Specifikationerna för det nya elektroniska arkivet ska tas fram tillsammans med Riksarkivet. Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, länsstyrelserna i Stockholms och i Västernorrlands län, Post- och telestyrelsen samt Statens fastighetsverk blir pilotmyndigheter under utvecklingsarbetet.

Enligt en förstudie till det gemensamma arkivet har 117 av landets större myndigheter ett investeringsbehov på mellan 1,1 och 1,7 miljarder kronor för att få fram ett fungerande elektroniskt arkiv om de skulle utveckla eller handla upp teknik själva. Den kostnaden räknar Statens Servicecenter ska kunna minska med 80 procent med det nya gemensamma arkivet.

Att genomföra hela projektet med att ge myndigheterna ett elektroniskt arkiv räknar Thomas Pålsson, generaldirektör för Statens servicecenter, med kommer att kosta runt en halv miljard kronor.

Tanken med det nya arkivet är att det ska förbättra hanteringen av allmänna handlingar och fungera som en mellanlagringsplats innan Riksarkivet tar över ansvaret för att bevara handlingarna efter 20 år. Idag finns ingen standars för hur myndigheter ska kunna arkivera sin digitala information under lång tid.

Några stora myndigheter har redan egna e-arkiv och Thomas Pålsson tror att ett framtida gemensamt system kommer att vara intressant för små och medelstora myndigheter.

– Det kan man se till exempel på antalet pilotmyndigheter som ska vara med, säger han.

Projektet med att ta fram ett nytt e-arkiv har precis inletts, och hur mycket det kommer att kosta att ta fram ett system som passar alla myndigheter vet Thomas Pålsson inte ännu.

Hittills har Statens servicecenter fått 1,7 miljoner kronor av regeringen och Riksarkivet 250 000 kronor. De pengarna ska räcka till att göra en inventering av vilken teknik som finns tillgänglig och för att kunna genomföra en upphandling. I slutet av februari nästa år ska första delen av projektet avrapporteras för regeringen. Sedan planerar Statens servicecenter att gå ut med en upphandling. – Vi kommer inte att utveckla något själva utan vill upphandla en skalbar lösning, säger Cia Jarehov som är projektledare på Statens servicecenter.

Enligt planen ska den färdiga tjänsten kunna tas i bruk någon gång 2016.