som visar exakt hur många konsulter vi har inne på olika alla områden och hur exakt hur många timmar de jobbat.

SL:s satsning på konsultmäklare har också gjort det lättare för mindre konsultleverantörer att vara med och ta andelar i stora myndighetsupphandlingar. Tidigare var det ofta bara stora leverantörer som kunde få uppdrag, enligt Anja Tollgård Fagrell.