Erik Sandström, chef för Arbetsförmedlingens digitala avdelning, är påtagligt stolt när han visar runt i lokalerna – som tidigare inhyste Klarna. Här samsas hans avdelning med it-avdelningen.
För att innovationsandan ska spira är allt öppet – det ska vara lätt att stöta på varandra och hugga tag i någon som går förbi.
Inga fasta platser, ett stort öppet matutrymme, en samlingssal utan väggar. Receptet är inte helt originellt men ett rejält nytänk mot hur de andra avdelningarna på myndigheten ser ut.
Läs också: Myndigheters investeringar sinkas av överklaganden – ”vi är jävligt irriterade”
Och självklart är det tätt med post-it-lappar på de få väggar som finns.
Efter en stund landar vi dock i ett litet mötesrum där det går att stänga dörren, mitt i allt det öppna.
Varför har ni skapat en egen avdelning för digitala tjänster vid sidan av it-avdelningen?
– Jag hoppade in som cio för några år sedan och kände rätt snart att vi behövde reformera hur vi jobbade. Digitaliseringen gick inte att driva från it-avdelningen. Och i samma veva fick vi ny generaldirektör, Mikael Sjöberg, och när han deklarerade att digitaliseringen var prioriterad – ja, då bäddades det för att skapa en egen avdelning.
Många är missnöjda med Arbetsförmedlingen och förra året hamnade myndigheten i botten när det gäller allmänhetens förtroende. När det gäller de digitala tjänsterna är missnöjet mindre enligt Erik Sandström. Digitaliseringen kan alltså vara ett sätt att också bättre möta allmänhetens förväntningar.
Fast digitaliseringsarbetet är ännu bara i sin linda enligt Erik Sandström
– Ärligt talat är vi än så länge bara i början av vår digitala utveckling.
Men förutsättningarna för att det nu ska bli åka av är nu alltså i stort sett på plats.
Vid sidan av de interna förändringarna håller Arbetsförmedlingen också på att ta fram en utvecklingsplattform där tredjepartsleverantörer ska kunna ta fram tjänster baserade på bland annat de data som finns på Arbetsförmedlingen. Tanken är att det ska ge en extra skjuts åt de digitala tjänsterna.
– Vi kommer aldrig att vara snabbast och bäst på att bygga alla varianter av tjänster, men vi har en särställning när det kommer till att kunna erbjuda en plattform och hålla i ekosystemet, säger Erik Sandström.
Cv-databasen tillhör det som andra kommer att kunna använda sig av. I dag används den väldigt lite av arbetsgivare men när andra aktörer kommer in och bygger tjänster är den guld värd.
Erik Sandström tänker sig exempelvis att de som lagt in sitt cv hos Arbetsförmedlingen lätt ska kunna ta med sig det till andra tjänster.
– Vi ser det inte som att aktörer som Linkedin eller Monster är våra konkurreneter. Vi jobbar för samma sak och skulle det resultera i att vi blir överflödiga, ja då är väl det bra, säger han.
Läs också: Många får jobb i Arbetsförmedlingens stora konsultupphandling – nu är den klar
Men visst tar Arbetsförmedlingen också fram digitala tjänster. Nyligen har exempelvis sajten byggts om för att skapa bättre matchningsmöjligheter mellan arbetssökande och arbetsgivare baserat på de kompetenser som finns i cv-databasen.
En annan satsning är webinars med tips för anställningsintervjuer, hur man skriver ett cv eller med arbetsgivare som talar om vad de söker.
– Det har gått väldigt bra och där satsar vi nu på att göra dem på fler språk än svenska för att bättre möta dem som söker jobb, säger Erik Sandström.
Att få bort moment som kostar onödigt arbete för Arbetsförmedlingen är också prioriterat. Snart blir det exempelvis möjligt för arbetssökande att anmäla sig sjuka via en mobilapp i stället för att ringa in – något som i dag knyter upp ett antal människor som måste sitta och svara i telefon.
En annan satsning är att använda sig mer proaktivt av den data som kontinuerligt flödar in.
– Där kommer en tjänst där vi använder oss av alla sökningar som görs i platsbanken, miljontals varje vecka. Då kan vi exempelvis visa vad arbetsgivare i en kommun är på jakt efter just nu, under det här kvartalet. Och samma sak för arbetsgivarna. De kan se var den kompetens de söker finns när de ska etablera kontor.
Men samtidigt som man alltså ökar tempot när det gäller digitala tjänster mot arbetssökande och arbetsgivare är frågan vad som händer inne i verksamheten.
Försäkringskassans cio Stefan Olowsson talar om att digitaliseringen bara sker på ytan, genom tjänster utåt, men att det är långt kvar innan den genomsyrar verksamheten. Vad säger du om det?
– Med den nya organisationen är möjligheterna större. It-avdelningen har inte förutsättningar att förändra den övergripande verksamheten men det har vi som ska vara katalysator, säger Erik Sandström.
Han pekar också på att digitaliseringen av Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan inbegriper olika saker. På Försäkringskassan handlar det mycket om effektivisering av flöden.
– I vårt uppdrag ligger också att coacha och motivera. Då finns det många fler områden som kan förbättras med digitaliseringens hjälp
För att få verksamheten med på banan har han varit ute och träffat runt 200 chefer och diskuterat just de här frågorna. Och i dagarna ska en webbaserad internutbildning kring digitalisering för alla anställda släppas.
– Det är en interaktiv utbildning med inslag av gamification som är väldigt inspirerande. Om den slår väl ut så kommer vi att dela med oss av den till andra som är intresserade, säger han.
Fast Erik Sandström tycker att Arbetsförmedlingens ambitioner måste vara ännu större än att bara öka den digitala kompetensen internt. Han pekar på hur Sverige halkar efter när det gäller digitaliseringen ute i samhället och på företagen.
– Till sist går det ner till varje enskild person och där har vi myndigheter ett särskilt ansvar. Jag tänker mig att vi aktivt är med och arbetar för att höja den digitala kompetensen framöver. Ser till att de som behöver få upp den får stöd att göra det – och där kan jag tänka mig fysiska träffar, säger han.
