Enhetschefen Andres Delgado visar runt i Migrationsverkets ledningscentral. Foto: Martin Wallström
Migrationsverket använder sedan några år ett ledningsrum för att få grepp om hela den komplicerade migrationsprocessen, från handläggning av asylsökande till boendehantering.
– Vi ligger längst fram i Europa, sannolikt i hela världen, inom planering och styrning av migrationsprocesser, säger Andres Delgado, enhetschef för Operativ styrning och samordning på Migrationsverket.
CS träffar honom på huvudkontoret i Norrköping en regnig majdag. Ett tusental personer av verkets cirka femtusen anställda arbetar här. Ledningscentralen har gästats av såväl kung Carl XVI Gustaf som statsminister Stefan Löfven och flera justitie- och migrationsministrar. Rummet ligger på bottenvåningen – bara några meter från ett besökskontor där mängder av asylsökande köar med nummerlappar.
Fram till för två år sedan arbetade vi med ryggen mot horisonten.
Migrationsverkets främsta uppgift är att pröva ansökningar från utländska medborgare som vill bo eller arbeta i Sverige, asylsökande och andra. Verket tar emot hundratusentals visumansökningar varje år och utgör navet i Sveriges mottagning och inslussning av flyktingar.
Varje onsdag träffas ledningen för Migrationsverket i rummet för få överblick och planera. Mängder av skärmar finns grupperade på väggarna, med kartor och grafer och runda ståbord och pekdon framför. Allt ger intryck av en styrcentral, i form av ett flygledartorn eller kontrollrummet till ett kärnkraftverk. Men målet här är inte att följa snabba förlopp i realtid, utan att tydliggöra och få ett helhetsgrepp.
Stöd för handläggare – var befinner sig öppna ärenden? Var är flaskhalsar? Hur mycket arbete återstår?
– Fram till för två år sedan arbetade vi med ryggen mot horisonten, men nu har vi vänt oss 180 grader och har tydligare processer för ett strategiskt och operativt beslutsstöd för att predicera och prognosticera till exempel antalet asylsökande och boendebehov, säger Andres Delgado, som är en av strategerna bakom det nya beslutsstödet.
Läs mer: Beslutsstöd anpassas till alla
Kontrollrummet och beslutsstödsverktyget Milos, Migrationsverkets ledningsoperativsystem finns på plats sedan några år. Det bygger dels på Qlik, dels på Minitab och R. Dessutom innehåller Milos en hel del egenutvecklade appar.
– Målet med att visualisera är att få en ständigt uppdaterad överblick för att kunna reagera på förändringar. Vi arbetar med såväl fleråriga prognoser som kortare prediktioner, som ska ge en översiktsbild över den kommande tiden, säger Andres Delgado.
Ett riktvärde betyder mycket för en asylsökande som väntar på besked.
Analyserna sker över tid i form av flöden och volymer längs tidsaxlar och med kvalitet som en fjärde dimension som på sikt ska tillkomma.
– Genom att vi åskådliggör grafiskt kan vi enklare och snabbare upptäcka händelser som vi måste agera på, än om vi hade behövt analysera stora siffermängder för att leta efter avvikelser, säger Andres Delgado.
De långsiktiga prognoserna och kortsiktiga prediktionerna bygger på kvalitativa hypoteser och antaganden ihop med data. De hämtas från handläggar- och produktionssystemen, och från ekonomi- och hr-systemen.
Grafik över asylboenden i Sverige med kapacitet och beläggning.
Han visar hur prediktionerna för antalet asylsökande har sett ut under de senaste åren, jämfört med det verkliga utfallet.
– Som bäst har vi haft en träffsäkerhet på 96 procent i prediktionerna, säger han.
Många av variablerna är av naturliga skäl väldigt svårförutsägbara och omöjliga att påverka. Verktyget kan också användas för att upptäcka trånga sektorer, som handläggnings- och kötider. Det är möjligt att analysera på lokal nivå hur långa kö- och handläggningstiderna är.
– I augusti kommer vi också kunna ge asylsökande en individuell prognos: Hur lång tid kommer kö- respektive handläggningstiden att bli? Det går bara att ange ett riktvärde, men det betyder mycket för en asylsökande som väntar på besked, säger han.
Andres Delgado tror att en orsak till det stora intresset för ledningsstödet är att migrationsfrågan har seglat upp som en stor politisk fråga, inte minst som en följd av kriget i Syrien och flyktingströmmen över Medelhavet.
– Eftersom få andra länder arbetar som vi så finns det ett stort intresse för hur vi analyserar data för att kunna planera och hantera asylprocessen, säger han.
Även en fortsättning, Infokom, som bygger på visualiseringsplattformen Sense är på gång. Den appen hämtar även hämta data från externa källor, däribland befolkningsdata från SCB.
Visualisering av ärendebalansen.
– Tanken är att både ta in mer data från andra myndigheter och att de samtidigt ska kunna använda sig av vår information för att samordna resurser och samverka.
Läs mer: Din El trimmar analyskraften med minnesdatabaser
Skärmarna på väggarna runt om oss visar världs- och Sverigekartor, där cirklar av olika storlek ger en geografisk översiktsbild över olika parametrar. Här finns också linje- och stapeldiagram, som inte bara visar utvecklingen av bland annat antalet asylsökande över tid, utan dessutom felmarginalen i tidigare prognoser. Informationen används av ledningen, men också av andra operativa beslutsfattare och handläggare.
– Verktyget ger bättre styrningsmöjligheter och bidrar med förståelse för frågor där hundratals miljoner kronor kan stå på spel. För några år sedan fanns det planer på att minska på antalet boenden, men tack vare att vi hade började arbeta då med prognoser insåg vi att neddragningen inte skulle fungera. När sedan Syrienkriget startade och det skedde en dramatisk ökning av antalet asylsökande var vi betydligt bättre förberedda, säger han.
Migrationsverkets beslutsstöd ger information för att koordinera resurshanteringen över hela landet. Verktyget har gett kortare väntetider, både när det gäller asylsökningsprocesser och boendehantering. Verktyget gör det också möjligt att visualisera och därmed åskådliggöra samband. Beslutsstödet har lett till bättre koordination av insatserna, samt en förmåga att förutse och rikta insatserna bättre.
En viktig aspekt av beslutsstödet är analyser av trånga sektorer, exempelvis om det uppstår flaskhalsar i handläggningsprocesserna, eller tillgång till asylboenden.
... att Migrationsverket tampas med låga förtroendesiffror från allmänheten:
– Vi har ett svårt uppdrag, det går inte att hymla om. Men vår uppgift är inte att ha åsikter i sakfrågan, utan att säkerställa att politikernas beslut verkställs på ett så rättsäkert, mänskligt och resurseffektivt sätt som möjligt.
... tillgången till stöd för avancerade analyser i beslutsstödsverktygen:
– Det är lätt att hitta bra verktyg för visualisering eller kraftfulla verktyg för avancerade statistiska analyser. Men det är väldigt svårt att hitta verktyg som klarar bådadera.
... utmaningar vid införande av beslutsstöd:
– Den handlar om utbildning. I dagsläget har vi cirka 1 000 användare och kan utnyttja upp till 5 000 licenser. Det viktiga är inte att installera tekniken utan att ge användarna har rätt nivå av utbildning, inte bara tekniskt, utan även så att de tolkar och förstår informationen rätt.
