Under många år hade de som arbetade med SJ:s intranät känt att det var dags att byta till en ny plattform. Och när it-avdelningen drog igång plattformsbyte såg de sin chans att hänga på och lägga över intranätet i molnet, i en Sharepointlösning.

– Vi tog rygg på it-avdelningen, säger Lars-Birger Ernudd, ansvarig för interna digitala kanaler på SJ, som i veckan berättade om arbetet med det nya intranätet på konferensen Digital Workplace Summit.

Men man knappt komma igång så rasade hinder in på vägen i rask takt under sommaren 2014. Budgeten begränsades, fokuset låg på plattformsbytet eftersom det var ett it-ägt projekt och parallellt flyttades it över till Volvo IT och eftersom utrullningen av nya datorer krockade med de planerade leveranserna sköts hela leveransplanen framåt i omgångar. Dessutom var det omorganisation och neddragningar på hela SJ under 2014.

Läs också: Facebook för jobbet inte färdigt för lansering – släpps ”senare i år”

Ett år senare var det ändå dags att lansera det nya intranätet – i stället för att alla fick upp samma sida så var det nu personaliserad information som gällde. Informationen anpassas alltså efter var i organisationen du arbetar så det ser olika ut för en lokförare och en person på ledningskontoret. Den delas in i tre block – ett för nyheter och nyckeltal som användaren behöver i sin roll, ett för verktyg och dokument och ett tredje socialt block för samarbete. Nu var också sajten responsiv så att den skulle vara lättare att använda på fältet.

– Lanseringen landade inte så väl, säger Lars-Birger Ernudd. 

Lars-Birger Ernudd
Lars-Birger Ernudd, SJ.

– Att det varit problem på vägen – det är inte så många som bryr sig om och det förstår man ju. Aldrig har jag fått så mycket beröm för det gamla intranätet som när det var borta.

Läs också: Aaarrghhh! Varför kan systemen inte prata så man förstår?

Kritiken var inte nådig. Lars-Birger Ernudd visar upp en handfull av de kommentarer som kom in:

”Har vi kommit till Bollibompa – det här måste ju vara ett aprilskämt”

”Skit. Åter till det gamla intranätet. Detta nya är skit.”

”Grattis till 3-åringen som designat sidan.”

”De ansvariga för detta projekt borde genast få sparken.”

Ord och inga visor.

Responsen gjorde dock att ledningen fick upp ögonen för intranätet och projektet fick högre prioritet.

– Det blev lättare att komma igen när vi tog tag i återtåget. Under oktober och november förra året gjorde vi det som vi inte mäktat tidigare – lyssnade på användarna. Särskilt linjepersonalen ute på fältet, de som är mest utsatta.

I februari var det dags för en ny lansering där man fokuserat på att åtgärda det som användarna prioriterade – en mer lättöverskådlig sajt.

– Nu blev responsen lite bättre. Fortfarande har vi mycket kvar. Men det här var steg ett – vi måste skotta bort snön framför dörren innan vi kan komma in i huset och åtgärda det som behövs därinne. säger Lars-Birger Ernudd.

Bland annat återstår arbete med sökfunktioner, rapportering av olika slag, samverkan och innehållstruktur.

Vad är då de största lärdomarna? Många faktorer har spelat roll konstaterar Lars-Birger Ernudd men framför allt handlade om att verksamhetens behov försummades.

– Mitt råd är att man ska ha koll på användarna och gapa lagom mycket. Vi gjorde en ganska stor förändring på en gång – kanske lite för stor, säger han.