Massor av upphandlingar

Miljarder i potten

En bra bit över hundra pågående it-upphandlingar ploppar fram när man söker i Opic, en databas som samlar myndigheternas alla offentliga upphandlingar.
Det handlar om allt från små upphandlingar som Tekniska verken i Linköping som söker en partner till sin nya webb till riktigt storskaliga projekt, som när CSN upphandlar partnertjänster för allt från stordator- och serverdrift till pc-arbetsplatser och service desk.

Mjukvara i topp

Två stora ramavtal

Två upphandlingar tilldrar sig störst intresse bland leverantörer den här säsongen.

Kammarkollegiets megaupphandling av mjukvara och tjänster består av fyra olika ramavtal som tillsammans väntas omsätta 2,2 miljarder kronor årligen. De två första ramavtalen – kontorsstöd och grundläggande it – blev klara häromveckan, men tilldelningsbesluten överklagades i förra veckan och båda avtalen har tills vidare lagts på is. Vilka som utses som leverantörer i de två återstående ramavtalen – systemutveckling och informationsförsörjning blir klart i april respektive november.

Kommunernas upphandlingsorganisation Kommentus lägger sista handen vid ett saftigt ramavtal kring mjukvara och molntjänster. Det väntas omsätta runt 280 miljoner kronor årligen eller drygt 1,1 miljarder kronor under hela avtalsperioden. Anbudstiden gick ut häromveckan och hela upphandlingen beräknas vara klar i augusti.

Färre som deltar

Kostsamt att lägga anbud

För den som vill ha landets myndigheter med i kundlistan finns praktiskt taget bara en väg att gå – att delta offentliga upphandlingar.

För leverantörerna gäller det att komma med i Kammarkollegiets och Kommentus stora ramavtalsupphandlingar, eller åtminstone i någon av de många upphandlingar som enskilda myndigheter genomför på egen hand.

Trots det stora värdet på affärerna minskar antalet it-företag som lämnar in anbud. I konsultupphandlingar minskade antalet anbud med över 12 procent mellan 2012 och 2013, visar en genomgång av Visma Commerce.

– Det blir alltmer komplext att delta i upphandlingar. Det tar väldigt mycket tid och resurser i anspråk. Det kan avskräcka mindre leverantörer som kanske inte själva alltid har den kapacitet och kompetens som krävs, säger Johanna Falk, upphandlingschef på Atea.


Läs Mer: Fem tar storslam i statens nya mångmiljardavtal

Nya villkor hela tiden

Arbetet går inte att återanvända

Konsultföretaget Knowit har cirka 30 procent av sin omsättning från offentlig sektor.

– Offentlig sektor är ett väldigt viktigt segment för oss så vi lägger ner mycket tid och arbete på att komma med i de här ramavtalen, säger Mats Ohlsson, upphandlingsansvarig på Knowit.

Att sätta ihop anbuden är verkligen ingen barnlek. Mats Ohlsson berättar hur snart sagt hela bolaget kan engageras för att ta fram kompetensinventeringar, referenser och vidareutveckla kvalitetssystem för att svara upp mot krav som ställs i upphandlingarna.

– När vi är klara med allt det sätter vi ihop ett bidteam som utarbetar själva prisstrategin i varje enskild upphandling. Tyvärr kan man inte återvända särskilt mycket av det arbete man lägger ner. Nästa upphandling kan ställa helt andra krav på exempelvis referenser och aktualiteten i de kompetensinventeringar man gjort kan också ha ändrats, säger han.

Atea satsar hårt

Hel avdelning för upphandling

Atea är den i särklass största spelaren när det kommer till offentliga it-upphandlingar. Företaget sålde 2013 för 5,2 miljarder kronor till offentlig sektor och ungefär 60 procent av deras omsättning kommer från försäljning till myndigheter. En förklaring är att Atea lyckats bättre än de flesta andra med att placera sig högt på listan över leverantörer i en lång rad stora ramavtal.

– Om vi bara tittar på ramavtal så fick vi runt 1 500 avrop på ramavtal under förra året. Så det är ett otroligt stort inflöde av avrop – och upphandlingar också, så klart, säger upphandlingschefen Johanna Falk.

Atea har en hel stab med egna upphandlingsexperter.

– Vi har en central avdelning med sex anställda som enbart arbetar med upphandlingar. Vi jobbar uteslutande med att stödja och utbilda säljorganisationerna och kundansvariga i deras arbete med framförallt offentliga upphandlingar. I viss mån deltar vi även aktivt själva när anbuden skrivs, säger hon.

Läs mer: Stockholms cio: ”Överklagandet har gått för långt”

Priset ofta i fokus

Leverantörerna vill se kvalitetskrav

Ett problem i framförallt it-konsultupphandlingar är ett alltför ensidigt fokus på priset som urvalsfaktor, enligt flera leverantörer.

– Priser och leveranskapacitet viktas ofta högt i ramavtalsupphandlingar. Det är väldigt lite fråga om kvalitet när man mäter och utvärderar leverantörer. Det gynnar inte aktörer som har ett stort fokus på kompetens och kvalitet, säger Niklas Ambervik, konsultchef och ansvarig för försäljning till offentlig sektor på konsultföretaget Imano.

Vad ska man göra åt det då?

– Det är svårt, men ett första steg borde vara att man viktar kvalitet något högre i upphandlingarna.

Mats Ohlsson på Knowit är inne på samma linje.

– Vi vill gärna se upphandlingar där kvalitet, kompetens och förmåga att leverera är huvudkriterier. Förhoppningen är att få leverera mer uppdrag och hela lösningar till offentlig sektor, snarare än resurskonsulttimmar. För där ser vi ju hur upphandlingarna har en tendens att sluta med priskrig där till och med anbud med minustaxor tenderar att vinna, säger han.

Johanna Falk på Atea efterlyser en bättre dialog mellan leverantörerna och den upphandlande myndigheten så tidigt som möjligt i processen.

– Då blir det lättare för myndigheterna att ställa krav som leverantörerna klarar av att möta. Det blir också lättare för leverantörerna att förstå exakt vad myndigheterna vill ha.

Fakta

Upphandlingar på gång

Kammarkollegiet

  • Ramavtal för mjukvara och tjänster – Systemutveckling, vinnarna presenteras i april
  • Ramavtal för it-utbildning, presenteras i april, vinnarna utses i maj.
  • Ramavtal för Användarnära it-produkter, presenteras i april, vinnarna utses i augusti.
  • Ramavtal för klienter och mobiltelefoner, förstudie klar under våren.
  • Ramavtal för It-konsulttjänster. En jätteupphandling uppdelad i flera regioner. En region är klar, men övriga regioner återstår fortfarande. Processen har stannat upp på grund av överklaganden.

Kommentus

  • Ramavtal för mjukvara och molntjänster, anbudstiden har precis gått ut, upphandlingen beräknas vara klar i sommar.
  • Ramavtal för skrivare och kopiatorer, presenteras under februari eller mars.
  • Ramavtal för telefoni, anbudstiden går ut i mitten av februari.

Fakta

Antalet företag som lämnar in anbud i offentliga sektorns it-upphandlingar minskar. Det visar en genomgång som Visma Commerce gjort:

Antalet anbudsgivare i it-konsultupphandlingar sjönk från 4,1 företag per upphandling 2012 ner till 3,6 anbudsgivare under 2013.
För program och informationssystem sjönk antalet anbudsgivare från 2,5 till 2,4 företag per upphandling.
I upphandlingar av datorer och kringutrustning gick minskningen från 3,4 till 2,9 anbud per upphandling.

Atea är ohotad etta som it-leverantör till offentlig sektor. Företaget är deltar i en mycket stor mängd offentliga it-upphandlingar. Atea fick förra året runt 1 500 avrop från ramavtal där man är med som leverantör.
Atea toppar tidningens Dagens Samhälles lista över de it-företag som levererar mest till offentlig sektor:
1. Atea 5,2 miljarder (59 procent)
2. Teliasonera 3,5 miljarder (10 procent)
3. ÅF 2,5 miljarder (40 procent)
4. Sweco 2,2 miljarder (47 procent)
5. HP 2 miljarder (20 procent)
6. CGI 1,7 miljarder (30 procent)
Siffrorna gäller verksamhetsåret 2013. Siffran inom parentes anger hur stor andel av företagets intäkter som kommer från offentlig sektor.