Skugg-it

Många myndigheter att svårt att ur sin egen rapportering utläsa hur mycket de själva lägger på it. Det konstaterar Ekonomistyrningsverket, ESV, i en kartläggning.

Totalt har de 60 myndigheterna som undersökts spenderat 15,5 miljarder kronor på it under 2014 och från det uppskattar ESV att de totala it-kostnaderna i staten ligger på mellan 24 och 30 miljarder kronor.

Flera av myndigheterna behövde lägga mycket tid och resurser för att överhuvudtaget få fram underlag till de nyckeltal som efterfrågades. När det gäller lagring hade flera problem att beräkna sina kostnader. Vissa kunde överhuvudtaget inte få fram lagringskostnaden.

Läs också: Miljardbelopp att spara med e-faktura i offentlig sektor

ESV oroas över att flera av de myndigheter som ligger i framkant har stora problem att beräkna sina lagringskostnader och skriver att ”utan att känna till denna kostnad kan man inte ta ställning till utkontraktering eller jämföra kostnader”.

Även i myndighetsvärlden tycks det dessutom finnas exempel på så kallad skugg-it för ESV misstänker att det också döljer sig it-kostnader som redovisats som verksamhetskostnader och inte gått att identifiera.

Myndigheterna måste helt enkelt bli bättre på intern styrning och kontroll av it och det gäller framför allt när det gäller it-försörjning, där inte ens hälften har en aktuell och fungerande it-strategi.

Trots att underlaget alltså varit av skiftande kvalitet är det ändå tydligt att det skiljer mycket mellan myndigheterna – särskilt mellan stora och små myndigheter.

Mindre myndigheter har generellt högre andel it-kostnader och investerar också mer i it. Dessutom lägger de oftare ut sin it, men det tycks inte kompensera dem för bristen på stordriftsfördelar utan de har fortfarande realtivt höga it-kostnader.

Läs också: 12 dåliga vanor som sinkar it-avdelningen

Kostnaden för it-arbetsplatser ligger i snitt ligger på 8 000 kronor. men med ett spann från 2 000 till 56 000 kronor. ESV tycker att man ska fundera över om skillnaderna verkligen är berättigad eller om det finns utrymme för effektivisering.

Själva kartläggningen har samtidigt bidragit till en ökad kostnadsmedvetenhet och ett ökat intresse bland myndigheterna att jämföra sig med varandra anser ESV. Därför föreslår myndigheten att arbetet fortsätter med att utveckla uppföljningen av nyckeltal och mognadsmätning, ramverket för it-kostnader, mognadsmätningen, den interna styrningen och kontrollen mot it och dessutom att områden för samverkan ska utredas.

Fakta

Nyckeltalen som kartlagts är:

  • It-kostnader som andel av total verksamhetskostnad 
  • It-investeringar som andel av total verksamhetskostnad 
  • It-kostnader per användare 
  • Inhyrd it-personal som andel av total it-personal 
  • Kostnad för utkontrakterad it-verksamhet som andel av it-kostnad 
  • Kostnad per it-arbetsplats 
  • Kostnad för telefoni per användare. 

Dessutom har ESV också prövat att definiera nya nyckeltal för Drift, förvaltning och utveckling, it-incidenter och lagring.

I kartläggningen ingår de 12 myndigheter som deltog i e-delegationen, 15 lärosäten och 34 förvaltningsmyndigheter.