– Det är oerhört viktigt att förstå att det är en helt annan verksamhetslogik i skolans värld än vad som gäller i en administrativ värld, säger Ann Hellenius.

Nu är det hon som har ansvaret att staka ut kursen för huvudstadens framtida it-lösningar. Hon tog över cio-stolen i Stockholm för bara ett par veckor sedan och kommer närmast från utbildningsförvaltningen, där hon varit högsta ansvarig för digitaliseringen av Stockholms skolor.

Den första riktigt stora prövningen kommer om bara några månader. Då ska Ann Hellenius kicka igång mångmiljardupphandlingen av gemensamt kontorsstöd, även kallad GSIT 2.0. Konkret handlar det om att ersätta dagens avtal med Volvo IT – värt över 550 miljoner kronor årligen. Det nuvarande avtalet går ut i slutet av 2018.

Ann Hellenius”För mig handlar det om att förändringarna alltid måste gå i takt med verksamheternas faktiska behov”, säger Ann Hellenius. Foto: Kristina Sahlén

I dag är det Volvo IT som levererar bland annat standardiserade pc-arbetsplatser med program och support till staden. Jätteavtalet omfattar över 45 000 datorer på 48 förvaltningar och alla Stockholms skolor – med totalt över 130 000 användare.

Läs mer: Stockholms stads cio Anette Holm slutar

Avtalet orsakade från start missnöje från en hel del skolor, där man kände att det starkt standardiserade dator- och programutbudet inte passade ihop med den egna pedogogiska verksamheten.

Men nu inför det nya GSIT 2.0-avtalet görs två separata upphandlingar – en för skolan och en övriga förvaltningar och bolag i kommunen.

En helt nödvändig förändring, om man ska tro Ann Hellenius.

– Vi har jobbat väldigt grundligt för att klarlägga hur behoven av it-stöd skiljer sig mellan den administrativa verksamheten och den pedagogiska världen. Nu när vi går in i nästa generations outsourcing är det väldigt viktigt att vi hittar fram till ett it-stöd som fullt ut är anpassat för skolans verksamhet, säger hon.

Hur tycker du att GSIT har funkat för Stockholms skolor så här långt?

– Jag tänker att man kan lära sig oerhört mycket av det genomförande som har varit. Men det är också väldigt viktigt att vi nu tittar framåt och bygger vidare på den standardisering som varit, men samtidigt också anpassar detta för skolans behov. Det är helt olika verksamhetslogik i skolan jämfört med administrativa arbetsprocesser. Jag tycker det är oerhört viktigt att vi får en anpassad it-miljö för skolorna, säger Ann Hellenius.

Hon vill ändå inte uttala någon direkt kritik mot den ursprungligen väldigt långtgående standardiseringsstrategin av kommunens – och skolornas – pc-arbetsplatser.

– Min bild att första generationens outsourcing ledde till att lägstanivån höjdes markant på alla skolor. Standardiseringen var också helt nödvändig för en så stor stad som Stockholm, säger hon.

Ann Hellenius har en mångårig förankring i både it- och skolvärlden. Hon har också konsultbakgrund, bland annat inom it-effektivisering på dåvarande Ernst & Young. På utbildningsförvaltningen har hon bland annat ansvarat för ett pågående jätteprojekt för att höja lärarnas kompetens att använda digitala verktyg i det pedagogiska arbetet.

Läs mer: Miljarder på spel i Stockholms nya mega-affär

Ett annat ytterst storskaligt projekt som Ann Hellenius drivit är Skolplattform Stockholm, där målet är att utveckla ett gemensamt verksamhetsstöd för allt från förskolor till gymnasier och yrkeshögskolor. Det handlar om ett moduluppbyggt system där de olika delarna ska kunna bytas ut i takt med att ny teknik blir tillgänglig.

– Detta kommer att börja rullas ut under senare delen av året och kommer sedan att hålla på ända till slutet av 2018. Det leder till en minskad administrativ arbetsbörda för lärarna så att de kan ägna sig mer åt det de är bäst på: det pedagogiska arbetet.

Rent fysiskt är steget över till cio-stolen kort för Ann Hellenius. Stadsledningskontorets it-avdelning ligger tvärs över gården från hennes gamla arbetsplats på utbildningsförvaltningen, alldeles intill Stockholms stadshus. Men det nya jobbet innebär inte att hon kommer att lämna frågorna om skolornas digitalisering bakom sig.

– Mitt nya uppdrag handlar om att stötta hela Stockholms stad på it-området. Utbildningsförvaltningen är stor del i detta. Så det är inte alls så att jag lämnar digitaliseringsfrågorna inom utbildningen. Det är en oerhört viktig och central del även i min nya roll, säger Ann Hellenius.

I en snabbsummering av det timslånga samtalet med Stockholms nya cio finns det en tankefigur som definitivt sticker ut och som hon återkommer till gång på gång: it-stödets utformning måste alltid utgå från användarnas behov. En ren självklarhet och en paroll som varenda cio på jordklotet gärna svänger sig med, kanske någon invänder. Men för Ann Hellenius verkar det faktiskt handla om något mer.

– Det är en grundfilosofi som ligger väldigt djupt hos mig. Mitt angreppssätt är att alltid ha en väldigt nära dialog med användarna så att verksamheten och it går i takt. Ur ett strikt tekniskt perspektiv kan man snabbt identifiera exempelvis ett system som bör utvecklas eller moderniseras. För mig handlar det om att förändringarna alltid måste gå i takt med verksamheternas faktiska behov, säger Ann Hellenius.

Hon säger att 18 års arbete med digitaliseringsfrågor gett henne en stor respekt för att krävs väldigt mycket dialog och tankearbete för att få digitaliseringsprojekt att fungera.

– Och så behöver man vara flexibel i sitt förhållningssätt. Det enda man kan vara helt säker på när det gäller den typ av it-upphandlingar som vi håller på med, är att behoven kommer att ha ändrats när upphandlingen är klar. Utvecklingen går så pass snabbt. Därför är det väldigt viktigt att bygga öppna plattformar för att kunna bygga vidare även när förutsättningarna ändrats. Vi behöver it-strukturer som är stabila och robusta, men som också går att bygga vidare på, säger Ann Hellenius.

Fakta

E-tjänster 2.0:
– Vi har redan i dag ett 70-tal riktiga e-tjänster som verkligen underlättar för medborgarna, samtidigt som de bidrar till att effektivisera våra interna processer. Det gäller att vi är väldigt lyhörda och förstår att medborgarnas krav på e-tjänster snabbt förändras i takt med att nya, ännu mer it-vana generationer växer upp.

Att minska den digitala klyftan:
– Det är en oerhört viktig fråga. Man kan börja med att titta i skolan. I dag är tillgången till digitala verktyg och möjlighet att använda internet något som en stor andel av barnen får med sig hemifrån. Men hur går det då för de barn som inte har den möjligheten? Där har skolan ett väldigt viktigt uppdrag att kompensera för detta.

Internet of things:
– Det här tittar vi väldigt mycket på just nu. Internet of things ger möjlighet till helt nya processer, allt från att effektivisera trafikflöden med uppkopplad kroppsnära teknik inom exempelvis äldrevård. Det finns en fantastisk bas för en sådan utveckling i Stockholm genom den fiberutbyggnad vi har här.

... gratis utomhus-wifi på offentliga platser:
– Det är en spännande och intressant fråga som det finns väldigt mycket medborgarnytta i. Men det är samtidigt komplext att få det på plats. Men vi tittar på detta och jobbar med frågan.

... mobilernas plats i skolarbetet:
– Givetvis är det lärarna som måste avgöra vad som fungerar bäst i varje undervisningssituation. Mobilerna kan vara ett spännande pedagogiskt verktyg, skärmstorleken är i flesta fall ointressant som jag ser det. Men här krävs också mycket dialog med lärarna för att se vilka möjligheter som finns att använda mobilerna som pedagogiska verktyg som underlättar lärprocesserna.

... leverantörskontakter:
– Jag har en hel del leverantörskontakter. I vissa fall handlar det om att få leverantörerna att gå åt det håll vi vill. I andra fall kan det handla om att vi kan låta oss inspireras av nya innovativa idéer hos leverantörerna.