2009 fungerade avdelningen för it-utveckling på Försäkringskassan annorlunda än i dag. Det var många projekt i gång och de anställda var inte särskilt nöjda med sina arbeten. I det här läget gick 25 procent av budgeten för it-utvecklingsavdelningen 2010 åt till förvaltning av systemen som utvecklats.

Då inleddes en satsning på att omstrukturera arbetet. Eva Unger som är it-utvecklingschef berättar om tre viktiga steg som togs samtidigt som ett mer agilt arbetssätt infördes:

1. Tydligare definitioner av ansvarsområden för medarbetarna.

2. Tydligare definitioner av processerna i utvecklingsprojekten.

3. Att de anställda ”följer med” de produkter och tjänster som utvecklas, i stället för att göra samma typ av punktinsatser i många olika projekt.

Resultatet har inte låtit vänta på sig. 2013 var andelen av budgeten för förvaltning nere på 16 procent, vilket innebär en klar minskning. Kostnadsbesparingen ger ett utrymme för mer satsning på nyutveckling. I reda pengar lades 121 miljoner kronor ner på förvaltning under 2013. I dag finns det cirka 470 personer anställda på it-utvecklingsavdelningen och 883 anställda på hela it-avdelningen.

En av faktorerna som har förenklat förvaltningen är tydligare definitioner av ansvar för olika arbetsuppgifter. Om det är klart från början vem som ska utföra olika förvaltningsuppgifter slipper man lägga till på att springa runt och dels leta ansvariga, dels försöka övertyga folk om att de ska utföra arbetsuppgifter. Det blir billigare och går snabbare.

En förändring som kommit naturligt i samband med omorganisationen till ett förändrat arbetssätt är att utvecklarna har börjat arbeta närmare handläggarna som använder systemen.

– Tidigare hoppade utvecklare in i de projekt som fanns, nu är det vanligare att de specialiserar sig inom produktområden, säger Eva Unger.

Tillsammans med mer kontakt med handläggarna innebär det att utvecklarna i högre utsträckning är verksamhetsexperter i dag än tidigare. Det bör innebära att de utvecklar system som uppfyller kraven bättre, vilket i sig driver ner behovet av förvaltning.

Ett tecken på att omorganisationen till ett förändrat arbetssätt varit lyckad är att de anställda på it-avdelningen är mer nöjda med sina arbeten. Medarbetarindex, ett mått på hur nöjda medarbetarna är, har ökat från 67 2010 till över 90 2013. Maxvärdet är 100.

Fakta

På Försäkringskassan definieras systemförvaltning som följande:

  • Rättning av fel i system som är i drift.
  • Hantering av incidenter, till exempel säkerhetsproblem.
  • Support.
  • Allmän problemlösning kring systemen.