Hur e-läget med statens digitala tjänster? Computer Sweden reder ut

Myndighetsgemensamma e-tjänster

Vad är det: Elektroniska tjänster riktade till privatpersoner och/eller företag och som förutsätter att flera myndigheter samordnar sig. Här är de viktigaste:

Mina Meddelanden

Vad är det: En tjänst för digital myndighetspost som kan användas både av privatpersoner och företag. Säkrare än vanlig e-post eftersom man måste skaffa en digital brevlåda godkänd för tjänsten och logga in med e-legitimation.

Status: Tjänsten finns på plats men används än så länge bara av sju myndigheter och två kommuner – Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Sunet vid Vetenskapsrådet, Tomelilla kommun, Transportstyrelsen, Tullverket och Värnamo kommun. Under våren är även Statens tjänstepensionsverk och Försäkringskassan på väg in. Även ett 40-tal kommuner har konkreta planer på att ansluta sig under året. Runt 150 000 svenskaprivatpersoner och företag har anslutit sig till tjänsten dit även de digitala brevlådorna Digimail och Kivrakopplats på. It-minister Mehmet Kaplan har tidigare aviserat att han ska se till att fler myndigheter ansluter sig men ännu har inga skarpare direktiv dykt upp i regeringens regleringsbrev till myndigheterna. Danmark har valt en hårdare väg än Sverige och beslutat att alla medborgare får en digital postlåda dit all myndighetspost ska gå – vill man inte det så får man aktivt avsäga sig för att bli undantagen.

Vinst: Myndigheterna sparar stora summor – uppemot en miljard är en siffra som nämns – på att inte behöva skicka fysiska brev och lägga pengar på porto, papper och kuvert. Men det förutsätter att systemet är fullt utbyggt, det vill säga att alla myndigheter finns med och fem miljoner personer och företag har egna digitala brevlådor.

Min ärendeöversikt

Vad är det: En slags elektronisk pärm som samlar en persons interaktion med myndigheter. Där ska det gå att se vilka ärenden och kontakter som pågår och hur status på dem är.

Status: Inte igång. Hela tjänsten är avhängig av hur det går för Mina meddelanden. Först när det finns mycketdigitala utskick blir det relevant att skapa en översikt för användarna. Just nu utreds hur en översikt ska genomföras, hur den ska sättas i drift och hur man ska ansluta sig till den.

Vinst: När det enkelt går att ha koll på sina ärenden är tanken att kundtjänsten också avlastas. Enligt den förstudie som Transportstyrelsen gjort är värdet av nyttan för färre samtal och minskad tidsåtgång 90 miljoner kronorper år under starten och 300 miljoner kronor efter fem år.

Mina Fullmakter

Vad är det: Ett samlingsnamn för olika sätt att hantera fullmakter. Tanken är att ge privatpersoner koll på sina fullmakter – du ska enkelt kunna se vilka som du gett rätt att företräda dig och vilka du har fått rätt att företräda. I tjänsterna ska det också gå att skapa nya, förlänga eller återkalla fullmakter.

Status: Den första så kallade fullmaktsnoden kallas Fullmaktskollen och där ska fullmakter inom livförsäkring och pension samlas. Just nu upphandlas den tjänsten av Pensionsmyndigheten och tanken är att försäkringsbolagen ska kunna ansluta sig i slutet av året.Det finns också planer på att kunna gå vidare till andra områden. En förstudie har gjorts när det gäller att skapa ett nationellt register för gode män och förvaltare där allt i dag sköts på papper. Men för att gå vidare krävs lagändring och den frågan ligger hos regeringen.

Vinst: Handlar inte i första hand om vinster för myndigheterna. När det gäller Fullmaktskollen är det en del av Pensionsmyndighetens uppdrag att informera och upplysa människor om deras pensioner. När det gäller planerna på en fullmaktsöversikt för gode män och förvaltare är det framför allt ett sätt att göra systemet rättsäkrare så att det inte cirkulerar fullmakter som egentligen dragits in som det kan göra när det är pappersbaserat.

E-arkiv och e-diarium

Vad är det: Hur den elektroniska informationen ska bevaras är ett eftersatt område i dag. Möjligheterna med att samordna hur den elektroniska information som strömmar in på myndigheterna ska bevaras utnyttjas inte fullt ut i dag. Det digitala flöde av information som kommer in skrivs ofta ut för att hamna i ett pappersarkiv eller ligger kvar digitalt i de olika stuprören och blir därför både svårtillgänglig och svår att överblicka.

Status: En förstudie är inlämnad till regeringen från Statens servicecenter som gärna vill ta nästa steg och upphandla e-arkiv som sedan kan erbjudas myndigheterna. Sju pilotmyndigheter har förbundit sig att ansluta sig till tjänsten – Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Men för att gå vidare krävs finansiering från regeringen, runt tio miljoner de närmaste två åren. Det krävs också en del lagändringar bland annat för att myndigheterna ska få rätt att outsourca förvaring och drift av sina arkiv.

Vinst: Ekonomiskt är beräkningen att ett gemensamt e-arkiv enbart för de sju pilotmyndigheterna sparar flera tiotals miljoner. Med e-arkiv ska det också bli enklare för myndigheterna att söka och få tillgång till den egna informationen, vad som planerats, beslutats och genomförts på myndigheten. Dessutom är tanken att medborgarna får större insyn och att det skapas större möjligheter att återanvända informationen i form av öppna data.

Elektronisk inköpsprocess

Vad är det: Kallas ibland e-inköp. Innefattar hela kedjan från annonseringen av en upphandling fram till beställning av det som upphandlats, genomförd med stöd av elektroniska lösningar genom hela kedjan. Den elektroniska inköpsprocessen ska införas i tre steg – i omvänd ordning jämfört med den verkliga inköpsprocessen. Här är delarna:

E-faktura

Vad är det: Att myndigheterna kan ta emot elektroniska fakturor. Första delen på vägen mot e-handel i staten.

Status: Från 2008 kan alla myndigheter ta emot e-fakturor. Men det kan vara ett steg ytterligare på gång – att slopa pappersfakturorna helt. Nyligen beställde dock it-minister Mehmet Kaplan en genomlysning av konsekvenserna vid en total övergång till e-fakturor i offentlig sektor från Ekonomistyrningsverket.

Vinst: Innan e-faktura infördes beräknades den förenklade hanteringen spara totalt fyra miljarder kronor under fem år för staten. Hittills har besparingarna inte blivit riktigt så stora som väntades, bland annat för att det varit svårare att ansluta leverantörer än väntat.

E-beställningar

Vad är det: Steg två på vägen mot e-handel i staten – att myndigheterna köper in och beställer elektroniskt.

Status: Infört på nästan alla myndigheter med fler än 50 anställda även om införandet dragit över den ursprungliga tidsplanen där deadline var juli 2014. Men det återstår arbete med att effektivisera arbete internt i myndigheterna och att ansluta leverantörer för att nå de långsiktiga målen om effektivisering.

Vinst: Staten räknar med en total besparing på 3,2 miljarder kronor, men det förutsätter att man verkligen lyckas med att få ut effektiviseringarna och ansluta leverantörerna. Framför allt handlar det om att prismedvetenheten höjs, hanteringen går snabbare, det blir färre fel och kvalitet och service höjs.

E-upphandling

Vad är det: Sista och avslutande delen i trestegsraketen för att skapa en sammanhållen elektronisk inköpsprocess i staten. Det som knyter ihop e-upphandling med e-handel är en elektronisk katalog med alla avtal eller en elektronisk beställningskatalog som innehåller det som upphandlats.

Status: Ett nytt EU-direktiv slår fast att myndigheterna måste kunna genomföra upphandlingar med elektroniska medel. Nu är frågan om Sverige ska välja att ställa högre krav än så när lagen införs här och också se till att myndigheterna behöver ha system eller plattformstjänster för e-upphandling. Frågan ligger hos regeringen. Men den 18 oktober 2018 ska det hela vara på plats.

Vinst: Det talas lite löst om miljardbesparingar när processerna blir mer effektiva och stringenta. Miljövinsterna när hanteringen blir papperslös lyfts fram. Dessutom ska e-upphandling göra det enklare att lämna anbud och det förväntas underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingarna.