När Volvo IT tar över som SJ:s outsourcingpartner blir det åka av direkt.

– Ja, vi drar igång i ett otroligt tempo. Sista mars nästa år ska allt ha förts över till Volvo IT och redan i höst ska de flesta system vara i full drift hos dem, säger SJ:s cio Björn Rosell.

Dessutom ska alla 1 700 arbetsplatser bytas till årsskiftet.

– Det är en utmaning för oss som organisation – förra gången vi bytte pc-arbetsplatser tog det över ett år.

Arbetet med den nya outsourcingaffären drog igång förra hösten och har gjorts i form av en innovativ upphandling – SJ bjöd in tio utvalda leverantörer och beskrev hur de såg framtiden. Sedan fick leverantörerna föreslå hur de skulle kunna möta de kraven.

– Det vi fick in var inte bara äpplen och päron utan en hel fruktcocktail med mängder av svarsvarianter, säger Björn Rosell.

Han konstaterar också att några leverantörer också hade problem att klara det sättet att upphandla.

– Några drog sig ur, någon skickade i princip bara in produktblad med vad de erbjöd. Men andra var betydligt mer ambitiösa och bidrog med ett detaljerat processtänk.

Från februari var tre leverantörer kvar och slogs om kontraktet. Vid sidan av Volvo IT handlade det om tyska T-systems och Evry och mot slutet var T-Systems siste utmanare kvar.

– Det som till sist fällde avgörandet var vilken leverantör som vi kände att det var lättast att samarbeta med – varken den tekniska lösningen eller priset blev den avgörande faktorn. Båda leverantörerna mötte våra behov på bra, men på olika sätt, säger Björn Rosell.

Avtalet med Volvo IT löper i totalt sju år och blev klart i slutet i juni men tecknades formellt i slutet av augusti. Leverantören tar över applikationsdrift, förvaltning, service desk och arbetsplatser som tidigare hanterats av tre olika aktörer – Evry, CGI och Fujitsu. Affären är värd uppåt en miljard kronor och SJ räknar med att spara stora pengar på att förvaltningen effektiviseras.

– Vi räknar med att sänka våra kostnader med nästan en tredjedel under perioden och initialt runt 40 miljoner kronor årligen, säger han.

Volvo IT:s outsourcingaffär med Stockholm har haft mycket ljus på sig – tittade ni på den inför beslutet?

– Ja, vi har haft kontakt med Stockholms Stad och vi kan konstatera att det begicks ett antal fel av båda parter i början av det projektet. Men det är sådant som Volvo IT lärt sig av och vi ser det som en bra erfarenhet.

Ännu ligger inte telefoni med i avtalet men enligt Björn Rosell hamnar även den troligen hos Volvo IT om något år.

– Vi har med en möjlighet till det i avtalet. Det är ju logiskt att den som tar hand om arbetsplatsen också tar hand om mobiler och plattor i takt med att allt smälter samman allt mer och vi blir mer och mer mobila.

Trots att affären gjorts i en innovationsupphandling är Björn Rosell noga med att betona att fokus legat på väldigt praktiska delar som att tydliggöra ansvarsgränser och se till att Volvo IT förbinder sig att också samarbeta med de leverantörer som SJ ser som sina strategiska it-partner, till exempel SAP, Opentext och Adobe.

– Vi vill inte ha ett fluffigt avtal där Volvo IT förbinder sig att komma med x innovationer per år. Det här handlar om att arbeta tillsammans och då är det viktiga att alla vet vad vi ska göra.

Även betalningsmodellen har förändrats.

– Det är Volvo ITs ansvar att se till att våra applikationer rullar och kan användas. Vill vi sedan göra något med applikationen, alltifrån periodvisa rensningar till kodförändring så beställer vi det aktivt. Så vi betalar inte för löpande förvaltning utan efter användning kan man säga.

Fakta

SJ har många it-projekt på gång, av 40 pågående interna projekt är huvuddelen it-projekt. Några av dem är sådana som resenärerna kommer att märka av framöver.
- På webben är en ny sajt på gång och en betaversion ligger ute för den som vill se. Här tar SJ också in synpunkter för att sajten ska utformas så kundvänligt som möjligt. Tanken är att sajten ska se likadan ut i mobil, dator och på storskärm.
- Biljettautomaterna ska bytas ut och SJ tittar här på innovativa lösningar tillsammans med schweiziska SBB.
- Tågpersonalen ska förses med en ny generation handdatorer där informationen ska vara anpassad just för det tåg och den resa som ska göras. På så vis ska de lättare kunna få ut relevant information till resenärerna. Om tåget blir sent och ett antal resenärer missar anslutande tåg ska personalen få bättre verktyg att hantera situationen och direkt se vilka som är berörda och på vilka platser de sitter. Genom ett tätare samarbete med Trafikverket och andra tågföretag är tanken att SJ ska kunna ha den absolut senaste trafikinformationen och de passagerare som behöver en biljett till en ny anslutning ska få den automatiskt till sin mobil.