JOna ekström
Jonas Ekström. Foto: Karin Lindström
Misslyckade projekt talar vi inte alltid högt om. Men när verksamhetschefen och överläkaren Jonas Ekström från Sala berättade om ett kraschat portalprojekt och lärdomarna av det var konferenssalen på vård-it-mässan Vitalis överfull.

Exemplet han valde var när Västmanlands läns landsting för ett par år sedan beslutade att införa en portal som skulle samla informationen i de underliggande systemen i olika moduler för – som det hette i projektbeskrivningen – ”varje uppgift i vården”. Allt med en enda inloggning i stället för att logga in i varje system i sig.

Läs mer: Vården vill ha miljarder till it - socialministern säger nej

Till en början gick projektet bra men efter hand som det lades in moduler för sådant som journaler och patientadministration började det gå snett. Eftersom vårdpersonalen ville komma åt informationen i de underliggande modulerna började det upplevas som ett problem att inte komma direkt dit utan att klicka sig in via portalen.

– Inloggningen kunde ta två minuter och måste göras varje gång någon bytte arbetsstation. Och det gör man ofta i vården så plötsligt gick det väldigt mycket tid till spillo, säger Jonas Ekström.

Läs mer: Uppkopplad hälsa en guldgruva – men stora säkerhetsrisker kommer på köpet

Först efter omfattande användarundersökningar som visade problemets omfattning lades projektet till sist ner. Men det finns mycket att lära, konstaterar Jonas Ekström, inte minst om hur viktigt det är att formulera
målen för projektet omsorgsfullt.

– Vad ska man egentligen åstadkomma?

Målen för portalprojektet var formulerade som om det var att få en modul för varje uppgift i vården.

– Men att införa ett system kan knappast vara målet – det måste handla om ökad effektivitet, patientsäkerhet och vårdkvalitet.

Det finns också mycket att fundera kring när det gäller
användarrepresentationen. Inte minst att välja ut användare som verkligen är representativa och inte bara de som råkar ha tid att vara med. Fundera ett varv till på om de man valt verkligen är representativa så man inte väljer personer som faktiskt inte tycker som de flesta andra medarbetare.

Är de man väljer reaktionära användare som inte egentligen är intresserade av nya sätt att arbeta? Eller är de teknikvänliga och snabba att lära nytt? Ja, då kanske de inte är särskilt representativa. Jonas Ekström föreslår att man tänker på användarna som en skala mellan ytterligheterna.

– Vilka ska man välja då? Ja, mitt råd är att man plockar bort de mest progressiva och de helt förändringsobenägna och tar dem som ligger i mitten av skalan men lite mer åt förändringshållet.

Mässa
Översikt av vård-it-mässan Vitalis. Foto: Karin Lindström
Prestigelöshet är en annan viktig faktor, menar Jonas Ekström.

– Ideologerna är ett jätteproblem. Det bor en ideolog i oss alla – inte minst hos oss män enligt min erfarenhet. Vi har rätt, vi vet hur framtiden utkristalliseras och vi ändrar oss inte.

Men för att få med sig fundamentalisterna som har svårt att ompröva sina ståndpunkter krävs att man försöker fokusera på fakta, säger han.

– Och så får vi alla försöka utmana oss själva.

Just öppenheten för att ändra sig är oerhört viktig – och det gäller också att erkänna när man misslyckats.

– Vi lider ofta av misslyckandeskräck. Vi ser att det är på väg åt fel håll men vill inte erkänna det. Det handlar om känslor av skam och oro för vad andra ska tycka, men det kan orsaka organisationer stor skada, säger Jonas Ekström.

Till sist konstaterar han att landstingen inte ska utveckla system själva utan låta företag göra det.

– Om man tar ett analogt exempel – om jag kom till ledningen och sa att jag tycker vi ska utveckla en egen bil, Landstingsbilen. Då skulle alla bara skratta, men när det handlar om it är det okej. Det förstår ju alla att det är absurt.

Computer Swedens reporter lyssnade runt med mässans deltagare om vad som är det mest spännande inom e-hälsa just nu?

Sara Almvide, Siemens Healthcare och Iris Eriksson, Västra Götalandsregionen:
Iris och sara– Av det som händer här är det kanske att e-hälsovärlden börjar få upp ögonen för kravställning – det fick ju ett helt eget block i år. Vi är på väg mot mer användarinvolvering.

Ann-Sofie Ardfelt, VGR IT:
Ann-sofie– Stor fråga - det finns hur mycket som helst. Journal på nätet är en av de stora grejerna. När jag är här handlar det mycket om att titta på de stora systemen – vi har ju vårt 3r-samarbete där vi tittar på den framtida informationshanteringen. Det är intressant att se vad leverantörerna har i sina olika sviter. Och vad vi ska göra fram tills vi har ett större system, så inte vården bara sitter och väntar på det i ett par år.

Björn Nyhus, Dell:
Björn nyhus – Många saker. Vi på Dell arbeter ju med single sign on-lösningar för en enklare hantering för dem som jobbar inom vården. Det är viktigt att de får ett enkelt gränssnitt så de kan koncentrera sig på sin huvudsyssla – att ge vård.

Sandra Müller, E-hälsomyndigheten:
Sandra Muller– Oj, en svår fråga. Vi på E-hälsomyndigheten står i en gemensam monter med Inera, SKL och Socialstyrelsen och det tycker jag är en bra utgångspunkt för det här med samverkan – att vi tillsammans ska få till e-hälsa i Sverige. Jag tror vi kommer längre med

Fakta

  • Var överens om vad som egentligen skall åstadkommas.
  • Låt verksamheten fokusera på att beskriva processer och problem (funktionella behov).
  • Låt ”dubbelkompetenser” omsätta funktionella behov till tekniska krav.
  • Säkerställ representativitet.
  • Följ upp – ompröva med jämna mellanrum.
  • Var nyfiken – utmana dig själv.
  • Erkänn när du har fel – släpp prestige.
  • Våga dra i handbromsen i tid.

Källa: Jonas Ekströms föredrag Misslyckade projekt - saker du inte ska prova hemma