Svenska spel
Svenska spel har funnit en lösning för att få bukt med enkronaskonsulenterna.

– Vi funderade mycket kring timpriser innan vi satte i gång upphandlingen. Vi känner väl problematiken kring taktisk prissättning och kom fram till att vi helt enkelt inte ville gå fram med priskriterier i den här upphandlingen, berättar Maria Hellqvist, strategisk inköpare på det statligt ägda bolaget Svenska spel.

Computer Sweden har i en serie artiklar berättat hur enkronasbud och strategisk prisdumpning förmörkat ett flertal stora it-konsultupphandlingar i offentlig sektor. Den extrema pristaktiken kan leda till stora problem för myndigheter. Detta eftersom de it-konsultföretag som utlovat de mirakellåga timpriserna för att vinna i upphandlingarna, i slutändan oftast inte kan – eller vill – leverera it-konsulterna till de priser och kompetensnivåer som utlovats.

Läs mer: Drömmen lever om perfekta villkor

När Svenska spel förra året skulle dra i gång sin it-konsultupphandling var de väl medvetna om problemet med taktisk prissättning. Bolaget hade många år tidigare genomfört en traditionell upphandling där konsulternas timpriser, tillsammans med kompetenskrav och så kallade golvpriser, var urvalskriterier. Det slutade med att alla anbudsgivare lade sig exakt på golvprisnivån och då tvingades man lotta fram vilka leverantörer som skulle vinna upphandlingen.

Den nya it-konsultupphandlingen omfattar fem olika anbudsområden. I två av dessa ansåg Svenska spel att problemen med taktisk prissättning var så stora att man överhuvudtaget inte ville ta risken att använda timpriser som ett urvalskriterium.

– I stället angav vi själva vilka taktimpriser som skulle gälla. Sedan utvärderade vi leverantörernas anbud med enbart kvalitetskriterier. Men i nästa steg, när vi avropar från ramavtalet, sker en förnyad konkurrensutsättning och då får leverantörerna naturligtvis gå under de avtalade taktimpriserna, förklarar Maria Hellqvist.

Läs mer: Konkurrensverket läxar upp myndigheternas upphandlare - gör nu själva samma misstag

Hur gjorde ni för att bestämma nivån på timpriserna?
– Vi gjorde helt enkelt en marknadsanalys av vad de här konsulttjänsterna faktiskt kostar på den kvalitetsnivå som vi ville ha. Sedan handlade det också om vad vi maximalt kunde tänka oss att betala. Nu har vi en prisnivå där vi vet att kommer att få högkvalitativa konsulter levererade. Det är oerhört viktigt för oss.

När timprisfrågan var röjd ur vägen kunde Svenska spel helt övergå till att utvärdera det som de själva ansåg allra viktigast – it-konsulternas kompetens, erfarenhet och kvalitet.

– Vi tänkte på vad som är viktigt för oss i en högkvalitativ konsulttjänst. Vi kom bland annat fram till att det är superviktigt hur leverantören jobbar med kompetensutveckling av sina konsulter. Och hur de jobbar med uppdragsuppföljning och kvalitetssäkring av underleverantörer. Vi ville också att leverantörens key account manager skulle beskriva vad de själva tyckte var viktigast i sitt arbete. Vi vet av erfarenhet att en riktigt bra Key Account Manager som verkligen vill lära känna vår organisation också kommer att kunna leverera mycket bättre kandidater till oss vid avropen, berättar Maria Hellqvist.

Det tog lång tid att utvärdera alla kvalitetskriterierna eftersom man verkligen ville säkerställa korrekta bedömningar, berättar hon.

– Men samtidigt lärde vi känna de olika leverantörerna på ett väldigt bra sätt. Hela it-avdelningen var väldigt engagerad i alla faser av upphandlingen. Det var en mycket rolig upphandling att göra, säger Maria Hellqvist.

Vad tyckte leverantörerna om det här upphandlingsupplägget?
– De tyckte det var jättebra. Även de som förlorade upphandlingen sa i de utvärderingsmöten vi hade efteråt att de uppskattade det upplägg som vi valt. Det var inte heller någon som överklagade tilldelningsbesluten.

Fakta

  • Statliga Svenska spels it-konsultupphandling påbörjades förra året och tilldelningsbesluten blev klara strax efter årsskiftet. Nu har Svenska spel börjat avropa på avtalet, framförallt på konsulttjänster inom systemutveckling. Upphandlingen är uppdelad i totalt fem olika teknikområden.
  • Det speciella med upphandlingen är att ramavtalsleverantörerna i två teknikområden valts ut med enbart kvalitetskriterier. Svenska spel föregick risker för enkronasbud och taktisk prissättning i leverantörernas anbud genom att själv sätta it-konsulternas timprisnivåer i upphandlingen.
  • Ett annat inslag i upphandlingen är att ramavtalsleverantörerna har förbundit sig att svara på alla avrop. Kan de inte leverera på ett avrop så måste de ange varför, samtidigt som de får en bock i kanten. När en leverantör fått ett visst antal sådana bockar har Svenska spel rätt att antingen utesluta leverantören från kommande avrop eller säga upp ramavtalet i förtid.

En offentlig ramavtalsupphandling där myndigheterna köper in it-konsulttjänster innehåller flera olika steg. Här är de viktigaste:

1. Leverantörerna skickar in sina anbud.

2. Anbuden utvärderas. De med de bästa anbuden utses till ramavtalsleverantörer i ett så kallat tilldelningsbeslut. Oftast är det timpriserna som väger tyngst i utvärderingen. Men även kundreferenser och kvalitetskriterier kan vara utslagsgivande.

3. Tilldelningsbeslutet överklagas nästan alltid av leverantörer som är missnöjda med utfallet av upphandlingen. Överklagandena behöver ibland prövas av flera olika domstolsinstanser, vilket kan ta många månader. Det aktuella rättsläget just nu är att domstolarna ger grönt ljus för enkronasbud i it-upphandlingar. När Kammarkollegiet förra året försökte slänga ut en leverantör från sin it-konsultupphandling som erbjudit it-konsulter för minus 11 kr/tim fick de bakläxa i en dom från Förvaltningsrätten.

4. Återstår för myndigheten att välja vilken av ramavtalsleverantörna som de ska köpa it-konsulttjänster från. Ett sätt är att göra en förnyad konkurrensutsättning.Då får ramavtalsleverantörerna på nytt skicka in ett anbud med sina lägsta konsulttimpriser. Den med lägst timpris vinner. Men det kan också avgöras av andra kriterier, exempelvis kompetens eller kundreferenser.