Stockholms stad har just satt punkt för ett upphandlingspaket på fem upphandlingar värda över en miljard kronor. Det handlar om systemdrift, mobila terminaler, telefoni, support och datakommunikation. Alla överklagades men Stockholm vann i samtliga fall.

Läs mer: Ordet som sänkte hela upphandlingen

Sista pusselbiten – datakommunikation – föll på plats först nu i dagarna efter en rättsprocess på nästan 14 månader.

– Det är helt orimligt, vi hade tagit höjd för eventuella överklaganden med sex månader som Konkurrensverket rekommenderar, säger Anette Holm, cio i Stockholms stad.

Bara arbetet med att hantera överklagandena har kostat staden stora pengar.

– Vi har räknat på kostnaden och det handlar om 4 - 4,5 miljoner enbart för den tid vi lagt ner på allt pappersarbete med inlagor. Men då har vi inte räknat in att vi skulle fått ett lägre pris med det nya avtalet som vi inte kunnat utnyttja under tiden, säger hon.

Cygate som överklagade upphandlingen är också den leverantör som tidigare levererat datakommunikation. Parallellt med rättsprocessen har de kunnat fortsatt leverera till Stockholms stad.

– Det innebär alltså att 40 miljoner kronor gått rakt in i deras kassa under tiden. De har ingenting alls att förlora på en rättsprocess – kostnaden för överprövningen är ingenting mot det de plockar in. Och andra företag som vi pratat med säger att de skulle gjort precis likadant. Det visar att det gått för långt. Vi har hamnat i ett läge där gränsen är nådd.

Anette Holm poängterar att det är oerhört viktigt att upphandlingar går rätt till – att alla behandlas lika och att de är transparenta.

– Men jag tror inte att det som vi ser nu stämmer med lagstiftarnas intentioner.

Hon identifierar tre huvudproblem till att det ser ut som det gör.

– Det första är att hur själva lagen om upphandling är utformad. Det är i dag en lag för företagen och inte för de upphandlande myndigheterna. Den är tillkrånglad och ger stora möjligheter till överprövning – som upphandlare får det inte finnas en millimeters avvikelse från förfrågningsunderlaget.
Stockholm klarar sig ändå ganska bra understryker hon.

– Vi upphandlar nästan allt på it-sidan sedan 20 år tillbaka och har extremt stor erfarenhet. Vi brukar också få rätt i rättsprocesserna. Det är värre att förstå hur små kommuner och myndigheter ska klara det.

Det andra problemet är att det blivit så lätt att överklaga anser hon.

– En del överklagar utan att ha den minsta chans att vinna. Exempelvis överklagade Capgemini vår upphandling inom systemdrift trots att deras anbud stred mot kraven i upphandlingen. Jag förstår inte varför man överprövar om inte myndigheten gjort uppenbart fel.

För det tredje så tar rättsprocessen alldeles för lång tid om den går genom alla tre instanser – förvaltningsrätt, kammarrätt och högsta förvaltningsdomstolen.

I dag prövas om överklagandet håller måttet innan det tas upp i de två högre instanserna men Anette Holm tycker att det borde ske även i förvaltningsrätten.

– Redan där borde man kunna göra en snabbedömning och se om det överhuvudtaget ligger något i det så det är värt att lägga tid på det.

Förvaltningsrätten har öppnat för fler överprövningar medan den instans som fanns förut, länsrätten, var mer restriktiv.

I grunden är en ny lagstiftning enda vägen för att komma till rätta med problemen, tror hon.

– Lagstiftarna borde sätta sig ner med erfarna upphandlare för att få in bra idéer till hur den kunde utformas på ett bättre sätt. Jag är säker på att jag har hela Myndighetssverige med mig. Det finns en uppdämd frustration kring det här.

Fakta

  • Drift och förvaltning av centrala verksamhetssystem: Affären gick till Tieto och värdet ligger på 180 miljoner kronor per år.
  • Telefoni: Affären gick till Teliasonera och värdet ligger på 80 miljoner kronor per år.
  • Mobila terminaler: Affären gick till Atea och Teliasonera och regelbundna förnyade konkurrensutsättningar sker utifrån ramavtalet. För närvarande har Telia avropsavtal med staden. Värdet ligger på30 miljoner kronor per år.
  • Datakommunikation: Affären gick till TDC och värdet ligger på 40 miljoner kronor per år
  • Support för alla tjänsterna: Affären gick till Tieto och värdet ligger på 20 miljoner kronor per år.

Under 2016 ska avtalet om it-arbetsplatser förnyas och upphandlingen är snart igång. I dag innehas avtalet av Volvo IT och det är värt 550 miljoner kronor om året. Kampen om de stora tunga avtalen medför ofta fler överklaganden och även här har Stockholms stad tagit höjd med sex månader för eventuella rättsprocesser.