Under senare år har en strid ström företag lämnat Notes för Office 365. Nu är det dags för Sandvik att haka på trenden. Vid årsskiftet började migreringen och hittills har 10 000 av 32 000 användare flyttat över till den nya molnmiljön. Om ungefär ett år ska flytten vara klar.

– Det är nog det projekt jag drivit som fått mest positiva kommentarer helt spontant, från medarbetarna, säger Johan Malmgren som är cio för hela Sandvikkoncernen.

Inte så att inte Notes fyller sin funktion som mejlsystem konstaterar han.

– Men med Office 365 hänger mejlen ihop i en enhetlig produktportfölj med samarbetssystemen som Sharepoint. Vi har också ett crm-system som bygger på Microsoft Dynamics och då känner du igen dig – det känns mindre ihopplockat. Vi får en palett som hänger ihop.

Johan Malmgren ser också Office 365 som ett första större insteg till molnet för Sandviks del.

– Det är en viktig erfarenhet för oss när även andra delar av vår infrastruktur på sikt blir aktuella att flytta till molnet. Jag skulle säga att vi kommer att se stora förändringar i hur it-tjänsterna produceras framöver hos alla företag egentligen.

Läs också: Nytt bakslag för IBM – Landstinget Västmanland byter Notes mot Office 365

Men molnresan är inget som görs i en handvändning på ett företag med en så komplex struktur som Sandvik.

Med fem starka affärsområden, som inom kort slås ihop till tre, med olika behov och en lång historia av att tidigt anamma ny teknik för olika funktioner så sitter Sandvik i dag med ett spretigt och fragmenterat systemarv.

Johan Malmgren
Johan Malmgren.

– Genom åren har vi gynnats av framsynta it-lösningar. Det har lett till att vi gjort väsentliga framsteg. Men det har hunnit bli alldeles för många system och i många fall också indviduella beroenden där enskilda individer sitter på kunskapen om enskilda system, säger Johan Malmgren.

Att röja upp är ett tidskrävande och mödosamt arbete.

– Det är inte alltid det finns muskler att investera men man får ta alla möjligheter och konsolidera steg för steg.

Men det handlar inte om någon stenhård standardisering. Affärsområdena är för olika – en storlek passar helt enkelt inte alla konstaterar Johan Malmgren.

– Stålverken kan inte ha samma bassystem som de som tillverkar små skärverktyg. Det är ganska stora skillnader i processerna och det finns inga slagkraftiga lösningar som klarar det, säger han.

– För mig är grundpincipen att i varje beslutssituation ta tillfället i akt och bli av med något gammalt och på så sätt jobba mot en ny miljö.

Läs också: Stockholms landsting fimpar IBM Notes för Office 365 – tecknar avtal för en kvarts miljard

Och det är inte alltid helt lätt. Genom åren har det ofta visat sig svårt att ta beslut om att stänga system.

– Där måste vi utmana affärssidan att verkligen ta de besluten. Att titta på vad det kostar och att aldrig införa nya system utan att avveckla andra. I dag sitter vi ofta med två eller tre funktioner kvar från ett gammalt system även om vi infört ett nytt.

Nästa år har det hunnit gå fem år sedan Sandvik outsourcade sin drift och sina it-arbetsplatser till IBM. Det innebär att avtalet är uppe till omförhandling.

– Det var vårt första outsourcingkontrakt och precis som det brukar vara så hade vi underskattat komplexiteten. Det gäller att fokusera på rätt saker, mäta rätt saker – och det är svårt att göra utan den erfarenhet som ett flerårigt umgänge med en outsourcingpartner ger, säger han.

– Säg att vi har tusen servrar och de har en tillgänglighet på 99,98 procent. Men om inte de kritiska servrarna har den nivån så blir det ändå problem. Det är de mätetal som verkligen betyder något för affären - för värdet av it - som måste avspeglas i ett avtal.

Läs också: Assa Abloy storstädar bland sina system

Johan Malmgren förbereder sig för en lång process innan det är klart hur nästa avtal ska se ut och vilken omfattning det ska ha.

Och även här är molnlösningar uppe på bordet.

– Vi tittar redan på olika alternativa produktionssätt. Vi har mindre serverparker som körs ute på våra produktionssajter. Där kan man fundera på om vi verkligen ska fortsätta beställa fysiska servrar och skeppa ut eller om vi ska lägga ut dem i molnet.

Trots det stora och komplexa arbetet med att modernisera Sandviks it-bygge så ser Johan Malmgren stora möjligheter framåt. It vävs allt mer in i själva kärnaffären och blir en del av produkterna, det i sin tur gör att Sandvik också kan bygga tjänster kring dem.

– Det är en spännande tid att jobba med it. Och jag upplever att ledningens förståelse ökar för varje år och de sätter en sund press på oss som jobbar med det. Styrelsen är också allt mer intresserad – inte minst av it-säkerhetsfrågor. Det är roligare att vara cio när det är så, säger Johan Malmgren.

Fakta

Verksamhet: Sandvik är en verkstadskoncern som arbetar med metallbearbetning, materialteknik och gruv- och anläggningsindustri. Bolaget består i dag av fem affärsområden men från 1 juli blir de till tre.
Omsättning: 91 miljarder kronor (2015)
Rörelseresultat: 6 miljarder kronor (2015)
Antal anställda: 46 000 varav runt 10 000 i Sverige.