De närmaste 14 månaderna är det fullt upp för Ericssons it-avdelning. Då kastas det egenutvecklade, stordatorbaserade, produktdatasystemet från början av 90-talet ut och ersätts av ett nytt från Dassault Systèmes, kallat 3Dexperience.

– Det är det största projekt vi haft på it-sidan sedan vi gick från 100 instanser till en i SAP för tio år sedan, säger Johan Torstensson, it-chef och tillträdande cio på Ericsson.

Över nio miljoner produkter ligger i det gamla systemet och alla kommer inte att få följa med till det nya systemet.

– Det här blir en uppstädning bland våra data men också it-arkitekturmässigt och processmässigt.

Vad kostnaden landar på vill han inte svara på men säger att det handlar om ”flera hundra miljoner kronor”. I första fasen som alltså är slutförd om ett drygt år är det de runt 20 000 som arbetar med forskning och utveckling som får tillgång till systemet men efter hand ska det rullas ut till i stort sett alla på företaget.

– Det här är den största digitala transformeringen internt som vi gjort på Ericsson. Vi har ett affärssystem för våra finansiella data, ett crm-system för våra kunddata och nu får vi ett plm-system för våra produktdata.

Läs också: Cio:n ryker när Ericsson rensar i ledningsgruppen

Plm står för product lifecycle management och inbegriper en produkts alla faser – idé, produktutveckling, tillverkning, marknadsföring, användning, service och underhåll, produktförbättring och slutligen avveckling.

Traditionellt har plm-system mest använts i traditionell industri och handlat om produktion av fysiska produkter. Men de senaste åren har det tagit klivet in även i tjänsteföretag. En utveckling som drivs inte minst av big data och dataanalys där strukturerade data är a och o.

För Ericssons del är det framför allt möjligheten att korta ner tiden det tar att utveckla och få ut en produkt på marknaden som hägrar.

I stället för att olika avdelningar arbetar var för sig med sin del av projektet så ska arbetet i stället göras inne i samma datakälla. Det innebär att exempelvis säljet och marknadsavdelningen kan se varandras arbete och se till att bitarna passar ihop.

I dag utvecklas de olika delarna i en produkt i olika silos och när de är klara de inte alltid ihop fullt ut. Det kräver extrajobb i form av integration och annan handpåläggning.

– Vi måste bli snabbare än våra konkurrenter och få bättre kunskap om produkterna – det är så vi får en fördel. När vi arbetar i samma datakälla får vi också en god datakvalitet och kan få fram rapporter som ger vår ledning rätt information. Och vi kan snabbare också få ut produktinformationen till alla delar av organisationen och ut till kunderna, snabbare, säger Johan Torstensson.

Systemet kan köras på flera sätt men Ericsson har valt att lägga det internt i ett privat moln.

– Ännu är vi inte redo att lägga den typen av data i en molnlösning utanför företaget, säger Johan Torstensson.

Betalningen sker också som en mix mellan licenser och molnet. 
– Vi betalar olika beroende på vilken typ av användare det är och kan skala upp och ner efter behov, det som är vinsten med molnet. Och det är också en viktig orsak till att vi valde den här lösningen.

I stället för att använda sig av integratörer ska Dassault Systèmes stå för projektledningen vid införandet och IBM, som arbetar nära både Ericsson och DS, är också med vid införandet. Just partnerskapet är något som både Johan Torstensson och Mårten Gustafsson från Dassault Systèmes trycker på.

Projektledaren från DS har redan varit på plats sedan i somras och satt sig in i verksamheten.

– Utvärderingen som Ericsson gjort har varit otroligt gedigen. Det innebär att vi redan kommit längre på vägen än man normalt har när man startar ett sådant här projekt, säger Mårten Gustafsson.

Hur ska ni se till att det här projektet inte går snett – det var ju en del problem när SAP infördes? 
– Ja visst har vi med oss lärdomar därifrån och också från de fyra generationer outsourcing vi gjort. Det vi lärde oss från både SAP-projektet och vissa Microsoftlösningar är att vi anpassat dem lite för mycket, om jag ska säga det neutralt. Nu är vår filosofi att vi ska göra noll anpassningar. Om en funktion är så viktig att vi måste få med den så försöker vi bygga in den i nästkommande releaser och alla sådana anpassningar måste baseras på affärscase. Är affärscaset tillräckligt bra så är det inte omöjligt att DS själva vill lägga in den i sin grundprodukt, säger Johan Torstensson.

Läs också: Ny nätteknik mäklar fred mellan 4G och wifi

Ericsson är ett ingenjörsföretag – är det inte svårt att få med sig alla dessa teknikkunniga personer som kanske har egna idéer om hur saker borde se ut? 
– Jo, absolut. Fast vi har försökt att kratta manegen. Affärsverksamheten har redan fått vara med och känna på systemet och fått se små smakprov på vad det ska gå att göra. Nu är det inte längre vi på it som pushar ut det utan de som vill att vi får ut det snabbare än vi kan leverera. 
Förutom att se till att få med sig användarna är förankringen i ledningen avgörande konstaterar Johan Torstensson.

– Det här är ett affärsprojekt, det drivs av ledningen. Men vi har också med oss alla affärsområdeschefer – och det är viktigt så att det inte bara är stabsfunktionerna. Om vi bara drev det här från it-sidan skulle det inte fungera i ett företag som Ericsson med svensk konsensuskultur. Därför är det så viktigt att vi fått med oss affärsverksamheten och fått den att signa upp i blod.

Exakt när projektet är avslutat i sin helhet är inte bestämt. Det finns en gemensam målbild och tanken är att den ska nås inom tre till fem år. Samtidigt är det ett agilt projekt framhåller Johan Torstensson.

– Vi kommer att lära oss efter hand. Vi vet vad vi ska göra i fas ett och och kommer att ha ut vår första sprint inom en månad. I fas två, tre och fyra vet vi vad vi vill göra men inte i vilken ordning ännu, säger han.

Fakta

Dassault Systèmes grundades 1981 och ägnade sig då framför allt åt 3D-modellering för industriellt bruk. Företaget gick sedan vidare och tog fram mjukvara för hantering av produkter under hela deras livscykel, så kallade plm-system. Men under senare år har företaget tagit klivet ut ur fabrikerna och breddat sitt erbjudande med lösningar riktade mot tjänsteföretag, bland annat tagit med 3Dexperience, en plattform som ska stötta både den tekniska sidan och affärssidan.